Hoe werkt het?
Offertes maken in fENNA is zo eenvoudig als het maken van facturen. Als je er een verstuurt, krijgt de ontvanger een offerte als PDF, maar ook een link om online te tekenen.
De email bevat ook een samenvatting van de offerte, waardoor de ontvanger direct het totaalbedrag ziet.
Oh ja, je kunt in plaats van de titel “Offerte” ook “Opdrachtbevestiging” of “Order” gebruiken, als dat meer gepast is.
Online tekenen
Als de offerte bevalt, kan de toekomstige klant op de groene knop in de email klikken. Deze knop opent het signeer-scherm, waar de klant kan tekenen. Na goedkeuring voegt fENNA de handtekening in de PDF, slaat het bestand op en stuurt een kopie naar de klant.
Offline tekenen
De ontvanger van de offerte kan de PDF natuurlijk ook uitprinten en met pen tekenen, inscannen, en terugsturen. Voor sommigen is een bevestiging via email ook voldoende.
Handmatig de status veranderen
Als de bevestiging offline of via reguliere email wordt gegeven, kun je met één handeling de status van de offerte in “goedgekeurd” veranderen. Als iemand een foutje maakt, kun je op deze manier ook corrigeren. De status-wijzigingen worden opgeslagen en zijn terug te zien door in het overzichtscherm op de offerte te klikken.
Factureren
Je factureert goedgekeurde offertes eenvoudig door op de “factureer”-knop te klikken. fENNA houdt bij of het offertebedrag geheel of gedeeltelijk is gefactureerd. fENNA houdt per stuk de facturatie-datum, het factuurbedrag en de ontvanger bijgehouden in de geschiedenis.
Bijlagen
Simpele offertes kunnen beschreven worden in het tekstveld van de inleiding (klik op het plusje bij de factuur-details). Andere hebben wellicht meer onderbouwing nodig. Deze kun je als bijlage toevoegen, en zo meesturen en bewaren.
Verlopen
Als de vervaldatum is verstreken, vervalt de offerte. De opdrachtgever kan dan niet meer tekenen, en als de omstandigheden zijn veranderd kun je een nieuwe offerte daarop aanpassen.
Wil de opdrachtgever alsnog tekenen? Maak dan snel een kopie met “drag-and-drop”” of de “Kopiëer”-knop.
