Meerdere facturen tegelijk betaald

Door

Alles ineens

Stel je voor, je hebt een klant die in één keer meerdere facturen tegelijk betaalt. Het is niet ongebruikelijk, bijvoorbeeld omdat je klant in korte tijd twee facturen heeft ontvangen, omdat hij of zij kosten wil besparen (een overschrijving kost al gauw 10 cent), of omdat één van de facturen langere tijd onbetaald is gebleven. We krijgen dan soms de vraag hoe je die betaling dan moet verwerken. Deze blog beschrijft hoe je dat doet.

Om de beurt

Je wijst de betaling in twee (of meer keer) toe aan de facturen, en verwerkt iedere toewijzing. fENNA splitst dan de betaling op in tweeën, en wijst één deel, ten grootte van het factuurbedrag, to aan de factuur. De rest blijft “te verrekenen”. Je kunt dit zien in het scherm.

De betaling verwerken

Je selecteert de betaling in het betalingen-scherm. Dat opent het betalingen-verwerkingsscherm. Vervolgens sleep je één van de facturen, uit de “Te ontvangen” lijst (aan de rechterkant van het scherm), op de betaling.  Daarna klik je op de groene knop om de betalingen te verwerken. Dit is het moment dat de betaling gesplitst wordt, en het factuurbedrag van het te verwerken bedrag wordt afgetrokken. Het betalingen-verwerkingsscherm opent nu met het resterende bedrag. Bovenstaande video toont hoe het eruit ziet.

Restant verwerken

Het restant verwerk je op dezelfde manier, door de (of een) andere factuur, waarvoor de betaling bestemd is,  op de betaling te slepen. Iedere keer wordt het factuurbedrag van de te verwerken betaling afgehaald, totdat de betaling in zijn geheel verwerkt is.

Niet genoeg

Als het laatste restant niet toereikend is voor de laatste factuur, controleer dan als eerste of je wel de juiste openstaande factuur gekozen hebt. Als dat zo is, kun je betaling alsnog verwerken, maar bijft de factuur op “gedeeltelijk betaald” staan.

Teveel ontvangen

Als je teveel hebt ontvangen, kun je ervoor kiezen om het restant terug over te maken. Dat is wel zo netjes. Het teveel ontvangen bedrag krijgt dan de bestemming “10900 Kruisposten”. Als je het bedrag terug hebt overgemaakt, boek je dat bedrag ook op “10900 Kruisposten”, waardoor het tegen elkaar wegvalt.

Zakelijke Tikkies

Als je Tikkie Zakelijk gebruikt, kan het wat lastiger worden. Tikkie Zakelijk maakt het totaal van alle betalingen elke dag in één bedrag van Tikkie naar jou over. Je kunt dan niet zien wie de betalingen oorspronkelijk gedaan hebben. En dan wordt het wel heel lastig om te bepalen voor welke facturen het geld bedoeld was. Om dit op te lossen zul je contact moeten leggen met Tikkie zelf, dit kun je doen op de website van Tikkie doen. Zij kunnen zorgen dat de betalingen individueel worden overgemaakt, en niet op één grote hoop. Op die manier kun je de oorsprong van de betaling gemakkelijker achterhalen.

Een verzamelfactuur maken

Door

De verzamelfactuur

Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt. Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd. Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.

Voordelen

Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.

Hoe maak je een verzamelfactuur

Om een verzamelfactuur te maken, factureer je eerst de eerste factuur. Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur. Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur. Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.   Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.

Verwijzigingen

fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.

Offerte status

Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.

Anders combineren

Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.