Factureren

Hoe je het beste en eenvoudigst een correcte factuur kunt maken met fENNA.

Factuur opmaken met een PDF-sjabloon

Door

Vrijheid en creativiteit

Je factuur opmaken? Met een PDF-factuursjabloon heb je de vrijheid om je creativiteit te uiten op je offertes en facturen.

fENNA geeft je de mogelijkheid om je eigen stijl en -uitstraling onbegrensd te uiten.

Je factuur opmaken met  standaard instellingen

fENNA heeft standaard mogelijkheden om, door middel van verschillende opties voor documentkop en -voet, je factuur vorm te geven.

Je kunt een logo uploaden, en een combinatie van documentkop en -voet kiezen , die bij je bedrijf past. Simpel.

Factuur opmaken met standaardinstellingen

Je factuur opmaken met alle vrijheid

Toch is het soms fijn om meer vrijheid te hebben. Daarvoor bestaat de mogelijkheid om een PDF te uploaden, en die als achtergrond te gebruiken voor de factuur of offerte.

Op deze manier kun je alle mogelijke grafische uitingen toevoegen aan je factuur.

Dit artikel legt uit hoe het werkt.

Opmaak-scherm

Als je met je muis in het factuur- of offertescherm naar de rechterbovenhoek gaat, wordt opmaak-knop zichtbaar. Als je daarop klikt opent het opmaak-scherm.

Je kunt daar kiezen om een PDF document als sjabloon te uploaden met je eigen ontwerp, en te gebruiken.

In het voorbeeld wordt direct zichtbaar hoe de opmaak eruit zal zien.

Als je op de “Bewaar” knop klikt, wordt je gekozen opmaak opgeslagen.

Factuur opmaken met PDF-sjabloon geeft meer vrijheid.

Factuurgegevens

Het is belangrijk dat het PDF-sjabloon alle gegevens bevat die op de factuur horen te staan, zoals de bedrijfsnaam, adres, kvk-nummer en eventueel het btw-nummer. fENNA controleert dat niet.

De factuur met PDF-sjabloon gebruikt géén van de gegevens die zijn ingevoerd in fENNA. Dat zou je namelijk nogal beperken in de mogelijkheden voor de opmaak.

PDF-weergave

Kijk, als je de PDF gekozen heb even naar de PDF weergave, door in het factuur- of offertescherm op het “oogje” in de menubalk (aan de linkerkant van het scherm) te klikken.

Je kunt dat zien hoe de PDF daadwerkelijk als sjabloon wordt  gebruikt.

Vervolgpagina’s van je factuur opmaken

Let ook even op, hoe het PDF-sjabloon uitkomt als je een factuur van meerdere pagina’s maakt.

fENNA stelt de vervolgpagina’s net even anders samen, voor een efficiënte bladvulling. Zorg ervoor dat alles mooi blijft, ook als je offerte of factuur twee of 3 pagina’s bevat.

Meerdere sjablonen

Je kunt meerdere PDF sjablonen uploaden, en wisselen tussen de PDF sjablonen. Let hierbij op, dat het laatst gekozen sjabloon voortaan gebruikt wordt voor zowel de facturen als de offertes. Ook als je facturen hebt ingepland.

PDF-facatuursjabloon selecteren.






Meerdere facturen tegelijk betaald

Door

Alles ineens

Stel je voor, je hebt een klant die in één keer meerdere facturen tegelijk betaalt. Het is niet ongebruikelijk, bijvoorbeeld omdat je klant in korte tijd twee facturen heeft ontvangen, omdat hij of zij kosten wil besparen (een overschrijving kost al gauw 10 cent), of omdat één van de facturen langere tijd onbetaald is gebleven. We krijgen dan soms de vraag hoe je die betaling dan moet verwerken. Deze blog beschrijft hoe je dat doet.

Om de beurt

Je wijst de betaling in twee (of meer keer) toe aan de facturen, en verwerkt iedere toewijzing. fENNA splitst dan de betaling op in tweeën, en wijst één deel, ten grootte van het factuurbedrag, to aan de factuur. De rest blijft “te verrekenen”. Je kunt dit zien in het scherm.

De betaling verwerken

Je selecteert de betaling in het betalingen-scherm. Dat opent het betalingen-verwerkingsscherm. Vervolgens sleep je één van de facturen, uit de “Te ontvangen” lijst (aan de rechterkant van het scherm), op de betaling.  Daarna klik je op de groene knop om de betalingen te verwerken. Dit is het moment dat de betaling gesplitst wordt, en het factuurbedrag van het te verwerken bedrag wordt afgetrokken. Het betalingen-verwerkingsscherm opent nu met het resterende bedrag. Bovenstaande video toont hoe het eruit ziet.

Restant verwerken

Het restant verwerk je op dezelfde manier, door de (of een) andere factuur, waarvoor de betaling bestemd is,  op de betaling te slepen. Iedere keer wordt het factuurbedrag van de te verwerken betaling afgehaald, totdat de betaling in zijn geheel verwerkt is.

Niet genoeg

Als het laatste restant niet toereikend is voor de laatste factuur, controleer dan als eerste of je wel de juiste openstaande factuur gekozen hebt. Als dat zo is, kun je betaling alsnog verwerken, maar bijft de factuur op “gedeeltelijk betaald” staan.

Teveel ontvangen

Als je teveel hebt ontvangen, kun je ervoor kiezen om het restant terug over te maken. Dat is wel zo netjes. Het teveel ontvangen bedrag krijgt dan de bestemming “10900 Kruisposten”. Als je het bedrag terug hebt overgemaakt, boek je dat bedrag ook op “10900 Kruisposten”, waardoor het tegen elkaar wegvalt.

Zakelijke Tikkies

Als je Tikkie Zakelijk gebruikt, kan het wat lastiger worden. Tikkie Zakelijk maakt het totaal van alle betalingen elke dag in één bedrag van Tikkie naar jou over. Je kunt dan niet zien wie de betalingen oorspronkelijk gedaan hebben. En dan wordt het wel heel lastig om te bepalen voor welke facturen het geld bedoeld was. Om dit op te lossen zul je contact moeten leggen met Tikkie zelf, dit kun je doen op de website van Tikkie doen. Zij kunnen zorgen dat de betalingen individueel worden overgemaakt, en niet op één grote hoop. Op die manier kun je de oorsprong van de betaling gemakkelijker achterhalen.

Een verzamelfactuur maken

Door

De verzamelfactuur

Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt. Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd. Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.

Voordelen

Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.

Hoe maak je een verzamelfactuur

Om een verzamelfactuur te maken, factureer je eerst de eerste factuur. Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur. Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur. Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.   Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.

Verwijzigingen

fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.

Offerte status

Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.

Anders combineren

Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.

Een factuur verrekenen in een handomdraai

Door

Een factuur verrekenen

Soms wil je een factuur verrekenen met iets anders dan een betaling. In sommige situaties krijg je het complete factuurbedrag niet uitbetaald. Normaal gesproken betekent dat dat de factuur gedeeltelijk blijft openstaan. Maar soms is de factuur volledig  afgehandeld, en komt er geen betaling meer. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld:
  • Je voor een gedeelte van de factuur een credit factuur hebt gemaakt
  • Het incasseren van de factuur is uitbesteed (aan een factoringdienst)
  • Er een klein, acceptabel, betalingsverschil is
  • Je de factuur wilt verrekenen met een inkoop
  • Je de factuur wilt verrekenen met een waarborgsom

Hoe verreken je een factuur

Je verrekent de factuur in het factuuroverzicht . In het keuzemenu voor de status te kies je voor “verrekenen met…”. Om te verrkenen kies je de optie "Verrekenen met..." in het keuzemenu voor de status van het factuuroverzicht. fENNA  vereffent de factuur (de status wordt op “betaald” gezet), en opent het betaling-verwerkingsscherm. Door de factuur te vereffenen zonder betaling, ontstaat een bedrag dat een bestemming nodig heeft: het verrekeningsbedrag. De bestemming voor dit bedrag kan een andere factuur, een kostensoort of grootboekrekening, of een inkoop zijn. In het betaling-verwerkingsscherm geef je  de bestemming voor het verrekeningsbedrag op. Dit gaat op dezelfde manier als je een betaling verwerkt. Dat is alles.

Een factuur verrekenen met een andere factuur

Om een credit factuur te verrekenen met een andere factuur, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Je klikt daarna op de groene knop om te verwerken. Je verrekent het bedrag met een factuur door de betreffende rechts op te zoeken, en hem erop te slepen.

Een factuur verrekenen met een inkoop

Als je het verrekeningsbedrag verrekent met een openstaande inkoop, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Daarna klik je op de groene knop. Om met de verrekening een inkoop aan te maken, kies je een bestemming en btw-tarief.  fENNA maakt dan op de achtergrond de inkoop aan. Door inhoudingen van incasseringsdiensten (ook wel “factoring” genoemd) blijven vaak kleine bedragen openstaan op de factuur. Deze kun je op deze manier verrekenen. Je kiest dan voor de bestemming “Provisie betaaldiensten”. Gebruik de factuur die je ervan krijgt om de inkoop te onderbouwen. Als je liever één inkoop maakt om meerdere restantbedragen tegen te verrekeningen, maak je die aan voordat je gaat verrekenen.

Een factuur verrekenen met het grootboek

Sommige verrekeningen, zoals afrondingsverschillen, verreken je direct met het grootboek. Kies de bestemming in het betaling-verwerkingsscherm, en kies voor de optie “geen inkoop”. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld met een waarborgsom verrekenen. Als je wilt, kun je de factuur verrekenen met het gootboek, door een bestemming te kiezen en daarbij btw-type "geen inkoop".

De verrekening ongedaan maken

Je maakt de verrekening ongedaan door de verrekende factuur op te zoeken in het factuuroverzicht (de status is inmiddels “betaald”). In het keuzemenu voor de status verander je die in “openstaand”. Je maakt de verrekening ongedaan door in het factuuroverzicht één van de facturen die gebruikt is in de verrekening op "openstaand" te zetten.

De bestemming veranderen

De verrekening is verwerkt als een betaling, en de bestemming kan in het betalingen-overzicht worden aangepast. Je gaat daarvoor naar het betalingenscherm, en kiest daar “betalingen overzicht”. In het betalingen overzicht kies je voor rekening “Verrekeningen” (keuzemenu). Je kunt daar de toewijzing  aan de bestemming ongedaan maken (door op het vuilnisbakje te klikken) en opnieuw opvoeren, of wijzigen. In het betalingenovrezicht kun je de bestemming wijzigen, door één van de verwerkingen van de verrekening ongedaan te maken.

Een factuur corrigeren – zo gedaan met fENNA

Door

Een factuur corrigeren lijkt soms lastig, maar is het niet. In dit artikel zie je uit op welke manieren je een correctie kunt uitvoeren, in welke situatie.

Concept factuur corrigeren

Als de factuur nog niet is verzonden, is het eenvoudig. Je klikt in het factuuroverzicht op de concept- factuur, en het factuurscherm wordt geopend, waar je de factuur kunt aanpassen en verzenden. Je corrigeert het concept door in het factuuroverzicht op de regel te klikken.

Verstuurde factuur corrigeren

Een verstuurde factuur is definitief gemaakt, en verwerkt in de boekhouding. Hetzelfde geldt voor een factuur die definitief gemaakt is en gedownload. Maar, zolang de factuur nog geen onderdeel is geweest van een btw-aangifte, is het mogelijk om ook de verstuurde factuur aan te passen. Dit kan door in het factuuroverzicht op het potloodje te klikken. Je bewerkt vervolgens de factuur, en verzendt opnieuw. fENNA maakt de voorgaande boekingen ongedaan , en boekt de waarden van de nieuwe factuur er voor in de plaats. Door in het factuuroverzicht op het potloodje te klikken kun je een verstuurde factuur corrigeren. Deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee verschillende facturen (PDF-documenten) met hetzelfde nummer. Daarom bevelen we die niet aan.

Factuur annuleren om te corrigeren

Een verstuurde factuur kun je ook annuleren. Je klikt hiervoor in het overzichtsscherm op het vuilnisbakje. De factuur wordt niet weggegooid – dat mag niet zomaar – maar geannuleerd. Om een factuur te annuleren klik je op het vuilnisbakje in het factuuroverzicht. De factuur wordt niet verijderd, maar verrekend met een creditfactuur. Daarna corrigeer je de factuur en stuur je die als nieuwe.   Als je een factuur annuleert, maakt fENNA een creditfactuur aan voor hetzelfde bedrag, en verrekent die direct met de oorspronkelijke. In de boekhouding is alles direct afgewerkt. Je verstuurt de annuleringsfactuur om aan je klant te laten weten dat de oorspronkelijke niet betaald hoeft te worden.Annuleer je een factuur, om een factuur te corrigeren, dan krijgt je klant dus twee nieuwe facturen. Één annuleringsfactuur (de credit factuur van de oorspronkelijke) en één gecorrigeerde factuur. Hoewel dit omslachtig klinkt, is het de eenvoudigste manier om de correctie af te handelen. dit komt omdat de oorspronkelijke, en de credit factuur direct zijn verrekend, en er maar één openstaande factuur overblijft.

Factuur verwijderen en dan corrigeren

Als het nodig is, kun je de laatst verstuurde factuur worden ook weggooien, en de factuur corrigeren door hem opnieuw te maken. Als je op het vuilnisbakje klikt, krijg je deze optie. fENNA maakt de boekingen ongedaan , en verwijdert het document . Om de nummerreeks compleet te houden (dit is een vereiste van de belastingdienst) kan dit alleen met alleen de laatste factuur gebeuren. Ook deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee facturen met hetzelfde nummer. We bevelen we die dus ook niet aan.

Een credit factuur als correctie

Je kunt een factuur tenslotte corrigeren door een credit factuur te sturen voor het gedeelte dat teruggenomen wordt. Een credit factuur is een factuur waarmee je bevestigt dat de ontvanger geld tegoed heeft , in plaats van dat hij geld moet betalen. Het is doorgaans een correctie op een eerdere factuur. Je maakt in fENNA een credit factuur op dezelfde manier als een gewone factuur, maar brengt een negatief bedrag in rekening. Dit doe je door een negatieve prijs te berekenen, of door een negatief aantal in rekening te brengen. Bijvoorbeeld als een gedeelte van de oorspronkelijke hoeveelheid van de bestelling retour komt. De eenvoudigste manier om er een te maken is om de oorspronkelijke factuur te kopiëren, en in de factuurregels de prijs of hoeveelheden aan te passen. Om een creditfactuur te maken voor het te corrigeren gedeelte van het bedrag is het eenvoudig om een kopie te maken van de oorspronkelijke, en de aantallen of bedragen aan te passen. De credit factuur moet later handmatig verrekend worden met de oorspronkelijke factuur. Je leest in het artikel Een factuur verrekenen, hoe je dat doet.