Nou, iedereen kent het wel: je stuurt een belangrijke email en daarná zie je pas die enorme fout staan. Maar het kwaad is al geschied. Daarom is het belangrijk om een proef-offerte te sturen.
In de drukkerij-wereld is het gebruikelijk om een proefdruk te maken, en pas grote aantallen te drukken als die is goedgekeurd. Voor je offerte zou je ook zoiets moeten doen, als één van de laatste stappen .
Met fENNA kan dat.
De proef-offerte sturen
Als je een offerte maakt, kun je in het verzend-scherm kiezen om een proef-offerte te sturen. Je klikt hiervoor op de “Stuur mij een test”-knop.
fENNA slaat de offerte op als concept, en stuurt hem dan naar je eigen email-adres. De mail bevat de tekst bevat die je hebt ingevoerd in het verzend-scherm, zodat je alles kunt controleren.
Een proef-offerte stuur je met de “stuur mij een test”-knop.
Bijlagen
De proef-offerte staat in de bijlage van de email, zodat je hem kunt bekijken op je pc. Hij heeft nog geen echt nummer. Eventuele andere bijlagen zitten ook bij de email, zodat je die ook kan controleren.
Ondertekenen
In de email staat een knop, die de klant kan gebruiken om online te ondertekenen.
Je kunt de knop gebruiken, om de online variant van de proef-offerte te zien. Zo kun je zien hoe je klant de offerte kan ondertekenen, of afwijzen. Écht ondertekenen of afwijzen is niet mogelijk. Dat kan pas als hij definitief gemaakt is.
Je kunt met de proef-offerte zien hoe het ondertekenen eruit ziet, maar je kunt nog niet ondertekenen.
Aanpassen
Omdat de offerte als concept is bewaard, kun je hem direct nog aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld door een omschrijving aan te passen, of een referentie toe te voegen.
Vergeet in dat geval niet om nogmaals een proef-offerte te sturen, om te zorgen dat er in de snelheid geen foutjes zijn ontstaan.
Tevreden? Niet doorsturen!
Als de proef- offerte correct is, en de begeleidende email de juiste tekst heeft, moet je hem niet doorsturen. Deze versie kan namelijk niet ondertekend worden. In plaats daarvan, maak je hem definitief in fENNA. Je klant kan hem dan digitaal ondertekenen, zodat de handtekening wordt bewaard op de offerte.
