Een goede voorbereiding van de btw-aangifte zorgt ervoor dat hij correct is. Om de aangifte te doen, moet je administratie bijgewerkt zijn. Deze blog geeft je een takenlijst met de dingen die je moet doen ter voorbereiding van de aangifte.

De btw-aangifte is volledig in fENNA geïntegreerd, dat wil zeggen dat je boekhouding automatisch het formulier invult, en de aangifte automatisch in de boekhouding wordt verwerkt.

Takenlijst voor de btw-aangifte

1. Facturen versturen
2. Betalingen inlezen en verwerken
3. Onbetaalde inkopen aanmaken
4. Voor de laatste aangifte van het jaar: btw over privé-gebruik van de auto bepalen
5. Btw-aangifte doen
6. ICP-aangifte doen

1 Facturen versturen

Om een correcte aangifte te doen, is het belangrijk dat alle facturen zijn verstuurd. Zorg vooral ook dat, als dat nodig is, annuleringsfacturen zijn verstuurd. De factuurdatum bepaalt in welke aangifte-periode de factuur valt. Zorg ervoor dat je de factuurdatum zó kiest dat je de btw kunt betalen, binnen één maand na de aangifte-periode.

2 Betalingen inlezen en verwerken

Door betalingen in te lezen, en te verwerken, maak je inkopen aan voor je uitgaven, inclusief de bijbehorende btw. Deze btw zie je weer terug als “voorbelasting” op het aangifteformulier. Het bedrag aan te betalen btw wordt erdoor verminderd. Heel belangrijk dus.

3 Onbetaalde inkopen aanmaken

Het nadeel van inkopen aanmaken op basis van betalingen is dat je ze eerst moet betalen. Als je een inkoop hebt gedaan, maar je hebt die nog niet betaald, kun je die alsnog opnemen in de btw-aangifte.

Je maakt daarvoor de inkoop aan (op rekening), kiest de juiste kostensoort en btw-percentage, en heel belangrijk, de juiste factuurdatum. Die bepaalt -ook hier weer- in welke aangifte-periode de inkoop valt. Het beste voeg je ook meteen de bijlage toe. Het btw-bedrag wordt meteen opgenomen in de aangifte.

4 Btw over privé-gebruik van de auto

In de aangifte over de laatste periode van het jaar neem je de btw-opgave van het privé gebruik van zakelijke auto op. Let op: dit is alleen nodig als je méér dan 500 privé-kilometers in een auto-van-de-zaak hebt gereden, of als je geen kilometeradministratie hebt bijgehouden terwijl je een auto-van-de-zaak hebt.

Je leest op de website van de belastingdienst hoe je de btw-opgave berekent, en je kunt met hun rekenhulp het bedrag bepalen. Je vult het berekende bedrag in, in het btw-aangifteformulier, in de Omzetbelasting-kolom van de regel 1d: Privé gebruik. Van daaruit wordt de administratie in fENNA automatisch bijgewerkt.

5 Btw-aangifte doen

Alles is nu klaar om de aangifte te doen. Je opent het “Resultaten”-scherm door links onderin de menu-balk “Resultaten” te klikken. Dan kies je links-boven “btw-aangifte”.

Het aangifteformulier is ingevuld op basis van de gegevens in je administratie. Nadat je hem hebt gecontroleerd (komt het overeen met de verwachting?), kies je “Verwerken” om hem in fENNA te boeken, of “Verwerken en versturen” om de aangifte ook daadwerkelijk in te dienen bij de Belastingdienst.

6 ICP aangifte doen

Als je diensten of leveringen hebt geleverd aan andere EU-landen, moet je ook ICP aangifte doen.
Deze aangifte splitst de leveringen uit per land en klant, op basis van hun btw-nummer.

Omdat het alleen om een rapportage gaat, en er geen boekingen gebeuren, kun je alleen kiezen om te “versturen”.

Automatische correcties en suppletie

Als je een factuur hebt vergeten te boeken, en je hebt toch al btw-aangifte gedaan, neemt fENNA die vergeten factuur automatisch op in de volgende aangifte. Je leest hier meer over hoe de automatische correctie werkt.

Als het gaat om een groot bedrag: meer dan 1000 euro aan btw, dan moet je een suppletie sturen, nadat je de factuur of inkoop met de juiste datum hebt ingevoerd, vult fENNA de suppletie automatisch voor je in.

Een herinnering sturen

Hoewel het opdringerig kan aanvoelen, wordt het sturen van een herinnering door klanten als professioneel, en behulpzaam gedrag ervaren. Het doet geen afbreuk aan de klantrelatie.

Zelfs als er een incasso-opdracht aan te pas komt, is er in ruim méér dan de helft van de gevallen sprake van klanten-trouw. Je klant weet namelijk ook wel hoe de vork in de steel zit.

Wees dus niet verlegen, en gebruik de herinnerings- en aanman functies van fENNA. Zeker doen!

Klantspecifieke betaaltermijn

Als je een factuur maakt in fENNA, is de betaaltermijn standaard 14 dagen. Niet te lang, niet te kort.

Je kunt met je klanten natuurlijk een andere betaaltermijn afspreken. Die kun je ingeven in het factuurscherm, aan de rechterkant.

Als de factuur wordt opgeslagen of definitief gemaakt, wordt de aangepaste betaaltermijn bij de klantgegevens opgeslagen. Zodra je deze klant kies voor een nieuwe factuur, wordt de bijbehorende termijn automatisch ingevuld in de factuur.

Email-alert

Als de betaaltermijn is verstreken, en de factuur is niet betaald, krijg je een mailtje van fENNA om je te herinneren dat de factuur achterstallig is. Je kunt direct doorklikken naar het factuuroverzicht om een herinnering te sturen, of om de betaalstatus aan te passen.

Herinnering sturen

Voor achterstallige facturen kun je vanuit het factuuroverzicht een herinnering sturen, door op de knop “Herinnering” te klikken. Hierdoor wordt het verzendscherm voor de herinnering geopend.

In het verzendscherm staat de “herinnerings-brief” (in PDF) klaar. Deze is op zo’n manier opgesteld dat hij, mocht dat nodig zijn, later stand houdt in het incasso-traject. Die is dan ook niet te wijzigen.

De tekst van de begeleidende email staat ook klaar, maar die kun je aanpassen naar eigen inzicht. Door de herinnerings-email via fENNA te sturen, profiteer je van de “open-tracker”, zodat je kan zien dat de herinnering geopend is. Dat is heel erg bruikbaar.

Aanmanen

Als de factuur 14 dagen na het versturen van de herinnering nog steeds niet is voldaan, wordt het tijd om de aanmaning te sturen. Je krijgt opnieuw een email van fENNA om je te wijzen op het verstrijken van deze 14 dagen. De status van de factuur is veranderd in “in gebreke”.

Facturen die de status “in gebreke” hebben, hebben een knop om een aanmaning te sturen. Opnieuw is de aanmaning zorgvuldig opgesteld, als een zogenaamde WIK-brief, waarin de eventuele incasso-kosten worden voorgerekend. De begeleidende email-tekst kun je ook weer aanpassen.

Ook de aanmaning heeft een “open-tracker”, zodat je kunt zien dat hij is geopend.

Incasso

Als de betaling na het versturen van de aanmaning nog steeds uitblijft, kun je het dossier met één druk op de knop overdragen voor incasso. Onze partner Excellent Incasso rekent geen incasso-kosten voor elke eerste incasso-opdracht van het jaar.

Het belang van tekst in de factuur

De factuur moet op een juiste wijze beschrijven wat gefactureerd wordt. Je wil natuurlijk dat je klant begrijpt wat er in rekening wordt gebracht, en wat niet.

Op die manier kan ook worden vastgesteld, dat de juiste btw-tarieven zijn gehanteerd. Daar heeft de Belastingdienst dan weer interesse in. Daarnaast zijn sommige teksten verplicht, bijvoorbeeld om te markeren dat een factuur een intra-communautaire factuur is.

Inleidende tekst

Om een inleiding aan de factuur toe te voegen, of een referentie, moet je op het “Plus”-knopje klikken, rechts van de factuurdatum-sectie. Hierdoor wordt het tekst-veld zichtbaar waar je de inleiding, en ook een referentie-tekst in kunt vullen.

De inleidende tekst wordt opgeslagen bij de contactgegevens van de klant, zodat je een klantspecifieke inleiding kunt gebruiken, en toch consistent kunt blijven.

Intracommunautaire leveringen

Als een intracommunautaire levering in rekening gebracht wordt, plaatst fENNA automatisch de verplichte verwijzing naar het wetsartikel in de inleiding. Daar hoef je niks voor te doen, behalve een factuur opmaken voor een (niet-particuliere) klant in een EU-land.

Let wel op dat je, als je een particulier factureert, je het contact aanmaakt als “Persoon” en niet als “Bedrijf”, om niet ten onrechte als een intracommunautaire levering te factureren.

Referentie

Het invoerveld voor de referentietekst wordt ook zichtbaar als je op de “Plus”-knop klikt, onder de betaaltermijn. Let op: de referentietekst wordt niet bij de klantgegevens opgeslagen. Omdat die bij één klant toch steeds verschillend kan zijn.

Als je de referentie-tekst leeg laat, zal het tekst-label ook niet opgenomen worden in de factuur. Alleen als er werkelijk een referentie wordt ingevuld, wordt het label en de referentie-tekst afgedrukt.

Omschrijving

De factuurregel heeft standaard, de kop “Omschrijving”. Een goede factuur bevat, voor alle in rekening gebrachte dingen, een goede omschrijving. De belastingdienst heeft daar regels voor.

Je kunt in het omschrijvingen-veld alle tekst kwijt die daarvoor nodig is.

Producten

Naast de kop “Omschrijving” staat ook een “Plus”-knop. Als je deze aanklikt, verandert de indeling van de factuur. De keuzelijst voor producten wordt dan zichtbaar.

Als je producten gebruikt, wordt de standaard productomschrijving opgenomen in de factuur. Deze omschrijving kun je nog steeds uitbreiden door daarnaast een omschrijving toe te voegen. Deze wordt in de factuur dan opvolgend op de product-omschrijving afgedrukt.

Lees in dit artikel meer over het gebruik van producten in de facturatie.

Afsluitende tekst

In fENNA wordt automatisch een afsluitende tekst getoond, die de factuurdatum, de betaaltermijn en de gekozen bankrekening, combineert in een betaalinstructie. Je kunt deze aanpassen door op de tekst te klikken.

In het dialoogscherm kun je de tekst aanpassen met je eigen woorden. Je kunt verwijzingen naar het factuurnummer, de vervaldatum (de datum waarop de factuur betaald moet zijn) en het IBAN-nummer, toevoegen door op “+factuurnummer”, “+vervaldatum” of “+IBAN” te klikken. Deze verschijnen in de tekst respectievelijk als: {:invoice_number:}, {:due_date:} en {:IBAN_number:}, en worden dynamisch vervangen in het scherm en de factuur.

Je kunt, als je spijt hebt van je wijzigingen, altijd de standaardtekst herstellen, en opnieuw beginnen.

Email-tekst

De factuur wordt uiteindelijk gemaild naar je klant. De tekst van die email wordt, als de factuur definitief gemaakt wordt, ook opgeslagen bij de klant, als de check-box daarvoor aan staat.

Op deze manier kun je ook de emailtekst personaliseren voor je klant, zonder daar steeds moeite voor te hoeven doen.

Eigen cc

Je krijgt zelf een kopie van de email (en de factuur), maar daar is iets bijzonders mee.

Er staat beschreven dat de email naar de klant een andere is, om te zorgen dat de tracking van de oorspronkelijke email niet verstoord raakt. Je kunt in die tekst wel zien waar de oorspronkelijke email naartoe is verstuurd. Deze tekst kun je niet aanpassen of verwijderen.

“[Dit is een kopie van de factuur die naar de klant is verstuurd. Die is in een aparte email naar __________@________.___ gestuurd, om te zorgen dat de “openings-bevestiging” alleen werkt als de klant de email opent, en niemand anders.]”

Dynamische teksten

Als je facturen plant om later te versturen kun je datum-verwijzingen in de taksten toevoegen, die ten tijde van factureren worden omgezet. Lees in dit artikel hoe je dynamische teksten in de factuur gebruikt.