Een herinnering sturen
Hoewel het opdringerig kan aanvoelen, wordt het sturen van een herinnering door klanten als professioneel, en behulpzaam gedrag ervaren. Het doet geen afbreuk aan de klantrelatie.
Zelfs als er een incasso-opdracht aan te pas komt, is er in ruim méér dan de helft van de gevallen sprake van klanten-trouw. Je klant weet namelijk ook wel hoe de vork in de steel zit.
Wees dus niet verlegen, en gebruik de herinnerings- en aanman functies van fENNA. Zeker doen!
Klantspecifieke betaaltermijn
Als je een factuur maakt in fENNA, is de betaaltermijn standaard 14 dagen. Niet te lang, niet te kort.
Je kunt met je klanten natuurlijk een andere betaaltermijn afspreken. Die kun je ingeven in het factuurscherm, aan de rechterkant.
Als de factuur wordt opgeslagen of definitief gemaakt, wordt de aangepaste betaaltermijn bij de klantgegevens opgeslagen. Zodra je deze klant kies voor een nieuwe factuur, wordt de bijbehorende termijn automatisch ingevuld in de factuur.
Email-alert
Als de betaaltermijn is verstreken, en de factuur is niet betaald, krijg je een mailtje van fENNA om je te herinneren dat de factuur achterstallig is. Je kunt direct doorklikken naar het factuuroverzicht om een herinnering te sturen, of om de betaalstatus aan te passen.
Herinnering sturen
Voor achterstallige facturen kun je vanuit het factuuroverzicht een herinnering sturen, door op de knop “Herinnering” te klikken. Hierdoor wordt het verzendscherm voor de herinnering geopend.
In het verzendscherm staat de “herinnerings-brief” (in PDF) klaar. Deze is op zo’n manier opgesteld dat hij, mocht dat nodig zijn, later stand houdt in het incasso-traject. Die is dan ook niet te wijzigen.
De tekst van de begeleidende email staat ook klaar, maar die kun je aanpassen naar eigen inzicht. Door de herinnerings-email via fENNA te sturen, profiteer je van de “open-tracker”, zodat je kan zien dat de herinnering geopend is. Dat is heel erg bruikbaar.
Aanmanen
Als de factuur 14 dagen na het versturen van de herinnering nog steeds niet is voldaan, wordt het tijd om de aanmaning te sturen. Je krijgt opnieuw een email van fENNA om je te wijzen op het verstrijken van deze 14 dagen. De status van de factuur is veranderd in “in gebreke”.
Facturen die de status “in gebreke” hebben, hebben een knop om een aanmaning te sturen. Opnieuw is de aanmaning zorgvuldig opgesteld, als een zogenaamde WIK-brief, waarin de eventuele incasso-kosten worden voorgerekend. De begeleidende email-tekst kun je ook weer aanpassen.
Ook de aanmaning heeft een “open-tracker”, zodat je kunt zien dat hij is geopend.
Incasso
Als de betaling na het versturen van de aanmaning nog steeds uitblijft, kun je het dossier met één druk op de knop overdragen voor incasso. Onze partner Excellent Incasso rekent geen incasso-kosten voor elke eerste incasso-opdracht van het jaar.