Met gemak de boekhouding bij
Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.
Betaalkoppeling
Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen.
Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt.
Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.
Betaling en afrekening
Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.
Inhouding van kosten
Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de
website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).
Vereffenen van facturen
De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.
Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding
In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het
Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler.
Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de
Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden.
Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.
Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding
Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:
- Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
- De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
- De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
- De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.
Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding
Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:
- Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
- Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
- Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
- Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.
Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.
