Blog

Belasting in de boekhouding

Door

Belasting in de boekhouding

Betalingen van belasting in de boekhouding verwerken is in fENNA niet moeilijk, maar je moet even weten wat je doet. We zetten het hier voor je op een rijtje. Het type belasting bepaalt welke bestemming het krijgt in de boekhouding. Als je veel betalingen hebt gedaan, is het soms lastig om terug te vinden om welke belastingen het gaat. Daarvoor gebruik je het aanslagnummer, en als dat niet beschikbaar is, het betalingskenmerk.

Betalingskenmerk

Bij veel betalingen is alleen het betalingskenmerk beschikbaar. Met dit betalingskenmerk kun je het aanslagnummer vinden in de zoekhulp van de belastingdienst. Start de zoekhulp en geef aan dat je het aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer wilt weten. Kopieer dan het betalingskenmerk uit de omschrijving van de betaling, en plak het (in delen) in de invoer van de zoekhulp. De Zoekhulp voor het aanslagnummer helpt je met het vinden van het aanslagnummer, zodat je de belasting in de boekhouding kunt verwerken.

Aanslagnummer

Om te zien aan welke belasting de betaling is besteed, kijk je naar het aanslagnummer. In dat “nummer” staat ook een letter, dat is waar je op let. In deze tabel staat welke letter bij welke belasting hoort, en op welke bestemming je die boekt.
Letter in aanslagnummer Soort belasting Bestemming
B, F, O Omzetbelasting Openstaande btw-aangifte, eventueel 12100 BTW te betalen, als het gaat om een betaling van vóórdat fENNA werd gebruikt.
L, A, J Loonheffing 15000 Te betalen loonheffing. Dit compenseert dan het bedrag van de loonjournaalpost, waardoor het daar weer glad loopt.
H, N Inkomstenbelasting 11002 Privé IB en ZVW betaald
W Zorgverzekeringswet 11002 Privé IB en ZVW betaald
V Vennootschapsbelasting 17500 Te betalen Vennootschapsbelasting
M, Y Motorrijtuigenbelasting 40601 Motorrijtuigenbelasting, als het gaat om een auto van de zaak. Anders is het een privé-opname of -storting (rekeningnummer 11001, of 11000 R/C directie).
T Toeslagen Toeslagen zijn altijd privé, en worden dus op 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie).
E Reclamebelasting 41110 Reclamekosten overig
D Dividend belasting 00941 Dividend belasting
Z Overigen 11001 Privé opname of -storting geboekt (of 11000 R/C directie)

Je boekhouding downloaden

Door

Een archief van je boekhouding downloaden

fENNA gebruikers kunnen een archief van de boekhouding downloaden. Dit archief bestaat uit een grootboekkaart in HTML formaat, voor het gekozen jaar, inclusief verwijzing naar de gekoppelde bijlagen, zoals facturen en de bonnetjes die je met de bonnetjes-app hebt vastgelegd. Ook vind je alle facturen die je hebt gemaakt terug, en de bestanden die nog in het postvak staan, en dus nog niet zijn gekoppeld. Tenslotte zijn de geüploade bankafschriften bijgevoegd, eventuele offertes, en de btw-aangiften.

Niet verplicht

Hoewel het een goed voelt om een afschrift van je boekhouding in eigen beheer te hebben, is het niet verplicht. Zolang je fENNA abonnement loopt, heb je toegang to alles. Er worden dagelijks back-ups gemaakt van fENNA, en de servers van fENNA staan ver boven zee-niveau.

Downloaden in een zip-bestand

Deze documenten worden samengevoegd in een zip-bestand. Door de compressie neemt het minder ruimte in, en is het bovendien in één bestand op te slaan. Met deze functie heb je altijd een afschrift van je administratie, ongeacht of je wel-of-niet met fENNA blijft werken. Je kunt het op je eigen computer opslaan, op een externe harde schijf, of op een cloud opslag-dienst, zoals Dropbox of Google Docs. Je boekhouding downloaden is zó gedaan in fENNA  

Download starten

Je kunt de download starten vanuit Instellingen > download archief. Daar kies je het jaar dat je wil downloaden, en start je het proces. Het kan even duren voordat alle informatie is verzameld, en de download start. Kies “Bestand opslaan”, om ervoor te zorgen dat het opgeslagen wordt in de “Downloads” map. Als je het direct opent wordt het als tijdelijk bestand opgeslagen, in een moeilijk te vinden folder.

Bewaartermijn

De belastingdienst eist dat je je administratie na het einde van het boekjaar nog zeven jaar bewaart (10 jaar voor elektronische diensten, zoals fENNA zelf), voor eventuele nacontrole. Als je een download maakt van je administratie kun je daar simpel aan voldoen.

Mollie-betalingen in de boekhouding

Door

Met gemak de boekhouding bij

Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.

Betaalkoppeling

Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen. Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt. De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren. Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.

Betaling en afrekening

Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.

Inhouding van kosten

Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).

Vereffenen van facturen

De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.

Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding

In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler. Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden. Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren. Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.

Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding

Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:
  1. Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
  2. De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
  3. De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
  4. De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.

Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding

Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:
  1. Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
  2. Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
  3. Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
  4. Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.
Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.

Een factuur verrekenen in een handomdraai

Door

Een factuur verrekenen

Soms wil je een factuur verrekenen met iets anders dan een betaling. In sommige situaties krijg je het complete factuurbedrag niet uitbetaald. Normaal gesproken betekent dat dat de factuur gedeeltelijk blijft openstaan. Maar soms is de factuur volledig  afgehandeld, en komt er geen betaling meer. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld:
  • Je voor een gedeelte van de factuur een credit factuur hebt gemaakt
  • Het incasseren van de factuur is uitbesteed (aan een factoringdienst)
  • Er een klein, acceptabel, betalingsverschil is
  • Je de factuur wilt verrekenen met een inkoop
  • Je de factuur wilt verrekenen met een waarborgsom

Hoe verreken je een factuur

Je verrekent de factuur in het factuuroverzicht . In het keuzemenu voor de status te kies je voor “verrekenen met…”. Om te verrkenen kies je de optie "Verrekenen met..." in het keuzemenu voor de status van het factuuroverzicht. fENNA  vereffent de factuur (de status wordt op “betaald” gezet), en opent het betaling-verwerkingsscherm. Door de factuur te vereffenen zonder betaling, ontstaat een bedrag dat een bestemming nodig heeft: het verrekeningsbedrag. De bestemming voor dit bedrag kan een andere factuur, een kostensoort of grootboekrekening, of een inkoop zijn. In het betaling-verwerkingsscherm geef je  de bestemming voor het verrekeningsbedrag op. Dit gaat op dezelfde manier als je een betaling verwerkt. Dat is alles.

Een factuur verrekenen met een andere factuur

Om een credit factuur te verrekenen met een andere factuur, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Je klikt daarna op de groene knop om te verwerken. Je verrekent het bedrag met een factuur door de betreffende rechts op te zoeken, en hem erop te slepen.

Een factuur verrekenen met een inkoop

Als je het verrekeningsbedrag verrekent met een openstaande inkoop, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Daarna klik je op de groene knop. Om met de verrekening een inkoop aan te maken, kies je een bestemming en btw-tarief.  fENNA maakt dan op de achtergrond de inkoop aan. Door inhoudingen van incasseringsdiensten (ook wel “factoring” genoemd) blijven vaak kleine bedragen openstaan op de factuur. Deze kun je op deze manier verrekenen. Je kiest dan voor de bestemming “Provisie betaaldiensten”. Gebruik de factuur die je ervan krijgt om de inkoop te onderbouwen. Als je liever één inkoop maakt om meerdere restantbedragen tegen te verrekeningen, maak je die aan voordat je gaat verrekenen.

Een factuur verrekenen met het grootboek

Sommige verrekeningen, zoals afrondingsverschillen, verreken je direct met het grootboek. Kies de bestemming in het betaling-verwerkingsscherm, en kies voor de optie “geen inkoop”. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld met een waarborgsom verrekenen. Als je wilt, kun je de factuur verrekenen met het gootboek, door een bestemming te kiezen en daarbij btw-type "geen inkoop".

De verrekening ongedaan maken

Je maakt de verrekening ongedaan door de verrekende factuur op te zoeken in het factuuroverzicht (de status is inmiddels “betaald”). In het keuzemenu voor de status verander je die in “openstaand”. Je maakt de verrekening ongedaan door in het factuuroverzicht één van de facturen die gebruikt is in de verrekening op "openstaand" te zetten.

De bestemming veranderen

De verrekening is verwerkt als een betaling, en de bestemming kan in het betalingen-overzicht worden aangepast. Je gaat daarvoor naar het betalingenscherm, en kiest daar “betalingen overzicht”. In het betalingen overzicht kies je voor rekening “Verrekeningen” (keuzemenu). Je kunt daar de toewijzing  aan de bestemming ongedaan maken (door op het vuilnisbakje te klikken) en opnieuw opvoeren, of wijzigen. In het betalingenovrezicht kun je de bestemming wijzigen, door één van de verwerkingen van de verrekening ongedaan te maken.

Een factuur corrigeren – zo gedaan met fENNA

Door

Een factuur corrigeren lijkt soms lastig, maar is het niet. In dit artikel zie je uit op welke manieren je een correctie kunt uitvoeren, in welke situatie.

Concept factuur corrigeren

Als de factuur nog niet is verzonden, is het eenvoudig. Je klikt in het factuuroverzicht op de concept- factuur, en het factuurscherm wordt geopend, waar je de factuur kunt aanpassen en verzenden. Je corrigeert het concept door in het factuuroverzicht op de regel te klikken.

Verstuurde factuur corrigeren

Een verstuurde factuur is definitief gemaakt, en verwerkt in de boekhouding. Hetzelfde geldt voor een factuur die definitief gemaakt is en gedownload. Maar, zolang de factuur nog geen onderdeel is geweest van een btw-aangifte, is het mogelijk om ook de verstuurde factuur aan te passen. Dit kan door in het factuuroverzicht op het potloodje te klikken. Je bewerkt vervolgens de factuur, en verzendt opnieuw. fENNA maakt de voorgaande boekingen ongedaan , en boekt de waarden van de nieuwe factuur er voor in de plaats. Door in het factuuroverzicht op het potloodje te klikken kun je een verstuurde factuur corrigeren. Deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee verschillende facturen (PDF-documenten) met hetzelfde nummer. Daarom bevelen we die niet aan.

Factuur annuleren om te corrigeren

Een verstuurde factuur kun je ook annuleren. Je klikt hiervoor in het overzichtsscherm op het vuilnisbakje. De factuur wordt niet weggegooid – dat mag niet zomaar – maar geannuleerd. Om een factuur te annuleren klik je op het vuilnisbakje in het factuuroverzicht. De factuur wordt niet verijderd, maar verrekend met een creditfactuur. Daarna corrigeer je de factuur en stuur je die als nieuwe.   Als je een factuur annuleert, maakt fENNA een creditfactuur aan voor hetzelfde bedrag, en verrekent die direct met de oorspronkelijke. In de boekhouding is alles direct afgewerkt. Je verstuurt de annuleringsfactuur om aan je klant te laten weten dat de oorspronkelijke niet betaald hoeft te worden.Annuleer je een factuur, om een factuur te corrigeren, dan krijgt je klant dus twee nieuwe facturen. Één annuleringsfactuur (de credit factuur van de oorspronkelijke) en één gecorrigeerde factuur. Hoewel dit omslachtig klinkt, is het de eenvoudigste manier om de correctie af te handelen. dit komt omdat de oorspronkelijke, en de credit factuur direct zijn verrekend, en er maar één openstaande factuur overblijft.

Factuur verwijderen en dan corrigeren

Als het nodig is, kun je de laatst verstuurde factuur worden ook weggooien, en de factuur corrigeren door hem opnieuw te maken. Als je op het vuilnisbakje klikt, krijg je deze optie. fENNA maakt de boekingen ongedaan , en verwijdert het document . Om de nummerreeks compleet te houden (dit is een vereiste van de belastingdienst) kan dit alleen met alleen de laatste factuur gebeuren. Ook deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee facturen met hetzelfde nummer. We bevelen we die dus ook niet aan.

Een credit factuur als correctie

Je kunt een factuur tenslotte corrigeren door een credit factuur te sturen voor het gedeelte dat teruggenomen wordt. Een credit factuur is een factuur waarmee je bevestigt dat de ontvanger geld tegoed heeft , in plaats van dat hij geld moet betalen. Het is doorgaans een correctie op een eerdere factuur. Je maakt in fENNA een credit factuur op dezelfde manier als een gewone factuur, maar brengt een negatief bedrag in rekening. Dit doe je door een negatieve prijs te berekenen, of door een negatief aantal in rekening te brengen. Bijvoorbeeld als een gedeelte van de oorspronkelijke hoeveelheid van de bestelling retour komt. De eenvoudigste manier om er een te maken is om de oorspronkelijke factuur te kopiëren, en in de factuurregels de prijs of hoeveelheden aan te passen. Om een creditfactuur te maken voor het te corrigeren gedeelte van het bedrag is het eenvoudig om een kopie te maken van de oorspronkelijke, en de aantallen of bedragen aan te passen. De credit factuur moet later handmatig verrekend worden met de oorspronkelijke factuur. Je leest in het artikel Een factuur verrekenen, hoe je dat doet.