Blog

Bankkoppeling

Door

Bankkoppeling

De bankkoppeling haalt automatisch de betalingen op van je bank, zodat je niet steeds een MT-940 bestand hoeft te downloaden, en in te lezen.

Met bankkoppeling automatisch betalingen inlezen én verwerken

De bankkoppeling werkt ieder uur je betalingen bij, en past de verwerkingsregels toe. Daarnaast wordt er natuurlijk ook gekeken of er betalingen zijn voor openstaande facturen of inkopen, en verwerkt deze als dat kan. 

Hierdoor is je boekhouding gemakkelijker up-to-date te houden. Het gebeurt voor een deel zelfs automatisch!

De eerste keer bankkoppeling gebruiken

Als je de bankkoppeling activeert, wordt de betalingen-geschiedenis opgevraagd bij je bank. De beschikbare geschiedenis gaat bij meeste banken tot 90 dagen terug. Het verwerken van die aanvraag kost de eerste keer enkele dagen.

Even geduld

Het duurt enige dagen voordat de informatie van de betalingen daadwerkelijk binnenkomt bij fENNA. Dit komt omdat de banken doorgaans éénmaal per dag de betalingen doorgeven aan Unfiedpost, en zij ook enige tijd nodig hebben om de data te verwerken.

Het uitfilteren en opmaken van de betalingen kost wat tijd. Tenslotte wordt fENNA  ook éénmaal per dag bijgewerkt. Houd daarom bij elkaar rekening met een dag of drie, vier vertraging voordat de betalingen in fENNA binnenkomen.

Is bankkoppeling voor jou beschikbaar?

De bankkoppeling is beschikbaar voor de volgende Nederlandse banken:

  • Abn Amro
  • ASN Bank
  • ING
  • Knab
  • Rabobank
  • Regiobank
  • SNS Bank
  • Triodos Bank

Voor de andere banken lees je een MT-940 bestand of een csv-bestand in.

Externe dienstverlener

Om met zoveel mogelijk banken, veilig te kunnen koppelen maakt fENNA gebruik van de Europese betalingsinstelling Unifiedpost (https://www.unifiedpost.com/). Niet alleen is de bankkoppeling beschikbaar voor méér banken, maar we kunnen hierdoor ook op de ondersteuning van Unifiedpost rekenen voor jouw bankkoppeling.

Twee keer toestemming geven

Om fENNA je betalingen te laten uitlezen, moet je toestemming geven. Dat is niet alleen netjes, maar ook wettelijk verplicht (en staat heel ingewikkeld op de website van de Europese Bank Autoriteit.) De regelgeving bepaalt dat je aan de “vrager” (bij ons: Unifiedpost), en aan de “verstrekker” (je bank) toestemming moet geven voor het gebruik van je gegevens.

Het is daarom nodig om een account te maken bij Unifiedpost, en aan hen toestemming te geven om betalingsinformatie aan fENNA door te geven. Vervolgens moet je bij je bank aangeven dat Unifiedpost gegevens van jouw rekening mag krijgen.

De toestemming is voor 6 maanden geldig. Na 6 maanden vervalt de koppeling dus automatisch.

Hoe koppel je een bankrekening

In het “Bankafschriften-scherm” waar je de bankmutaties kunt importeren, kun je per bankrekening de bankkoppeling activeren. Je klikt daarvoor op de knop “Koppelen…”. Dat brengt je naar het scherm van UnifiedPost, hier kun je jezelf identificeren door een account aan te maken. Vervolgens kom je op de website van je bank uit, om daar toestemming te geven voor toegang tot je bankgegevens. Hiervoor identificeer je je op de gebruikelijke wijze bij je bank.

Stapsgewijs:

  1. Klik op ““
  2. Maak een UnifiedPost account (of log er mee in)
  3. Geef toestemming voor het opvragen van je bankgegevens
  4. Log in bij je bank
  5. Geef toestemming aan je bank voor het aanleveren van bankgegevens aan Unified Post

De bankkoppeling is gereed

Je keert terug in fENNA en ziet de bevestiging van je toestemming.

Europese regels staan toe dat jouw toestemming maximaal 180 dagen geldig is. Daarom zul je zo af en toe de toestemming moeten vernieuwen via de knop Vernieuwen…

De bankkoppeling is gereed.

UnifiedPost account

Een UnifiedPost account is nodig om de koppeling te maken. Het advies voor fENNA gebruikers is om een email-account te maken, of e-Herkenning te gebruiken, maar je mag het natuurlijk zelf weten. UnifiedPost moet geverifieerde gegevens hebben (en zal een activatie—email sturen), zodat het zeker is dat de rechtmatige persoon opdrachten geeft voor het maken of verbreken van de koppeling.

Inloggen op unifiedpost

Meer over PSD2

Lees meer over PSD2 (in het Nederlands) op de website van de Nederlandse bank.

Fiscale balans

Door

De fiscale balans

De fiscale balans is een rapport dat het inkomen van de onderneming voor de Belastingdienst weergeeft. De Belastingdienst wil namelijk weten wat je hebt verdiend, om je aan te slaan voor het juiste bedrag. Deze balans bevat de posten die je moet invullen bij de aangifte. Je kunt ze direct overnemen. fENNA zorgt voor de juiste bedragen, en dat alles aansluit. Voor deze functie heb je fENNA Compleet nodig. Fiscale balans voorbeeldposten

Verkorte balans

De fiscale balans is anders dan de verkorte (gewone) balans. Die laatste beschrijft wat de uiteindelijke vermogenspositie (en toe- of afname) is. Het verschil is dat sommige kosten, zoals boetes, niet van de fiscale winst afgetrokken mogen worden, maar wel drukken op het resultaat. De verkorte balans heet “verkort”, omdat het een “ingedikte” versie is van de proefbalans, die beter leesbaar is. De verkorte balans is dus voor eigen gebruik, de fiscale balans is voor de fiscus.

Balans opmaken

Omdat fENNA een standaard rekeningschema gebruikt, kan fENNA de balans automatisch opmaken. Je hoeft daarvoor dus geen ingewikkelde boekingen te doen. fENNA doet die voor je.

Inkomstenbelasting

Voor eenmanszaken en vennootschappen onder firma (Vof’s) is de fiscale balans is een hulpmiddel voor de aangifte van de inkomstenbelasting (IB), voor het onderdeel winst uit onderneming.

Vennootschapsbelasting

Voor andere bedrijfsvormen heeft de balans een iets andere vorm. Deze is past bij de aangifte van de vennootschapsbelasting .

Twee jaren

De balans wordt voor het gekozen-, en het voorgaande jaar getoond. In de periode-selectie kun je kiezen welk jaar het meest recente zal zijn. De gegevens in de balans zijn natuurlijk alleen correct als het jaar is afgesloten. Dat betekent dat het jaar voorbij is, of dat het handmatig is afgesloten. jaarselectie fiscale balans

Fiscale balans downloaden

Je kunt de balans ook downloaden, om deze zo te delen met degene die de belastingaangifte voor je doet. exporteren naar excel

Waar te vinden

De verschillende “balansen” zijn te vinden in het Resultaten-scherm. De knop voor dit scherm zit links onder in de menu-balk aan de linkerkant. Daar vind je de fiscale balans onder het kopje “Rapportages”. resultaten-knop

Factuur opmaken met een PDF-sjabloon

Door

Vrijheid en creativiteit

Je factuur opmaken? Met een PDF-factuursjabloon heb je de vrijheid om je creativiteit te uiten op je offertes en facturen.

fENNA geeft je de mogelijkheid om je eigen stijl en -uitstraling onbegrensd te uiten.

Je factuur opmaken met  standaard instellingen

fENNA heeft standaard mogelijkheden om, door middel van verschillende opties voor documentkop en -voet, je factuur vorm te geven.

Je kunt een logo uploaden, en een combinatie van documentkop en -voet kiezen , die bij je bedrijf past. Simpel.

Factuur opmaken met standaardinstellingen

Je factuur opmaken met alle vrijheid

Toch is het soms fijn om meer vrijheid te hebben. Daarvoor bestaat de mogelijkheid om een PDF te uploaden, en die als achtergrond te gebruiken voor de factuur of offerte.

Op deze manier kun je alle mogelijke grafische uitingen toevoegen aan je factuur.

Dit artikel legt uit hoe het werkt.

Opmaak-scherm

Als je met je muis in het factuur- of offertescherm naar de rechterbovenhoek gaat, wordt opmaak-knop zichtbaar. Als je daarop klikt opent het opmaak-scherm.

Je kunt daar kiezen om een PDF document als sjabloon te uploaden met je eigen ontwerp, en te gebruiken.

In het voorbeeld wordt direct zichtbaar hoe de opmaak eruit zal zien.

Als je op de “Bewaar” knop klikt, wordt je gekozen opmaak opgeslagen.

Factuur opmaken met PDF-sjabloon geeft meer vrijheid.

Factuurgegevens

Het is belangrijk dat het PDF-sjabloon alle gegevens bevat die op de factuur horen te staan, zoals de bedrijfsnaam, adres, kvk-nummer en eventueel het btw-nummer. fENNA controleert dat niet.

De factuur met PDF-sjabloon gebruikt géén van de gegevens die zijn ingevoerd in fENNA. Dat zou je namelijk nogal beperken in de mogelijkheden voor de opmaak.

PDF-weergave

Kijk, als je de PDF gekozen heb even naar de PDF weergave, door in het factuur- of offertescherm op het “oogje” in de menubalk (aan de linkerkant van het scherm) te klikken.

Je kunt dat zien hoe de PDF daadwerkelijk als sjabloon wordt  gebruikt.

Vervolgpagina’s van je factuur opmaken

Let ook even op, hoe het PDF-sjabloon uitkomt als je een factuur van meerdere pagina’s maakt.

fENNA stelt de vervolgpagina’s net even anders samen, voor een efficiënte bladvulling. Zorg ervoor dat alles mooi blijft, ook als je offerte of factuur twee of 3 pagina’s bevat.

Meerdere sjablonen

Je kunt meerdere PDF sjablonen uploaden, en wisselen tussen de PDF sjablonen. Let hierbij op, dat het laatst gekozen sjabloon voortaan gebruikt wordt voor zowel de facturen als de offertes. Ook als je facturen hebt ingepland.

PDF-facatuursjabloon selecteren.






Meerdere facturen tegelijk betaald

Door

Alles ineens

Stel je voor, je hebt een klant die in één keer meerdere facturen tegelijk betaalt. Het is niet ongebruikelijk, bijvoorbeeld omdat je klant in korte tijd twee facturen heeft ontvangen, omdat hij of zij kosten wil besparen (een overschrijving kost al gauw 10 cent), of omdat één van de facturen langere tijd onbetaald is gebleven. We krijgen dan soms de vraag hoe je die betaling dan moet verwerken. Deze blog beschrijft hoe je dat doet.

Om de beurt

Je wijst de betaling in twee (of meer keer) toe aan de facturen, en verwerkt iedere toewijzing. fENNA splitst dan de betaling op in tweeën, en wijst één deel, ten grootte van het factuurbedrag, to aan de factuur. De rest blijft “te verrekenen”. Je kunt dit zien in het scherm.

De betaling verwerken

Je selecteert de betaling in het betalingen-scherm. Dat opent het betalingen-verwerkingsscherm. Vervolgens sleep je één van de facturen, uit de “Te ontvangen” lijst (aan de rechterkant van het scherm), op de betaling.  Daarna klik je op de groene knop om de betalingen te verwerken. Dit is het moment dat de betaling gesplitst wordt, en het factuurbedrag van het te verwerken bedrag wordt afgetrokken. Het betalingen-verwerkingsscherm opent nu met het resterende bedrag. Bovenstaande video toont hoe het eruit ziet.

Restant verwerken

Het restant verwerk je op dezelfde manier, door de (of een) andere factuur, waarvoor de betaling bestemd is,  op de betaling te slepen. Iedere keer wordt het factuurbedrag van de te verwerken betaling afgehaald, totdat de betaling in zijn geheel verwerkt is.

Niet genoeg

Als het laatste restant niet toereikend is voor de laatste factuur, controleer dan als eerste of je wel de juiste openstaande factuur gekozen hebt. Als dat zo is, kun je betaling alsnog verwerken, maar bijft de factuur op “gedeeltelijk betaald” staan.

Teveel ontvangen

Als je teveel hebt ontvangen, kun je ervoor kiezen om het restant terug over te maken. Dat is wel zo netjes. Het teveel ontvangen bedrag krijgt dan de bestemming “10900 Kruisposten”. Als je het bedrag terug hebt overgemaakt, boek je dat bedrag ook op “10900 Kruisposten”, waardoor het tegen elkaar wegvalt.

Zakelijke Tikkies

Als je Tikkie Zakelijk gebruikt, kan het wat lastiger worden. Tikkie Zakelijk maakt het totaal van alle betalingen elke dag in één bedrag van Tikkie naar jou over. Je kunt dan niet zien wie de betalingen oorspronkelijk gedaan hebben. En dan wordt het wel heel lastig om te bepalen voor welke facturen het geld bedoeld was. Om dit op te lossen zul je contact moeten leggen met Tikkie zelf, dit kun je doen op de website van Tikkie doen. Zij kunnen zorgen dat de betalingen individueel worden overgemaakt, en niet op één grote hoop. Op die manier kun je de oorsprong van de betaling gemakkelijker achterhalen.

Een verzamelfactuur maken

Door

De verzamelfactuur

Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt. Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd. Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.

Voordelen

Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.

Hoe maak je een verzamelfactuur

Om een verzamelfactuur te maken, factureer je eerst de eerste factuur. Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur. Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur. Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.   Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.

Verwijzigingen

fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.

Offerte status

Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.

Anders combineren

Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.