De Blauwe Knop®

Door

Supersnel automatisch betalingen verwerken

Steeds weer opnieuw

Het leven zit vol herhaling, soms fijn, zoals de zon die steeds weer op komt, maar soms ook minder fijn. Zo zijn er voor de ondernemer ook gebeurtenissen die zicht steeds herhalen, soms fijn (facturen sturen), soms minder fijn. Zoals het steeds opnieuw verwerken van je betalingen. Je wil die betalingen automatisch verwerken.

Verwerkingsregels

Gelukkig kun je met fENNA verwerkingsregels maken. Dat zijn vastgelegde instructies die fENNA hanteert tijdens het inlezen van de betalingen. Dat bespaart je de moeite om terugkerende betalingen (bijvoorbeeld de huur van je werkplek, of lease van je auto) apart te verwerken. Na het inlezen van je betaling krijg je een overzicht van de verwerkte betalingen. Als je niet tevreden bent over de verwerking, kun je die daar direct ongedaan maken (vuilnisbakje), of aanpassen (klikken op de regel).

Gebruikersgemak

Het aanmaken van verwerkingsregels was alleen een beetje ingewikkeld. Daarvoor moest je naar een speciaal scherm, om het contact op te zoeken, het IBAN nummer over te typen of the plakken. En als je fENNA wil laten matchen op de omschrijving werd het helemaal lastig (kopiëer de omschrijving in het verwerkings-scherm, ga naar het verwerkingsregel-scherm, plak daar de omschrijving). Dat kon beter. Dat wisten we eigenlijk al een poosje, maar vereenvoudigen is vaak ingewikkelder dan je denkt.

Maar nu is er de Blauwe Knop!

Automatisch betalingen verwerken met één druk op de knop

We hebben uiteindelijk de Blauwe Knop ontwikkeld. De blauwe knop is onderdeel van het verwerkings-scherm, en maakt op basis van de toewijzing en Btw-keuze een verwerkingsregel en past die direct toe op de onverwerkte betalingen. De Blauwe Knop is vooral  handig als je een achterstand hebt weg te werken! Voor betalingen met een IBAN-rekeningen wordt de verwerkinigsregel direct (de tegenpartij is direct herkenbaar aan het IBAN nummer). Betalingen zonder IBAN hebben een tekst nodig in de omschrijving, die moet voorkomen in de omschrijving van de te verwerken betalingen, wil de regel worden toegepast. Daarom wordt je doorgestuurd naar het verwerkingsregel-scherm, dat vooraf is ingevuld. Daar kun je de omschrijvingtekst gebruiken om de vergelijkingstekst te maken. Onderstaand filmpje laat zien hoe het werkt. fENNA – de Blauwe Knop van Team fENNA op Vimeo.

Automatiseren is goed, maar controle is beter

Wat als een leverancier een veel te groot bedrag afschrijft? Wel handig als je dat opmerkt. Daarom is de verwerkingsregel beperkt tot een maximum-bedrag. Bij automatisch aangemaakte verwerkingsregels (die waar een IBAN bekend is), is het maximum-bedrag gelijk aan het bedrag van de betaling. Betalingen bóven dat bedrag moeten handmatig verwerkt worden. Die zie je dus langskomen. Als je dan opnieuw kiest voor de Blauwe Knop, wordt de verwerkingsregel bijgewerkt met het nieuwe maximum-bedrag (en nieuwe bestemming en Btw-keuze).

Niet voor de Belastingdienst

Omdat de bestemming van betalingen aan de Belastingdienst kan variëren, én omdat de Belastingdienst een speciaal contact is, krijg je bij een IBAN van de Belastingdienst geen Blauwe Knop.

Betaaldiensten

Veel Internet-aankopen gaan via IDeal. De betaaldiensten die dit aanbieden werken vaak voor veel websites. Dat betekent dat al die websites incasseren via hetzelfde rekeningnummer. Als fENNA het IBAN van een betaaldienst herkent, zal ze voorstellen om een verwerkingsregel te maken op basis van vergelijkingstekst in plaats van IBAN. Dit voorkomt dat betalingen ten onrechte worden toegewezen aan een verkeerde bestemming.

Team fENNA wenst je er veel plezier mee!

Eerst naar jezelf overmaken!

Door

Houd zakelijk en privé gescheiden

Zakelijk en privé als ondernemer

Zakelijk en privé lopen bij de meeste ondernemers wel eens door elkaar. ’s Avonds werk je nog wat, of in het weekend. Zolang je vriend, vriendin of gezin het allemaal trekt is daar niks mee aan de hand. Als je een negen-tot-vijf mentaliteit had gehad was je wel werknemer geworden.

Financieel ligt dat anders

Niet al het geld dat door je onderneming loopt is ook voor jou. Leveranciers willen een deel, en vergeet met name de Belastingdienst niet. Het is moeilijk in te schatten wat achteraf gezien jouw deel is. In het geval van een eenmanszaak is het de uiteindelijke winst, aan het einde van het jaar. Om die winst goed te kunnen bepalen, is het belangrijk dat je werk- en privé zoveel mogelijk gescheiden houdt.

Bankrekening voor de zaak

Een vereiste is een eigen bankrekening voor je zaak. Er is geen wet die dat voorschrijft, maar werken vanuit je privé-rekening is niet goed. Het levert een hoop gedoe en vragen op (was dat pak melk nu kantine-kosten of gewoon ontbijt?). De Belastingdienst zou je administratie kunnen afkeuren vanwege de onduidelijkheid. Ander goed gebruik is om géén privé-uitgaven te doen met je zakelijke rekening. Anders helpt het niet echt om een zakelijke rekening te hebben.

Loonvoorschot en salaris

Om te kunnen leven moet je wél geld hebben, en je mag je zakelijke rekening niet voor het ontbijt gebruiken! Daarom schrijf je periodiek (doorgaans maandelijks), geld over van je zakelijke rekening naar je privé rekening. Dit heet een privé-opname, tenminste als je een eenmanszaak of VoF hebt. als je een BV hebt is het een loonbetaling. Vanuit je bankafschrift wijs je de betaling toe aan “privé-opname” (of R/C directie in geval van een BV). Dit doe je voor alle betalingen aan privé-rekening, en: het is géén inkoop (geen Btw).

Verwerkingsregel maken

Alle betalingen? Ja alle betalingen aan je privé-rekening(en) moeten worden aangemerkt als privé-opname. Ze worden dus allemaal toegewezen aan Privé-opname (of R/C Directie voor je BV). Maak daarom een verwerkingsregel (filmpje). Als fENNA je bankrekening herkent, weet ze wat ze moet doen met de toewijzing, en jij hebt er geen omkijken meer naar. In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je een snel een verwerkingsregel maakt met de Blauwe Knop (met geluid). fENNA-verwerkingsregels vanTeam fENNA op Vimeo.

Vergelijken

Aan het einde van het jaar worden voor eenmanszaak of VoF alle privé-opnamen verrekend met de winst, en het resultaat wordt bij je kapitaal opgeteld. Voor BV’s worden de privé-opnamen vergeleken met het netto-salaris dat waarop je recht hebt (waarover belasting is betaald).

Eerst naar jezelf overmaken!

Wat als je nu een grote privé-uitgave hebt, en je hebt méér dan genoeg geld op je zakelijke rekening (en wat minder op je privé)? Dan betaal je toch snel even met je zakelijke rekening? Wij van fENNA zeggen: Niet doen! Maak eerst naar je privé-rekening over, en betaal dan vanuit je eigen rekening de uitgave. Op die manier wordt alles (met de verwerkingsregel) goed bijgehouden, en voorkom je verwarring en problemen.

Oeps, al gedaan :s

Voor de keren dat je per ongeluk toch vanuit je zakelijke rekening een privé-betaling hebt gedaan, hebben we, om je te helpen, een paar extra privé-bestemmingen: hypotheek, AOV, ziektekosten verzekering, bekeuringen. Deze worden ook verrekend met je winst of salaris. Je kunt ze gebruiken voor je ‘fouten’ uit het verleden. Maar in de toekomst: Eerst naar jezelf overmaken!