Betalingen

Hoe je bank-afschriften en contante betalingen verwerkt met fENNA.

Grootboekkaart in fENNA

Door

Grootboekkaart

Met de grootboekkaart van fENNA heb je een goed overzicht van wat er is gebeurd in de boekhouding. Je ziet er alle posten die geboekt zijn, per rekening.

Je kunt ze ook gemakkelijk aanpassen en in sommige gevallen, annuleren – direct vanuit de grootboekkaart. fENNA zorgt er automatisch voor dat je boekhouding altijd klopt, zodat alles netjes aansluit..

Schoon schip maken met de grootboekkaart

De grootboekkaart is bij uitstek  geschikt om correcties uit te voeren in de boekhouding. Vooral als er, in een periode, herhaaldelijk een verkeerde boeking is gedaan. Het is onmisbaar bij de jaarafsluiting.

Resultatenscherm

De grootboekkaarten kun je vinden in het resultatenscherm. Je opent dat door op de resultaten link in de menu-balk te klikken. De link naar de grootboekkaarten is dan te vinden onder de kop “Rapportages”.

Selectie van de grootboekrekening

In het grootboekkaart-scherm kies je de grootboekrekening die je wilt inspecteren, in een drop-down keuzelijst. Door in de zoekbalk te typen, kun je snel zoeken in de lijst grootboekrekeningen.

Je keuze voor de rekening wordt in de sessie onthouden, zodat je, als je even naar een ander scherm gaat, die niet steeds opnieuw hoeft te doen.

Selecteren van de periode

Je kiest een periode waarvoor je boekingen wil inspecteren. Standaard wordt het huidige jaar, tot de huidige maand, geselecteerd. Als er veel boekingen zijn, helpt het om in te perken op de maanden, zodat het aantal boekingen kleiner wordt.

Zoeken in de grootboekkaart

Het zoeken van de juiste boeking in de grootboekkaart doe je door je zoekterm in het zoekveld in te vullen. Als dat niet voldoende is, kun je de sorteer-functie van de kolommen gebruiken.

Wijzigen van boekingen via de grootboekkaart

Inkopen aanpassen

Het aanpassen van inkopen doe je het gemakkelijkste vanuit de crediteurenrekening: “16000 Crediteuren (leveranciers)”. fENNA weet het als een boeking het gevolg is van een inkoop.

Als je kiest om een inkoop-boeking te wijzigen, klik je op de regel van de inkoop in de grootboekkaart. Dit opent het inkoop-scherm waar je de aanpassing kunt doen. Je kunt de inkoop-boekingen herkennen aan het icoon in de “code” kolom.

Het icoon in de code-kolom van de grootboekkaart toont aan dat het om een inkoop gaat.

Betalingen voor inkopen op rekening verwijderen

De betalingen voor de inkopen kun je in de grootboekkaart “annuleren”. Dat betekent dat de toewijzing van de betaling aan de inkoop ongedaan wordt gemaakt, dat werkt hetzelfde als in het betalingen-overzicht. Je doet dat door op de vuilnisbak van de betaling te klikken. De betaling herken je aan de icoontje in de “code” kolom.

De grootboekkaart toont betalingen in de code-kolom.

Inkopen verwijderen

Om een inkoop te verwijderen, klik je op het vuilnisbakje van de inkoopregel in de grootboekkaart. Als er een betaling is toegewezen aan de inkoop, wordt die op “onbestemd” gezet.

Als het om een contante inkoop gaat, wordt de betaling samen met de inkoop verwijderd.  Je doet dit vanuit de grootboekkaart voor “kas”, omdat de crediteuren-rekening niet wordt geraakt door contante inkopen.

Factuurbetalingen

Hoewel je de facturen alleen kunt aanpassen vanuit het facturen-overzicht, kun je de betalingen voor de facturen ongedaan maken door in de grootboekkaart voor rekening “14000 Debiteuren (klanten)” door op de vuilnisbak te klikken van de betaling.

De betaling zelf wordt niet verwijderd, alleen de toewijzing aan de factuur wordt ongedaan gemaakt, en de betaal-status van de factuur wordt bijgewerkt.

Gewiste transacties

Om aan de vereisten van de Belastingdienst te voldoen (het bijhouden van een zogenaamd audit trail), worden boekingen in het grootboek in fENNA niet écht gewijzigd of verwijderd, als je een aanpassing of annulering uitvoert.

In plaats daarvan, wordt een “tegenboeking” gedaan, die de oorspronkelijke netto ongedaan maakt. Daarna wordt, als er een wijziging plaatsvindt, een aangepaste nieuwe boeking gemaakt, die de oorspronkelijke vervangt.

De oorspronkelijke boeking, en de tegenboeking worden gemarkeerd als
“gewist”. Je kunt de gewiste boekingen tonen, door in de grootboekkaarten “Toon gewiste transacties” aan te kruisen.

Toon gewiste boekingen in de grootboekkaart

Grootboekkaart exporteren naar excel

Als je een analyse wil doen van de gegevens in de grootboekkaart, kun de die gemakkelijk exporteren naar excel, door op de “export naar Excel” knop te klikken. Houd rekening met het feit dat de filter (van het zoekveld), toegepast wordt op de geëxporteerde gegevens.

Grootboek kaart exporteren

Bankkoppeling

Door

Bankkoppeling

De bankkoppeling haalt automatisch de betalingen op van je bank, zodat je niet steeds een MT-940 bestand hoeft te downloaden, en in te lezen.

Met bankkoppeling automatisch betalingen inlezen én verwerken

De bankkoppeling werkt ieder uur je betalingen bij, en past de verwerkingsregels toe. Daarnaast wordt er natuurlijk ook gekeken of er betalingen zijn voor openstaande facturen of inkopen, en verwerkt deze als dat kan. 

Hierdoor is je boekhouding gemakkelijker up-to-date te houden. Het gebeurt voor een deel zelfs automatisch!

De eerste keer bankkoppeling gebruiken

Als je de bankkoppeling activeert, wordt de betalingen-geschiedenis opgevraagd bij je bank. De beschikbare geschiedenis gaat bij meeste banken tot 90 dagen terug. Het verwerken van die aanvraag kost de eerste keer enkele dagen.

Even geduld

Het duurt enige dagen voordat de informatie van de betalingen daadwerkelijk binnenkomt bij fENNA. Dit komt omdat de banken doorgaans éénmaal per dag de betalingen doorgeven aan Unfiedpost, en zij ook enige tijd nodig hebben om de data te verwerken.

Het uitfilteren en opmaken van de betalingen kost wat tijd. Tenslotte wordt fENNA  ook éénmaal per dag bijgewerkt. Houd daarom bij elkaar rekening met een dag of drie, vier vertraging voordat de betalingen in fENNA binnenkomen.

Is bankkoppeling voor jou beschikbaar?

De bankkoppeling is beschikbaar voor de volgende Nederlandse banken:

  • Abn Amro
  • ASN Bank
  • ING
  • Knab
  • Rabobank
  • Regiobank
  • SNS Bank
  • Triodos Bank

Voor de andere banken lees je een MT-940 bestand of een csv-bestand in.

Externe dienstverlener

Om met zoveel mogelijk banken, veilig te kunnen koppelen maakt fENNA gebruik van de Europese betalingsinstelling Unifiedpost (https://www.unifiedpost.com/). Niet alleen is de bankkoppeling beschikbaar voor méér banken, maar we kunnen hierdoor ook op de ondersteuning van Unifiedpost rekenen voor jouw bankkoppeling.

Twee keer toestemming geven

Om fENNA je betalingen te laten uitlezen, moet je toestemming geven. Dat is niet alleen netjes, maar ook wettelijk verplicht (en staat heel ingewikkeld op de website van de Europese Bank Autoriteit.) De regelgeving bepaalt dat je aan de “vrager” (bij ons: Unifiedpost), en aan de “verstrekker” (je bank) toestemming moet geven voor het gebruik van je gegevens.

Het is daarom nodig om een account te maken bij Unifiedpost, en aan hen toestemming te geven om betalingsinformatie aan fENNA door te geven. Vervolgens moet je bij je bank aangeven dat Unifiedpost gegevens van jouw rekening mag krijgen.

De toestemming is voor 6 maanden geldig. Na 6 maanden vervalt de koppeling dus automatisch.

Hoe koppel je een bankrekening

In het “Bankafschriften-scherm” waar je de bankmutaties kunt importeren, kun je per bankrekening de bankkoppeling activeren. Je klikt daarvoor op de knop “Koppelen…”. Dat brengt je naar het scherm van UnifiedPost, hier kun je jezelf identificeren door een account aan te maken. Vervolgens kom je op de website van je bank uit, om daar toestemming te geven voor toegang tot je bankgegevens. Hiervoor identificeer je je op de gebruikelijke wijze bij je bank.

Stapsgewijs:

  1. Klik op ““
  2. Maak een UnifiedPost account (of log er mee in)
  3. Geef toestemming voor het opvragen van je bankgegevens
  4. Log in bij je bank
  5. Geef toestemming aan je bank voor het aanleveren van bankgegevens aan Unified Post

De bankkoppeling is gereed

Je keert terug in fENNA en ziet de bevestiging van je toestemming.

Europese regels staan toe dat jouw toestemming maximaal 180 dagen geldig is. Daarom zul je zo af en toe de toestemming moeten vernieuwen via de knop Vernieuwen…

De bankkoppeling is gereed.

UnifiedPost account

Een UnifiedPost account is nodig om de koppeling te maken. Het advies voor fENNA gebruikers is om een email-account te maken, of e-Herkenning te gebruiken, maar je mag het natuurlijk zelf weten. UnifiedPost moet geverifieerde gegevens hebben (en zal een activatie—email sturen), zodat het zeker is dat de rechtmatige persoon opdrachten geeft voor het maken of verbreken van de koppeling.

Inloggen op unifiedpost

Meer over PSD2

Lees meer over PSD2 (in het Nederlands) op de website van de Nederlandse bank.

Belasting in de boekhouding

Door

Belasting in de boekhouding

Betalingen van belasting in de boekhouding verwerken is in fENNA niet moeilijk, maar je moet even weten wat je doet. We zetten het hier voor je op een rijtje. Het type belasting bepaalt welke bestemming het krijgt in de boekhouding. Als je veel betalingen hebt gedaan, is het soms lastig om terug te vinden om welke belastingen het gaat. Daarvoor gebruik je het aanslagnummer, en als dat niet beschikbaar is, het betalingskenmerk.

Betalingskenmerk

Bij veel betalingen is alleen het betalingskenmerk beschikbaar. Met dit betalingskenmerk kun je het aanslagnummer vinden in de zoekhulp van de belastingdienst. Start de zoekhulp en geef aan dat je het aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer wilt weten. Kopieer dan het betalingskenmerk uit de omschrijving van de betaling, en plak het (in delen) in de invoer van de zoekhulp. De Zoekhulp voor het aanslagnummer helpt je met het vinden van het aanslagnummer, zodat je de belasting in de boekhouding kunt verwerken.

Aanslagnummer

Om te zien aan welke belasting de betaling is besteed, kijk je naar het aanslagnummer. In dat “nummer” staat ook een letter, dat is waar je op let. In deze tabel staat welke letter bij welke belasting hoort, en op welke bestemming je die boekt.
Letter in aanslagnummer Soort belasting Bestemming
B, F, O Omzetbelasting Openstaande btw-aangifte, eventueel 12100 BTW te betalen, als het gaat om een betaling van vóórdat fENNA werd gebruikt.
L, A, J Loonheffing 15000 Te betalen loonheffing. Dit compenseert dan het bedrag van de loonjournaalpost, waardoor het daar weer glad loopt.
H, N Inkomstenbelasting 11002 Privé IB en ZVW betaald
W Zorgverzekeringswet 11002 Privé IB en ZVW betaald
V Vennootschapsbelasting 17500 Te betalen Vennootschapsbelasting
M, Y Motorrijtuigenbelasting 40601 Motorrijtuigenbelasting, als het gaat om een auto van de zaak. Anders is het een privé-opname of -storting (rekeningnummer 11001, of 11000 R/C directie).
T Toeslagen Toeslagen zijn altijd privé, en worden dus op 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie).
E Reclamebelasting 41110 Reclamekosten overig
D Dividend belasting 00941 Dividend belasting
Z Overigen 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie)

Mollie-betalingen in de boekhouding

Door

Met gemak de boekhouding bij

Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.

Betaalkoppeling

Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen. Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt. De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren. Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.

Betaling en afrekening

Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.

Inhouding van kosten

Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).

Vereffenen van facturen

De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.

Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding

In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler. Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden. Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren. Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.

Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding

Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:
  1. Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
  2. De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
  3. De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
  4. De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.

Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding

Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:
  1. Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
  2. Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
  3. Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
  4. Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.
Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.

Een factuur verrekenen in een handomdraai

Door

Een factuur verrekenen

Soms wil je een factuur verrekenen met iets anders dan een betaling. In sommige situaties krijg je het complete factuurbedrag niet uitbetaald. Normaal gesproken betekent dat dat de factuur gedeeltelijk blijft openstaan. Maar soms is de factuur volledig  afgehandeld, en komt er geen betaling meer. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld:
  • Je voor een gedeelte van de factuur een credit factuur hebt gemaakt
  • Het incasseren van de factuur is uitbesteed (aan een factoringdienst)
  • Er een klein, acceptabel, betalingsverschil is
  • Je de factuur wilt verrekenen met een inkoop
  • Je de factuur wilt verrekenen met een waarborgsom

Hoe verreken je een factuur

Je verrekent de factuur in het factuuroverzicht . In het keuzemenu voor de status te kies je voor “verrekenen met…”. Om te verrkenen kies je de optie "Verrekenen met..." in het keuzemenu voor de status van het factuuroverzicht. fENNA  vereffent de factuur (de status wordt op “betaald” gezet), en opent het betaling-verwerkingsscherm. Door de factuur te vereffenen zonder betaling, ontstaat een bedrag dat een bestemming nodig heeft: het verrekeningsbedrag. De bestemming voor dit bedrag kan een andere factuur, een kostensoort of grootboekrekening, of een inkoop zijn. In het betaling-verwerkingsscherm geef je  de bestemming voor het verrekeningsbedrag op. Dit gaat op dezelfde manier als je een betaling verwerkt. Dat is alles.

Een factuur verrekenen met een andere factuur

Om een credit factuur te verrekenen met een andere factuur, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Je klikt daarna op de groene knop om te verwerken. Je verrekent het bedrag met een factuur door de betreffende rechts op te zoeken, en hem erop te slepen.

Een factuur verrekenen met een inkoop

Als je het verrekeningsbedrag verrekent met een openstaande inkoop, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Daarna klik je op de groene knop. Om met de verrekening een inkoop aan te maken, kies je een bestemming en btw-tarief.  fENNA maakt dan op de achtergrond de inkoop aan. Door inhoudingen van incasseringsdiensten (ook wel “factoring” genoemd) blijven vaak kleine bedragen openstaan op de factuur. Deze kun je op deze manier verrekenen. Je kiest dan voor de bestemming “Provisie betaaldiensten”. Gebruik de factuur die je ervan krijgt om de inkoop te onderbouwen. Als je liever één inkoop maakt om meerdere restantbedragen tegen te verrekeningen, maak je die aan voordat je gaat verrekenen.

Een factuur verrekenen met het grootboek

Sommige verrekeningen, zoals afrondingsverschillen, verreken je direct met het grootboek. Kies de bestemming in het betaling-verwerkingsscherm, en kies voor de optie “geen inkoop”. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld met een waarborgsom verrekenen. Als je wilt, kun je de factuur verrekenen met het gootboek, door een bestemming te kiezen en daarbij btw-type "geen inkoop".

De verrekening ongedaan maken

Je maakt de verrekening ongedaan door de verrekende factuur op te zoeken in het factuuroverzicht (de status is inmiddels “betaald”). In het keuzemenu voor de status verander je die in “openstaand”. Je maakt de verrekening ongedaan door in het factuuroverzicht één van de facturen die gebruikt is in de verrekening op "openstaand" te zetten.

De bestemming veranderen

De verrekening is verwerkt als een betaling, en de bestemming kan in het betalingen-overzicht worden aangepast. Je gaat daarvoor naar het betalingenscherm, en kiest daar “betalingen overzicht”. In het betalingen overzicht kies je voor rekening “Verrekeningen” (keuzemenu). Je kunt daar de toewijzing  aan de bestemming ongedaan maken (door op het vuilnisbakje te klikken) en opnieuw opvoeren, of wijzigen. In het betalingenovrezicht kun je de bestemming wijzigen, door één van de verwerkingen van de verrekening ongedaan te maken.