Betalingen Archieven – Pagina 2 van 4

Zakelijke kosten privé betaald

8 februari 2021

Zakelijke kosten privé betaald

Soms betaal je een zakelijke uitgave met je privé-geld, in plaats van je zakelijke rekening, of uit de zakelijke kas.

Hoe los je dat op

Je betaalt jezelf terug, en wijs het toe aan privé-opname (of rekening-courant directie). Daarnaast maak je een inkoop aan van het type “vergoeding”, waarmee je de kosten, btw én de vergoeding verantwoordt. Dit artikel legt uit hoe dat boekhoudkundig werkt.

(Onkosten)vergoeding

Als je zakelijke kosten privé hebt betaald, heb je een inkoop gedaan. Om dat te administreren, maak je die aan in fENNA. Je kiest als type “Vergoeding” (in plaats van “Op rekening”), en je legt de kostensoort, het bedrag en de btw vast, net als bij een gewone inkoop.

Begunstigde

Als je een eenmanszaak hebt, of de enige vennoot bent, wordt vanzelf vastgelegd dat je de begunstigde bent van de vergoeding. Anders moet je vastleggen voor wie de vergoeding is bedoeld.

Wat maakt de vergoeding anders?

Een inkoop belast normaal gesproken de kas (contante inkoop), of de verplichtingen aan leveranciers (inkoop op rekening). De vergoeding belast de privé-rekening (privé-opname of -storting, of rekening-courant, in het geval van een BV) van de begunstigde. Belast? Ja: vanuit het perspectief van de onderneming vergroot de vergoeding de schuld van de onderneming, in dit geval áán de begunstigde.

Privé-storting in natura

De vergoeding telt dus de uitgave op bij de schuld die de onderneming aan de begunstigde heeft. Eigenlijk alsof er een storting is geweest van privévermogen door de begunstigde. En eigenlijk is er ook een storting geweest: een storting in natura.

Vereffenen

Natuurlijk wil je je geld terug van de zaak. Dus betaal je de vergoeding uit, en maak je het totaalbedrag over naar je privé-rekening. Als je die betaling verwerkt, boek je die op zijn beurt ook weer op de privé-rekening, waardoor de schuld van de onderneming weer vermindert. Het aardige is, dat deze wijze van vereffenen gelijk is aan alle andere uitbetalingen naar je privé-rekening, en dus prima gebruik kan maken van je verwerkingsregels.

Niet vereffenen

Als je vergeet om je vergoeding uit te betalen, is er niks aan de hand. Het bedrag wordt, in het geval van de eenmanszaak of vennootschap onder firma, het tegoed bij de jaarafsluiting opgeteld bij de kapitaal-rekening, waar ook de niet-uitgekeerde winst wordt bijgeschreven. De kapitaalrekening beschrijft ook de schuld van de onderneming aan de ondernemer (of andersom).

In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.

Vergeten

Zolang de winst van de onderneming nog niet is aangegeven, kunnen vergoedingen worden vastgelegd. Het maakt, zoals eerder genoemd, niet uit of ze worden uitbetaald.

Btw

Doordat de btw ook in de vergoeding wordt vastgelegd, krijgt de onderneming de betaalde btw terug (als dat van toepassing is).

Bewijsmateriaal

Omdat het gaat om het overdracht van geld van onderneming naar ondernemer, is het van belang om de vergoeding goed te onderbouwen met bijlagen. Gebruik de fENNA-app om een foto van de bon te maken, upload de factuur vanaf je computer, of email hem naar post@fenna.nl.

Betaalstatus wijzigen

8 april 2019

Door fenna

Wel of geen betaling inlezen

fENNA wijzigt de betaalstatus van een factuur als een betaling verwerkt wordt voor een factuur. De boekhouding houdt zo mooi de betaalstatus bij. Maar soms heb je geen tijd (of zin) om betalingen in te lezen, maar weet je wel dat een factuur is betaald. Daarom kun je vanaf nu de betaalstatus van de factuur wijzigen in het factuur-overzicht scherm.

Dropdown menu

Voor openstaande facturen is een drop down menu beschikbaar waarmee je kan aangeven of de factuur is betaald. Je kunt kiezen tussen contante betaling of een “andere”. Als je “betaald (contant)” kiest, maakt fENNA meteen de boeking in het kasboek voor je. Dan klopt dat ook weer. Als je “betaald (anders)” kiest, markeer je de factuur als betaald, maar er is geen betaling verwerkt. De status is dan “betaald*”. Aan het sterretje kun je zien dat de betaling nog niet verwerkt is. Als je met je muis boven de status-omschrijving komt, wordt dat verduidelijkt in tekst.

Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter "betaald". — Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter “betaald”.

Herinneringen, aanmaningen, incasso

Voor de factuur de op “betaald*” staat, kan je geen herinnering sturen vanuit fENNA. De factuur komt ook niet meer in de aanmaan- en incasso- alerts. Als je hem weer op “openstaand” zet, verandert de status weer terug. Dus als die “herinnerd” of “gemaand” was, zal dat opnieuw “herinnerd” of “gemaand” zijn. Je doorbreekt de cyclus dus niet met de status-verandering. Bij wanbetaling kun je je factuur zo snel, en als fENNA-gebruiker gratis, overdragen aan Excellent Incasso.

Per ongeluk?

Als je per ongeluk de (verkeerde) factuur op “betaald*” zet, is er niks aan de hand. Je kunt hem gewoon weer op “openstaand” zetten. Als er al een herinnering of aanmaning was verstuurd voor de factuur, stelt fENNA de oorspronkelijk status opnieuw in. Op deze manier kun je ook facturen die “echt” betaald zijn (waarvoor de betaling is verwerkt), óók op “openstaand” zetten. fENNA zet dan bank-betalingen op “te verwerken”, contante betalingen maakt fENNA direct ongedaan.

Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op "openstaand" zetten in het factuur-overzicht. — Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op “openstaand” zetten in het factuur-overzicht.

Betalingen inlezen

Als je betalingen inleest behandelt fENNA de factuur, die op “betaald*” staat, als een gewone openstaande factuur. De factuurbetaling wordt in principe automatisch verwerkt. Als dat niet lukt, zijn de facturen met status “betaald*” beschikbaar in het rechter-paneel, om met de hand te verwerken.

Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.

Betalingsverwerking met fENNA

7 december 2018

Door fenna

Betalingsverwerking gemakkelijk gemaakt

Het verwerken van betalingen is in fENNA het belangrijkste wat je doet, op het factureren na. De Betalingsverwerking is voor een gedeelte geautomatiseerd, maar je zult het betalingen-scherm toch regelmatig nodig hebben. In het betalingen-scherm kies je de bestemming van de betaling. Daarmee wordt de boekhouding bijgewerkt.

Inkopen

Als de betaling gebruikt is voor een inkoop, maakt fENNA die op de achtergrond ook aan. Je kunt direct de PDF van de inkoop-factuur bijvoegen. En de inkoop later bij “Inkopen” terugvinden. Je laat fENNA een inkoop aanmaken door een Btw-percentage te kiezen. Als de inkoop-factuur meerdere Btw-tarieven heeft, verdeel je het betaalde bedrag. Gebruik daarbij de waarde inclusief Btw in de uitsplitsing.

De Btw-code

fENNA bepaalt voor bijna 80% van de bestemmingen welke Btw-code erbij hoort. Automatisch. Dat gaat alvast goed. Als er meerdere mogelijkheden zijn, stelt fENNA er één voor, maar moet je zelf controleren of het klopt, en eventueel veranderen. Als je niet zeker bent over hoe het zit met de Btw, kijk dan eens op de website van de Belastingdienst.

fENNA bepaalt in de meeste gevallen automatisch het juiste Btw-tarief voor je.

Buitenlandse leveranciers

Let op dat voor buitenlandse leveranciers een nultarief geldt voor de Btw. fENNA werkt daar mee, maar het betekent wel dat in het adres van het contact het juiste land moet worden aangegeven.

Niet Btw-plichtig

Als je niet Btw-plichtig bent, houdt fENNA daar ook rekening mee. Voor inkopen wordt de 0% Btw-code gekozen. Voor andere betalingen natuurlijk gewoon “geen inkoop”.

Hoe werkte het ook weer?

We hebben vastgesteld dat het scherm voor het verwerken van betalingen het lastigste is, van heel fENNA. Ondanks dat er video’s beschikbaar zijn over hoe het ook weer werkt, kan het best zijn dat je even bent vergeten hoe het ook weer zat. Om je in die gevallen te helpen, hebben we een functie toegevoegd, die instructies geeft over hoe de betaling te verwerken. Deze instructies verschijnen op het moment dat de verwerking “stokt”, en zijn bedoeld om je te wijzen op de drie zaken om in te voeren:

Contact
Bestemming
Btw-code (wordt in veel gevallen automatisch gedaan)

Of om een openstaande inkoop of verkoop op de betaling te ‘slepen’.

Openstaande inkopen of -facturen

Als je een openstaande inkoop of -factuur verwerkt, doe je dat door die op de betaling te slepen. Omdat dan automatisch de bestemming en Btw-code wordt bepaald, en die niet veranderd hoort te worden, hebben we gezorgd dat de invoer voor de betaling niet meer gewijzigd kan worden. Als je de verkeerde inkoop of factuur hebt gebruikt, kun je de juiste er alsnog op slepen. Dat werkt gewoon.

Door een openstaande inkoop op de betaling te slepen, vult fENNA alles voor je in. Je hoeft alleen nog maar op verwerken te klikken.

Herstellen

Als je eigenlijk helemaal geen inkoop of factuur had moeten slepen, klik je op “herstel” om opnieuw te beginnen met de betaling.

De Blauwe Knop

Wil je voortaan alle betalingen op dezelfde wijze verwerken, dan kies je voor de blauwe knop. De toewijzing van contact, bestemming en Btw-code wordt voortaan toegepast op betalingen met dezelfde IBAN van de tegenpartij, of waarvan de omschrijving de tekst in “beschrijving bevat” bevat. Zie op deze blog-post hoe je betalingen automatisch laat verwerken met de Blauwe Knop.

De Blauwe Knop®

19 maart 2018

Door fenna

Supersnel automatisch betalingen verwerken

Steeds weer opnieuw

Het leven zit vol herhaling, soms fijn, zoals de zon die steeds weer op komt, maar soms ook minder fijn.

Zo zijn er voor de ondernemer ook gebeurtenissen die zicht steeds herhalen, soms fijn (facturen sturen), soms minder fijn. Zoals het steeds opnieuw verwerken van je betalingen. Je wil die betalingen automatisch verwerken.

Verwerkingsregels

Gelukkig kun je met fENNA verwerkingsregels maken. Dat zijn vastgelegde instructies die fENNA hanteert tijdens het inlezen van de betalingen. Dat bespaart je de moeite om terugkerende betalingen (bijvoorbeeld de huur van je werkplek, of lease van je auto) apart te verwerken. Na het inlezen van je betaling krijg je een overzicht van de verwerkte betalingen. Als je niet tevreden bent over de verwerking, kun je die daar direct ongedaan maken (vuilnisbakje), of aanpassen (klikken op de regel).

Gebruikersgemak

Het aanmaken van verwerkingsregels was alleen een beetje ingewikkeld. Daarvoor moest je naar een speciaal scherm, om het contact op te zoeken, het IBAN nummer over te typen of the plakken. En als je fENNA wil laten matchen op de omschrijving werd het helemaal lastig (kopiëer de omschrijving in het verwerkings-scherm, ga naar het verwerkingsregel-scherm, plak daar de omschrijving). Dat kon beter. Dat wisten we eigenlijk al een poosje, maar vereenvoudigen is vaak ingewikkelder dan je denkt.

Maar nu is er de Blauwe Knop!

Automatisch betalingen verwerken met één druk op de knop

We hebben uiteindelijk de Blauwe Knop ontwikkeld. De blauwe knop is onderdeel van het verwerkings-scherm, en maakt op basis van de toewijzing en Btw-keuze een verwerkingsregel en past die direct toe op de onverwerkte betalingen.

De Blauwe Knop is vooral handig als je een achterstand hebt weg te werken! Voor betalingen met een IBAN-rekeningen wordt de verwerkinigsregel direct (de tegenpartij is direct herkenbaar aan het IBAN nummer). Betalingen zonder IBAN hebben een tekst nodig in de omschrijving, die moet voorkomen in de omschrijving van de te verwerken betalingen, wil de regel worden toegepast. Daarom wordt je doorgestuurd naar het verwerkingsregel-scherm, dat vooraf is ingevuld. Daar kun je de omschrijvingtekst gebruiken om de vergelijkingstekst te maken. Onderstaand filmpje laat zien hoe het werkt. fENNA – de Blauwe Knop van Team fENNA op Vimeo.

Automatiseren is goed, maar controle is beter

Wat als een leverancier een veel te groot bedrag afschrijft? Wel handig als je dat opmerkt. Daarom is de verwerkingsregel beperkt tot een maximum-bedrag. Bij automatisch aangemaakte verwerkingsregels (die waar een IBAN bekend is), is het maximum-bedrag gelijk aan het bedrag van de betaling. Betalingen bóven dat bedrag moeten handmatig verwerkt worden. Die zie je dus langskomen. Als je dan opnieuw kiest voor de Blauwe Knop, wordt de verwerkingsregel bijgewerkt met het nieuwe maximum-bedrag (en nieuwe bestemming en Btw-keuze).

Niet voor de Belastingdienst

Omdat de bestemming van betalingen aan de Belastingdienst kan variëren, én omdat de Belastingdienst een speciaal contact is, krijg je bij een IBAN van de Belastingdienst geen Blauwe Knop.

Betaaldiensten

Veel Internet-aankopen gaan via IDeal. De betaaldiensten die dit aanbieden werken vaak voor veel websites. Dat betekent dat al die websites incasseren via hetzelfde rekeningnummer. Als fENNA het IBAN van een betaaldienst herkent, zal ze voorstellen om een verwerkingsregel te maken op basis van vergelijkingstekst in plaats van IBAN. Dit voorkomt dat betalingen ten onrechte worden toegewezen aan een verkeerde bestemming.

Team fENNA wenst je er veel plezier mee!

Eerst naar jezelf overmaken!

19 maart 2018

Door fenna

Houd zakelijk en privé gescheiden

Zakelijk en privé als ondernemer

Zakelijk en privé lopen bij de meeste ondernemers wel eens door elkaar. ’s Avonds werk je nog wat, of in het weekend. Zolang je vriend, vriendin of gezin het allemaal trekt is daar niks mee aan de hand. Als je een negen-tot-vijf mentaliteit had gehad was je wel werknemer geworden.

Financieel ligt dat anders

Niet al het geld dat door je onderneming loopt is ook voor jou. Leveranciers willen een deel, en vergeet met name de Belastingdienst niet. Het is moeilijk in te schatten wat achteraf gezien jouw deel is. In het geval van een eenmanszaak is het de uiteindelijke winst, aan het einde van het jaar. Om die winst goed te kunnen bepalen, is het belangrijk dat je werk- en privé zoveel mogelijk gescheiden houdt.

Bankrekening voor de zaak

Een vereiste is een eigen bankrekening voor je zaak. Er is geen wet die dat voorschrijft, maar werken vanuit je privé-rekening is niet goed. Het levert een hoop gedoe en vragen op (was dat pak melk nu kantine-kosten of gewoon ontbijt?). De Belastingdienst zou je administratie kunnen afkeuren vanwege de onduidelijkheid. Ander goed gebruik is om géén privé-uitgaven te doen met je zakelijke rekening. Anders helpt het niet echt om een zakelijke rekening te hebben.

Loonvoorschot en salaris

Om te kunnen leven moet je wél geld hebben, en je mag je zakelijke rekening niet voor het ontbijt gebruiken! Daarom schrijf je periodiek (doorgaans maandelijks), geld over van je zakelijke rekening naar je privé rekening. Dit heet een privé-opname, tenminste als je een eenmanszaak of VoF hebt. als je een BV hebt is het een loonbetaling. Vanuit je bankafschrift wijs je de betaling toe aan “privé-opname” (of R/C directie in geval van een BV). Dit doe je voor alle betalingen aan privé-rekening, en: het is géén inkoop (geen Btw).

Verwerkingsregel maken

Alle betalingen? Ja alle betalingen aan je privé-rekening(en) moeten worden aangemerkt als privé-opname. Ze worden dus allemaal toegewezen aan Privé-opname (of R/C Directie voor je BV). Maak daarom een verwerkingsregel (filmpje). Als fENNA je bankrekening herkent, weet ze wat ze moet doen met de toewijzing, en jij hebt er geen omkijken meer naar. In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je een snel een verwerkingsregel maakt met de Blauwe Knop (met geluid). fENNA-verwerkingsregels vanTeam fENNA op Vimeo.

Vergelijken

Aan het einde van het jaar worden voor eenmanszaak of VoF alle privé-opnamen verrekend met de winst, en het resultaat wordt bij je kapitaal opgeteld. Voor BV’s worden de privé-opnamen vergeleken met het netto-salaris dat waarop je recht hebt (waarover belasting is betaald).

Eerst naar jezelf overmaken!

Wat als je nu een grote privé-uitgave hebt, en je hebt méér dan genoeg geld op je zakelijke rekening (en wat minder op je privé)? Dan betaal je toch snel even met je zakelijke rekening? Wij van fENNA zeggen: Niet doen! Maak eerst naar je privé-rekening over, en betaal dan vanuit je eigen rekening de uitgave. Op die manier wordt alles (met de verwerkingsregel) goed bijgehouden, en voorkom je verwarring en problemen.

Oeps, al gedaan :s

Voor de keren dat je per ongeluk toch vanuit je zakelijke rekening een privé-betaling hebt gedaan, hebben we, om je te helpen, een paar extra privé-bestemmingen: hypotheek, AOV, ziektekosten verzekering, bekeuringen. Deze worden ook verrekend met je winst of salaris. Je kunt ze gebruiken voor je ‘fouten’ uit het verleden. Maar in de toekomst: Eerst naar jezelf overmaken!