Blog
In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.
Producten uploaden in fENNA
Producten, eenheden en productnummers
Je kunt in fENNA artikelen aanmaken, een naam, een prijs en een btw-percentage toewijzen. Prijzen zijn exclusief, en inclusief btw te beheren. Heb je een fENNA compleet abonnement, of facturatie-plus, dan kun je ook producten beheren door die te uploaden met een Excel-bestand. Dit is natuurlijk handig als je grote aantallen te verwerken hebt. Bovendien kun je dan ook eenheden kiezen om te gebruiken voor de hoeveelheden in de factuur, en je kunt product-nummers kiezen om te gebruiken, die dan ook op de factuur zichtbaar worden.Productgroepen, productcategorieën
Productgroepen en -categorieën die je voor je producten kiest komen niet op de factuur, maar worden gebruikt in de omzet-rapportages, die bereikbaar zijn via het factuuroverzicht. Als je wil upgraden naar fENNA compleet, of fENNA facturatie, kies je “Uitgebreid productenbeheer” in het producten deel-scherm.
Uitgebreid productenscherm
Na de upgrade krijg je meteen het uitgebreide productenscherm te zien. Als je al een passend abonnement had, krijg je direct het uitgebreide productenscherm.
Downloaden van je producten
Om een goed sjabloon te hebben voor het uploaden van de producten, kun je het beste beginnen met het downloaden van de bestaande productenlijst. Vul vervolgens het gedownloade bestand aan met de ontbrekende producten.
Als er nog geen bestaande producten zijn, kun je er wellicht één aanmaken door de naam, prijs, btw-indicatie en eenheden in te vullen, en als je wilt een productgroep en -categorie. Als je die hebt opgeslagen kun je de download maken.
Open de download, vanuit onderstaand scherm, of zoek het op in de downloads folder, en open het daar. Schakel bewerken in om je aanvullingen en wijzigingen te maken.
Bewerken van het bestand
De kolom “Id”
Verander de gegevens in deze kolom niet. De kolom “Id” gebruikt fENNA als intern productnummer, en de upload vervangt de gegevens van het opgegeven Id. Voor nieuwe producten laat je het leeg. FENNA maakt dan een Id voor je aan. Het “Id” van het product wordt niet op de factuur of offerte getoond. Voor weergave of de factuur is de kolom “productnummer”.De kolom “Categorie”
Vul hier een tekst in (alleen cijfers mag ook), van maximaal 255 tekens. Je mag hem ook leeg laten. De kolom “categorie” wordt gebruikt om de productcategorie van de productgroep bij te werken, of te maken. De productcategorie is gekoppeld aan de productgroep, dus als je verschillende categorieën bij dezelfde productgroep plaatst, wordt de laatste uiteindelijk gekoppeld aan de productgroep. Deze koppeling geld dan voor alle producten van die productgroep.De kolom “Productgroep”
Hier vul je ook een tekst in, van maximaal 255 tekens. Je mag hem ook leeg laten. Als je niet-bestaande productgroepen invult, maakt fENNA die automatisch aan.De kolom “Productnummer”
Vul hier een nummer of tekst in van maximaal 50 tekens. Je mag hem ook leeg laten. Dit productnummer wordt getoond op de factuur, vóór de productnaam. Je kunt het ook gebruiken om het product op te zoeken als je je factuur maakt. Je kunt het veranderen als je een foutje hebt gemaakt, want fENNA gebruikt het interne nummer (de kolom “Id”) om het product te herkennen. Dit productnummer kun je gebruiken om bijvoorbeeld naar een nummer in een ander systeem te verwijzen.De kolom “Naam”
Vul hier een tekst in van maximaal 255 tekens. Laat deze niet leeg. Deze kolom is bedoeld om het product met een bondige tekst te omschrijven.De kolom “Omschrijving”
Deze kolom kan gebruikt worden om een uitgebreide omschrijving te geven die bij het product hoort. Bij selectie van het product, wordt de product-omschrijving gebruikt om de “omschrijving”-kolom in het factuur- of offertescherm te vullen. Het kan meer tekst zijn die meerdere regels omvat. De tekst zal ook met meerdere regels op de factuur of offerte verschijnen, en wordt, gescheiden door een spatie, met het productnummer en de -naam in de onder de kop “Geleverd” op de factuur afgedrukt.De kolom “Eenheid”
Deze kolom moet één van onderstaande waarden bevatten (de lange vorm), of leeg zijn. De eenheden zijn de verkoop-eenheden, en worden op de factuur getoond, in afgekorte vorm.
De kolom “Prijs”
Deze kolom moet een cijfer bevatten, of leeg zijn. De prijs kan tot in 4 decimalen worden opgegeven (honderdsten centen). Je kunt de prijs op de factuur wijzigen, maar die wijziging geldt dan alléén voor die factuur.De kolom “excl./incl.”
Met de waarde in deze kolom geef je aan of de opgegeven prijs in- of exclusief btw is. Deze kolom vul je met de letter “e”, om “exclusief btw” aan te geven, of met “i“ om “inclusief btw” aan te geven. Als je hem leeg laat hanteert fENNA “exclusief btw”.De kolom “btw”
In deze kolom mag tekst voorkomen, maar letters worden genegeerd. FENNA vergelijkt de invoer met de beschikbare btw-tarieven, en als het een bestaand tarief is, wordt het opgeslagen. Als een getal is gebruik dat geen bestaand tarief is, levert het uploaden een foutmelding op.Opslaan
Als je gereed bent met het invullen van het productenbestand, sla het dan op. Zonder opslaan worden de gegevens ook niet ingelezen. Controleer voor de zekerheid je gegevens nog een keer.Uploaden van het bestand
Klik vervolgens op de “Upload producten” knop. Dan opent een verkenner-scherm, waar je je productenbestand kunt kiezen.
Als je bestand hebt gekozen, vraagt fENNA nog één keer om controle en bevestiging (een ongelukje zit tenslotte in een klein hoekje). De grootte wordt weergegeven om te helpen bepalen dat je het juiste bestand hebt. (9,44 kB is een stuk of 15 producten).
Als je op “Ja” klikt wordt het uploaden van de producten gestart.
Eventuele foutmeldingen bij het importeren worden in het productenscherm weergegeven, om je te helpen om de fouten op te lossen. Margeregeling
Margeregeling voor gebruikte goederen
Bij handel in gebruikte goederen kan de margeregeling van toepassing zijn. Dat wil zeggen dat je bij inkoop geen btw aftrekt, en bij verkoop btw afdraagt op de winstmarge in plaats van het hele verkoopbedrag. De margeregeling belast de extra toegevoegde waarde die ontstaat bij (her)verkoop van gebruikte goederen. Dit sluit aan bij het principe van btw, dat de toevoeging van waarde belast, en niet de productwaarde op zich. Door de marge te belasten, en niet het hele verkoopbedrag, is het verkoopbedrag voor klanten die geen btw aftrekken (vooral particulieren) lager.Berekening van de btw
Om de btw-verplichting bij verkoop van marge-goederen te bepalen, boekt fENNA de marge-omzet op een aparte rekening, los van de reguliere omzet. De kosten van de inkopen van de marge-goederen worden ook op een ‘eigen’ rekening geboekt. Het verschil is de marge, en daarover berekent fENNA de af te dragen btw.Hoge en lage btw
Margegoederen factureren
Om margegoederen te factureren open je het producten-scherm (vanuit het offerte- of factuurscherm). Je geeft als btw-type “marge (hoog)” voor marge-artikelen die onder het hoge btw-tarief vallen (anders kies je “marge(laag)”). Door in de factuur dit product te kiezen, boekt fENNA de omzet automatisch op de juiste margerekening . Zoals altijd kan apart in de factuurregel een prijs en omschrijving worden bepaald.
Inkopen van margegoederen
Om de inkopen van margegoederen vast te leggen, kies je bij de inkoop of betaling de bestemming “inkopen marge hoge btw”, of “inkopen marge lage btw”. Je mag geen btw aftrekken voor de inkoop. Je kiest daarom dus het 0%-tarief.
Globalisatiemethode
In fENNA past standaard de globalisatiemethode toe. Je mag géén btw-aftrek toepassen als je een negatieve marge hebt (voor méér geld margegoederen ingekocht dan verkocht). fENNA “geeft” dan de negatieve marge automatisch “door” naar de volgende periode. Op het moment dat er een positieve marge ontstaat, wordt die in de btw-aangifte opgenomen. Hier hoef je dus niets voor te doen.Individuele methode
De individuele methode staat niet toe dat je negatieve marge naar een volgende periode overdraagt. Om deze methode toe te passen in fENNA, boek je de inkopen als normale inkopen met 0% btw. Vóórdat je btw-aangifte doet, boek je het totale kosten-bedrag van de verkochte marge-goederen over naar de marge-rekening (of je vraagt dit aan ons in een ondersteuningsverzoek).Welke methode gebruiken?
Welke methode je mag gebruiken hangt af van het soort producten je dat verhandelt. Je kunt de Belastingdienst verzoeken om voor 5 jaar van methode te wisselen.De btw op je factuur
Btw voor iedereen
Iedereen heeft met de Belasting Toegevoegde Waarde (btw) te maken. Zelfs als je onderneming niet btw-plichtig is, betáál je nog steeds btw. Je leest in dit blog over het principe van toegevoegde waarde, en hoe btw werkt. Voor het factureren en de bijbehorende boekhouding heeft het nogal wat impact. Dit artikel legt uit wat er met de btw op je factuur gebeurt in welke situatie.Hoe bepaalt fENNA de btw op je factuur?
Als je een factuur maakt, kijkt fENNA naar een aantal dingen bij het bepalen van het btw-tarief, en het boeken van de omzet in de boekhouding, en in deze volgorde:- of de onderneming btw-plichtig is
- het land van de klant (dat je invult bij de adresgegevens)
- of “btw-verlegd” is aangevinkt
- het aangegeven tarief van de factuurregel
Niet btw-plichtig
Als de onderneming niet btw-plichtig is, mag die geen btw in rekening brengen. Eventuele btw-instellingen op product-niveau (die producten op hoge of lage btw-tarieven toewijzen) worden overschreven in het factuurscherm. De btw-percentage-selectie in het factuurscherm staat op 0% en is niet te veranderen.
Kleine-ondernemersregeling (KOR)
Vanaf 2020 kun je er onder bepaalde omstandigheden voor kiezen om gebruik te maken van de kleine-ondernemersregeling (KOR). Door bij de btw instellingen te kiezen voor “niet btw-plichtig”, helpt fENNA je bij het maken van je facturen (er wordt niet per ongeluk btw in rekening gebracht), maar ook bij de inkopen (je kunt niet per ongeluk btw-aftrek boeken). Lees hier meer over de nieuwe KOR .Tarieven of vrijstellingen
Het normale btw-tarief is 21%. Voor sommige producten of diensten, of in bijzondere gevallen, is het lage tarief (9%), het nultarief, of btw-vrijstelling van toepassing. Zie de op de pagina tarieven en vrijstellingen bij de belastingdienst welke dit zijn. In fENNA kies je voor vrijgestelde producten en diensten het 0%-tarief op de factuur. Als je vaste producten of diensten levert, kun je daarvoor het btw-tarief opvoeren, dat onder normale omstandigheden (zonder verlegging, bij binnenlandse klanten) wordt gebruikt.Btw verlegd
In bepaalde gevallen (zie op we website van de belastingdienst wanneer je btw moet verleggen), wordt de btw verplichting verlegd van de leverancier naar de klant. Dat wil zeggen dat er geen (0%) btw op de factuur komt, en het totale factuur bedrag geen btw bevat. Als één van de producten of diensten op de factuur onder deze “verleggingsregeling” valt, moet de btw voor de hele factuur verlegd worden, ook als de andere producten of diensten op zichzelf geen verlegging zouden opleveren. In fENNA vink je “btw verlegd” aan in het factuurscherm. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op een aparte grootboekrekening geboekt, zodat altijd is na te gaan welke omzet verlegd is.
Verkopen aan andere landen binnen de EU
Je kunt bij het klant-adres aangeven wat het land is. Als dat een land is in de EU (en niet het thuisland), én als de klant een bedrijf is, geldt de verleggingsregeling. De factuur krijgt de tekst “btw verlegd” in de kop, en een verwijzing naar artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112. Voor particuliere klanten (“Personen” in fENNA) wordt de btw als normaal berekend. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op “Omzet binnen de EU” geboekt, zodat het voor de btw-aangifte goed verwerkt kan worden.
Verkopen aan andere landen buiten de EU
Voor verkopen aan landen buiten de EU wordt aan personen de btw als op normale wijze berekend. Bij verkopen aan buitenlandse bedrijven bereken je geen btw , en fENNA boekt de omzet als “omzet buiten de EU”. Ook hier kijkt fENNA naar het land van de klant.Hoe btw werkt
Wat is btw?
Btw staat voor “Belasting (op) Toegevoegde Waarde”. De belasting over toegevoegde waarde wordt op een slimme manier bij consumenten geïncasseerd, bij alles wat die koopt. Dit artikel beschrijft kort hoe btw werkt. Toegevoegde waarde is de meerwaarde die een onderneming creëert. De Nederlandse staat belast die. Een ander woord voor btw is “omzetbelasting”, maar dat dekt de lading minder goed, zoals je hieronder zult zien.
Btw over het factuurbedrag
Als een onderneming btw-plichtig is, moet die over het factuurbedrag een belastingtarief (btw-tarief) heffen, en incasseren namens de Belastingdienst. De onderneming geeft zowel de omzetbedragen en de geheven btw bedragen op in de btw-aangifte, en draagt dat vervolgens de btw af. Verschillende soorten producten en diensten worden belast met een verschillend tarief, hoog (nu 21%), laag (nu 9%), of een nul-tarief (0%). Op de website van de belastingdienst kun je vinden welke tarieven en vrijstellingen waarvoor gelden. De onderneming berekent het totale factuurbedrag, per product of dienst, op deze manier: totaal factuurbedrag = factuurbedrag + (btw-percentage x factuurbedrag) Het totale bedrag inclusief btw wordt ook wel “bruto bedrag”, genoemd, en het bedrag, exclusief btw “netto”.Btw over inkopen: voorbelasting
Hoewel het woord omzetbelasting anders doet vermoeden, gaat de belasting gaat over toegevoegde waarde, en niet de totale omzet. Daarom mag je de btw die aan de onderneming in rekening is gebracht (in veel gevallen) aftrekken van het af te dragen btw-bedrag. Er zijn uitzonderingen, waaronder bijvoorbeeld relatie-geschenken en zakelijk uit eten of -drinken. Ook mag je natuurlijk alleen btw die in rekening is gebracht aftrekken, en niet zomaar 21 procent van de totale kosten. De af te trekken btw wordt voorbelasting genoemd.Hoe btw werkt: voorbeeld
Een voorbeeld maakt duidelijk hoe btw werkt in de economische keten.
Je kunt je voorstellen dat een aardappelhandelaar bij een boer één ton aardappels inkoopt voor 1000 euro. Hierover brengt de boer 9% btw in rekening (levensmiddelen vallen onder het lage tarief). Op de factuur staat dus een totaalbedrag van 1090 euro.
De aardappelhandelaar verkoopt de aardappelen per kilo voor € 1,75 aan haar klanten (de consumenten). Hierover brengt ze dan ook 9% btw in rekening, dus op het bonnetje staat: € 1,91 per kilo.