Betalingen Archieven

Bankkoppeling

13 januari 2023

Bankkoppeling

De bankkoppeling haalt automatisch de betalingen op van je bank, zodat je niet steeds een MT-940 bestand hoeft te downloaden, en in te lezen.

Met bankkoppeling automatisch betalingen inlezen én verwerken

De bankkoppeling werkt ieder uur je betalingen bij, en past de verwerkingsregels toe. Daarnaast wordt er natuurlijk ook gekeken of er betalingen zijn voor openstaande facturen of inkopen, en verwerkt deze als dat kan.

Hierdoor is je boekhouding gemakkelijker up-to-date te houden. Het gebeurt voor een deel zelfs automatisch!

De eerste keer bankkoppeling gebruiken

Als je de bankkoppeling activeert, wordt de betalingen-geschiedenis opgevraagd bij je bank. De beschikbare geschiedenis gaat bij meeste banken tot 90 dagen terug. Het verwerken van die aanvraag kost de eerste keer enkele dagen.

Even geduld

Het duurt enige dagen voordat de informatie van de betalingen daadwerkelijk binnenkomt bij fENNA. Dit komt omdat de banken doorgaans éénmaal per dag de betalingen doorgeven aan Unfiedpost, en zij ook enige tijd nodig hebben om de data te verwerken.

Het uitfilteren en opmaken van de betalingen kost wat tijd. Tenslotte wordt fENNA ook éénmaal per dag bijgewerkt. Houd daarom bij elkaar rekening met een dag of drie, vier vertraging voordat de betalingen in fENNA binnenkomen.

Is bankkoppeling voor jou beschikbaar?

De bankkoppeling is beschikbaar voor de volgende Nederlandse banken:

Abn Amro
ASN Bank
ING
Knab
Rabobank
Regiobank
SNS Bank
Triodos Bank

Voor de andere banken lees je een MT-940 bestand of een csv-bestand in.

Externe dienstverlener

Om met zoveel mogelijk banken, veilig te kunnen koppelen maakt fENNA gebruik van de Europese betalingsinstelling Unifiedpost (https://www.unifiedpost.com/). Niet alleen is de bankkoppeling beschikbaar voor méér banken, maar we kunnen hierdoor ook op de ondersteuning van Unifiedpost rekenen voor jouw bankkoppeling.

Twee keer toestemming geven

Om fENNA je betalingen te laten uitlezen, moet je toestemming geven. Dat is niet alleen netjes, maar ook wettelijk verplicht (en staat heel ingewikkeld op de website van de Europese Bank Autoriteit.) De regelgeving bepaalt dat je aan de “vrager” (bij ons: Unifiedpost), en aan de “verstrekker” (je bank) toestemming moet geven voor het gebruik van je gegevens.

Het is daarom nodig om een account te maken bij Unifiedpost, en aan hen toestemming te geven om betalingsinformatie aan fENNA door te geven. Vervolgens moet je bij je bank aangeven dat Unifiedpost gegevens van jouw rekening mag krijgen.

De toestemming is voor 6 maanden geldig. Na 6 maanden vervalt de koppeling dus automatisch.

Hoe koppel je een bankrekening

In het “Bankafschriften-scherm” waar je de bankmutaties kunt importeren, kun je per bankrekening de bankkoppeling activeren. Je klikt daarvoor op de knop “Koppelen…”. Dat brengt je naar het scherm van UnifiedPost, hier kun je jezelf identificeren door een account aan te maken. Vervolgens kom je op de website van je bank uit, om daar toestemming te geven voor toegang tot je bankgegevens. Hiervoor identificeer je je op de gebruikelijke wijze bij je bank.

Stapsgewijs:

Klik op ““
Maak een UnifiedPost account (of log er mee in)
Geef toestemming voor het opvragen van je bankgegevens
Log in bij je bank
Geef toestemming aan je bank voor het aanleveren van bankgegevens aan Unified Post

De bankkoppeling is gereed

Je keert terug in fENNA en ziet de bevestiging van je toestemming.

Europese regels staan toe dat jouw toestemming maximaal 180 dagen geldig is. Daarom zul je zo af en toe de toestemming moeten vernieuwen via de knop Vernieuwen…

UnifiedPost account

Een UnifiedPost account is nodig om de koppeling te maken. Het advies voor fENNA gebruikers is om een email-account te maken, of e-Herkenning te gebruiken, maar je mag het natuurlijk zelf weten. UnifiedPost moet geverifieerde gegevens hebben (en zal een activatie—email sturen), zodat het zeker is dat de rechtmatige persoon opdrachten geeft voor het maken of verbreken van de koppeling.

Meer over PSD2

Lees meer over PSD2 (in het Nederlands) op de website van de Nederlandse bank.

Belasting in de boekhouding

12 november 2021

Door fenna

Belasting in de boekhouding

Betalingen van belasting in de boekhouding verwerken is in fENNA niet moeilijk, maar je moet even weten wat je doet. We zetten het hier voor je op een rijtje. Het type belasting bepaalt welke bestemming het krijgt in de boekhouding. Als je veel betalingen hebt gedaan, is het soms lastig om terug te vinden om welke belastingen het gaat. Daarvoor gebruik je het aanslagnummer, en als dat niet beschikbaar is, het betalingskenmerk.

Betalingskenmerk

Bij veel betalingen is alleen het betalingskenmerk beschikbaar. Met dit betalingskenmerk kun je het aanslagnummer vinden in de zoekhulp van de belastingdienst. Start de zoekhulp en geef aan dat je het aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer wilt weten. Kopieer dan het betalingskenmerk uit de omschrijving van de betaling, en plak het (in delen) in de invoer van de zoekhulp.

Aanslagnummer

Om te zien aan welke belasting de betaling is besteed, kijk je naar het aanslagnummer. In dat “nummer” staat ook een letter, dat is waar je op let. In deze tabel staat welke letter bij welke belasting hoort, en op welke bestemming je die boekt.

Letter in aanslagnummer	Soort belasting	Bestemming
B, F, O	Omzetbelasting	Openstaande btw-aangifte, eventueel 12100 BTW te betalen, als het gaat om een betaling van vóórdat fENNA werd gebruikt.
L, A, J	Loonheffing	15000 Te betalen loonheffing. Dit compenseert dan het bedrag van de loonjournaalpost, waardoor het daar weer glad loopt.
H, N	Inkomstenbelasting	11002 Privé IB en ZVW betaald
W	Zorgverzekeringswet	11002 Privé IB en ZVW betaald
V	Vennootschapsbelasting	17500 Te betalen Vennootschapsbelasting
M, Y	Motorrijtuigenbelasting	40601 Motorrijtuigenbelasting, als het gaat om een auto van de zaak. Anders is het een privé-opname of -storting (rekeningnummer 11001, of 11000 R/C directie).
T	Toeslagen	Toeslagen zijn altijd privé, en worden dus op 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie).
E	Reclamebelasting	41110 Reclamekosten overig
D	Dividend belasting	00941 Dividend belasting
Z	Overigen	11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie)

Mollie-betalingen in de boekhouding

17 oktober 2021

Door fenna

Met gemak de boekhouding bij

Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.

Betaalkoppeling

Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen. Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt. De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren.

De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren.

Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.

Betaling en afrekening

Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.

Inhouding van kosten

Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).

Vereffenen van facturen

De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.

Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding

In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler. Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden. Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren.

Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren.

Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.

Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding

Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:

Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.

Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding

Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:

Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.

Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.

Een factuur verrekenen in een handomdraai

2 mei 2021

Door fenna

Een factuur verrekenen

Soms wil je een factuur verrekenen met iets anders dan een betaling. In sommige situaties krijg je het complete factuurbedrag niet uitbetaald. Normaal gesproken betekent dat dat de factuur gedeeltelijk blijft openstaan. Maar soms is de factuur volledig afgehandeld, en komt er geen betaling meer. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld:

Je voor een gedeelte van de factuur een credit factuur hebt gemaakt
Het incasseren van de factuur is uitbesteed (aan een factoringdienst)
Er een klein, acceptabel, betalingsverschil is
Je de factuur wilt verrekenen met een inkoop
Je de factuur wilt verrekenen met een waarborgsom

Hoe verreken je een factuur

Je verrekent de factuur in het factuuroverzicht . In het keuzemenu voor de status te kies je voor “verrekenen met…”.

Om te verrkenen kies je de optie "Verrekenen met..." in het keuzemenu voor de status van het factuuroverzicht.

fENNA vereffent de factuur (de status wordt op “betaald” gezet), en opent het betaling-verwerkingsscherm. Door de factuur te vereffenen zonder betaling, ontstaat een bedrag dat een bestemming nodig heeft: het verrekeningsbedrag. De bestemming voor dit bedrag kan een andere factuur, een kostensoort of grootboekrekening, of een inkoop zijn. In het betaling-verwerkingsscherm geef je de bestemming voor het verrekeningsbedrag op. Dit gaat op dezelfde manier als je een betaling verwerkt. Dat is alles.

Een factuur verrekenen met een andere factuur

Om een credit factuur te verrekenen met een andere factuur, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Je klikt daarna op de groene knop om te verwerken. Je verrekent het bedrag met een factuur door de betreffende rechts op te zoeken, en hem erop te slepen.

Je verrekent het bedrag met een factuur door de betreffende rechts op te zoeken, en hem erop te slepen.

Een factuur verrekenen met een inkoop

Als je het verrekeningsbedrag verrekent met een openstaande inkoop, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Daarna klik je op de groene knop. Om met de verrekening een inkoop aan te maken, kies je een bestemming en btw-tarief. fENNA maakt dan op de achtergrond de inkoop aan. Door inhoudingen van incasseringsdiensten (ook wel “factoring” genoemd) blijven vaak kleine bedragen openstaan op de factuur. Deze kun je op deze manier verrekenen. Je kiest dan voor de bestemming “Provisie betaaldiensten”. Gebruik de factuur die je ervan krijgt om de inkoop te onderbouwen. Als je liever één inkoop maakt om meerdere restantbedragen tegen te verrekeningen, maak je die aan voordat je gaat verrekenen.

Een factuur verrekenen met het grootboek

Sommige verrekeningen, zoals afrondingsverschillen, verreken je direct met het grootboek. Kies de bestemming in het betaling-verwerkingsscherm, en kies voor de optie “geen inkoop”. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld met een waarborgsom verrekenen. Als je wilt, kun je de factuur verrekenen met het gootboek, door een bestemming te kiezen en daarbij btw-type "geen inkoop".

Als je wilt, kun je de factuur verrekenen met het gootboek, door een bestemming te kiezen en daarbij btw-type "geen inkoop".

De verrekening ongedaan maken

Je maakt de verrekening ongedaan door de verrekende factuur op te zoeken in het factuuroverzicht (de status is inmiddels “betaald”). In het keuzemenu voor de status verander je die in “openstaand”.

Je maakt de verrekening ongedaan door in het factuuroverzicht één van de facturen die gebruikt is in de verrekening op "openstaand" te zetten.

De bestemming veranderen

De verrekening is verwerkt als een betaling, en de bestemming kan in het betalingen-overzicht worden aangepast. Je gaat daarvoor naar het betalingenscherm, en kiest daar “betalingen overzicht”. In het betalingen overzicht kies je voor rekening “Verrekeningen” (keuzemenu). Je kunt daar de toewijzing aan de bestemming ongedaan maken (door op het vuilnisbakje te klikken) en opnieuw opvoeren, of wijzigen. In het betalingenovrezicht kun je de bestemming wijzigen, door één van de verwerkingen van de verrekening ongedaan te maken.

In het betalingenovrezicht kun je de bestemming wijzigen, door één van de verwerkingen van de verrekening ongedaan te maken.

Zakelijke kosten privé betaald

8 februari 2021

Door fenna

Zakelijke kosten privé betaald

Soms betaal je een zakelijke uitgave met je privé-geld, in plaats van je zakelijke rekening, of uit de zakelijke kas.

Hoe los je dat op

Je betaalt jezelf terug, en wijs het toe aan privé-opname (of rekening-courant directie). Daarnaast maak je een inkoop aan van het type “vergoeding”, waarmee je de kosten, btw én de vergoeding verantwoordt. Dit artikel legt uit hoe dat boekhoudkundig werkt.

(Onkosten)vergoeding

Als je zakelijke kosten privé hebt betaald, heb je een inkoop gedaan. Om dat te administreren, maak je die aan in fENNA. Je kiest als type “Vergoeding” (in plaats van “Op rekening”), en je legt de kostensoort, het bedrag en de btw vast, net als bij een gewone inkoop.

Begunstigde

Als je een eenmanszaak hebt, of de enige vennoot bent, wordt vanzelf vastgelegd dat je de begunstigde bent van de vergoeding. Anders moet je vastleggen voor wie de vergoeding is bedoeld.

Wat maakt de vergoeding anders?

Een inkoop belast normaal gesproken de kas (contante inkoop), of de verplichtingen aan leveranciers (inkoop op rekening). De vergoeding belast de privé-rekening (privé-opname of -storting, of rekening-courant, in het geval van een BV) van de begunstigde. Belast? Ja: vanuit het perspectief van de onderneming vergroot de vergoeding de schuld van de onderneming, in dit geval áán de begunstigde.

Privé-storting in natura

De vergoeding telt dus de uitgave op bij de schuld die de onderneming aan de begunstigde heeft. Eigenlijk alsof er een storting is geweest van privévermogen door de begunstigde. En eigenlijk is er ook een storting geweest: een storting in natura.

Vereffenen

Natuurlijk wil je je geld terug van de zaak. Dus betaal je de vergoeding uit, en maak je het totaalbedrag over naar je privé-rekening. Als je die betaling verwerkt, boek je die op zijn beurt ook weer op de privé-rekening, waardoor de schuld van de onderneming weer vermindert. Het aardige is, dat deze wijze van vereffenen gelijk is aan alle andere uitbetalingen naar je privé-rekening, en dus prima gebruik kan maken van je verwerkingsregels.

Niet vereffenen

Als je vergeet om je vergoeding uit te betalen, is er niks aan de hand. Het bedrag wordt, in het geval van de eenmanszaak of vennootschap onder firma, het tegoed bij de jaarafsluiting opgeteld bij de kapitaal-rekening, waar ook de niet-uitgekeerde winst wordt bijgeschreven. De kapitaalrekening beschrijft ook de schuld van de onderneming aan de ondernemer (of andersom).

In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.

Vergeten

Zolang de winst van de onderneming nog niet is aangegeven, kunnen vergoedingen worden vastgelegd. Het maakt, zoals eerder genoemd, niet uit of ze worden uitbetaald.

Btw

Doordat de btw ook in de vergoeding wordt vastgelegd, krijgt de onderneming de betaalde btw terug (als dat van toepassing is).

Bewijsmateriaal

Omdat het gaat om het overdracht van geld van onderneming naar ondernemer, is het van belang om de vergoeding goed te onderbouwen met bijlagen. Gebruik de fENNA-app om een foto van de bon te maken, upload de factuur vanaf je computer, of email hem naar post@fenna.nl.