Zakelijke kosten privé betaald
Soms betaal je een zakelijke uitgave met je privé-geld, in plaats van je zakelijke rekening, of uit de zakelijke kas.
Hoe los je dat op
Je betaalt jezelf terug, en wijs het toe aan privé-opname (of rekening-courant directie). Daarnaast maak je een
inkoop aan van het type “vergoeding”, waarmee je de kosten, btw én de vergoeding verantwoordt. Dit artikel legt uit hoe dat boekhoudkundig werkt.
(Onkosten)vergoeding
Als je zakelijke kosten privé hebt betaald, heb je een inkoop gedaan. Om dat te administreren, maak je die aan in fENNA. Je kiest als type “Vergoeding” (in plaats van “Op rekening”), en je legt de kostensoort, het bedrag en de btw vast, net als bij een gewone inkoop.
Begunstigde
Als je een eenmanszaak hebt, of de enige vennoot bent, wordt vanzelf vastgelegd dat je de begunstigde bent van de vergoeding. Anders moet je vastleggen voor wie de vergoeding is bedoeld.
Wat maakt de vergoeding anders?
Een inkoop belast normaal gesproken de kas (contante inkoop), of de verplichtingen aan leveranciers (inkoop op rekening). De vergoeding belast de privé-rekening (privé-opname of -storting, of rekening-courant, in het geval van een BV) van de begunstigde.
Belast? Ja: vanuit het perspectief van de onderneming vergroot de vergoeding de schuld van de onderneming, in dit geval áán de begunstigde.
Privé-storting in natura
De vergoeding telt dus de uitgave op bij de schuld die de onderneming aan de begunstigde heeft. Eigenlijk alsof er een storting is geweest van privévermogen door de begunstigde. En eigenlijk is er ook een storting geweest: een storting in natura.
Vereffenen
Natuurlijk wil je je geld terug van de zaak. Dus betaal je de vergoeding uit, en maak je het totaalbedrag over
naar je privé-rekening. Als je die betaling verwerkt, boek je die op zijn beurt ook weer op de privé-rekening, waardoor de schuld van de onderneming weer vermindert.
Het aardige is, dat deze wijze van vereffenen gelijk is aan alle andere uitbetalingen naar je privé-rekening, en dus prima gebruik kan maken van
je verwerkingsregels.
Niet vereffenen
Als je vergeet om je vergoeding uit te betalen, is er niks aan de hand. Het bedrag wordt, in het geval van de eenmanszaak of vennootschap onder firma, het tegoed bij de jaarafsluiting opgeteld bij de kapitaal-rekening, waar ook de niet-uitgekeerde winst wordt bijgeschreven.
De kapitaalrekening beschrijft ook de schuld van de onderneming aan de ondernemer (of andersom).
In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.
Vergeten
Zolang de winst van de onderneming nog niet is aangegeven, kunnen vergoedingen worden vastgelegd. Het maakt, zoals eerder genoemd, niet uit of ze worden uitbetaald.
Btw
Doordat de btw ook in de vergoeding wordt vastgelegd, krijgt de onderneming de betaalde btw terug (als dat van toepassing is).
Bewijsmateriaal
Omdat het gaat om het overdracht van geld van onderneming naar ondernemer, is het van belang om de vergoeding goed te onderbouwen met bijlagen. Gebruik de fENNA-app om een foto van de bon te maken, upload de factuur vanaf je computer, of email hem naar post@fenna.nl.
Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.
Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.
Om margegoederen te factureren open je het producten-scherm (vanuit het offerte- of factuurscherm). Je geeft als btw-type “marge (hoog)” voor marge-artikelen die onder het hoge btw-tarief vallen (anders kies je “marge(laag)”). Door in de factuur dit product te kiezen, boekt fENNA de omzet automatisch op de juiste margerekening . Zoals altijd kan apart in de factuurregel een prijs en omschrijving worden bepaald.
Om de inkopen van margegoederen vast te leggen, kies je bij de inkoop of betaling de bestemming “inkopen marge hoge btw”, of “inkopen marge lage btw”. Je mag geen btw aftrekken voor de inkoop. Je kiest daarom dus het 0%-tarief.