Factureren
Hoe je het beste en eenvoudigst een correcte factuur kunt maken met fENNA.
Een verzamelfactuur maken
De verzamelfactuur
Een verzamelfactuur is een factuur die de leveringen (diensten of producten) van meerdere opdrachten ineens in rekening brengt. Het komt wel eens voor dat je klant meerdere offertes, of opdrachtbevestigingen heeft getekend, voor opdrachten die ongeveer gelijktijdig worden uitgevoerd. Met fENNA kun je die gemakkelijk in rekening brengen in één factuur: een verzamelfactuur.Voordelen
Een verzamelfactuur heeft als voordeel dat je niet alleen minder facturen stuurt. Dat is op zich namelijk zó gebeurd. Het voordeel is dat de klant maar één keer hoeft te betalen, en fENNA maar één betaling hoeft te verwerken. Ook hoef je, als het nodig is, ook maar één herinnering of aanmaning te sturen. Het is dus handig voor jezelf, en elegant naar je klant. De verzamelfactuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone.Hoe maak je een verzamelfactuur
Om te beginnen breng je de eerste opdracht in rekening. Je klikt op “Factureer” in het offerte-overzicht, of je sleept de offerte van het rechter paneel op de factuur.
Vervolgens sleep je de tweede offerte op deze factuur.
Omdat de klant hetzelfde is, verschijnt er een pop-up. Deze vraagt of je de regels van deze offerte wilt toevoegen aan de factuur, of dat je de factuurregels wil vervangen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je géén verzamelfactuur wilt maken.
Kies voor “Toevoegen”. fENNA plaatst dan de items van de tweede offerte worden onder de bestaande.
Verwijzigingen
fENNA voegt in het referentie-veld het nummer van de tweede offerte toe. Hierdoor is het voor je klant duidelijk is dat de factuur over beide opdrachten gaat.
Offerte status
Als je een verzamelfactuur maakt, zet fENNA beide offertes op “gefactureerd”, zodat je ze niet per ongeluk nog eens in rekening brengt.Anders combineren
Voor het gemak heeft fENNA de verzamelfunctie ook voor eerdere facturen. Je kunt dus twee eerdere facturen verzamelen in één nieuwe, of een offerte en een eerdere factuur. Wat belangrijk is, is dat de klant dezelfde is. Dat zorgt ervoor dat de pop-up verschijnt, die ervoor zorgt dat je de regels kunt toevoegen (verzamelen). Dus, zolang de klant dezelfde is, kun je combineren.Een factuur verrekenen in een handomdraai
Een factuur verrekenen
Soms wil je een factuur verrekenen met iets anders dan een betaling. In sommige situaties krijg je het complete factuurbedrag niet uitbetaald. Normaal gesproken betekent dat dat de factuur gedeeltelijk blijft openstaan. Maar soms is de factuur volledig afgehandeld, en komt er geen betaling meer. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld:- Je voor een gedeelte van de factuur een credit factuur hebt gemaakt
- Het incasseren van de factuur is uitbesteed (aan een factoringdienst)
- Er een klein, acceptabel, betalingsverschil is
- Je de factuur wilt verrekenen met een inkoop
- Je de factuur wilt verrekenen met een waarborgsom
Hoe verreken je een factuur
Je verrekent de factuur in het factuuroverzicht . In het keuzemenu voor de status te kies je voor “verrekenen met…”.
fENNA vereffent de factuur (de status wordt op “betaald” gezet), en opent het betaling-verwerkingsscherm.
Door de factuur te vereffenen zonder betaling, ontstaat een bedrag dat een bestemming nodig heeft: het verrekeningsbedrag. De bestemming voor dit bedrag kan een andere factuur, een kostensoort of grootboekrekening, of een inkoop zijn.
In het betaling-verwerkingsscherm geef je de bestemming voor het verrekeningsbedrag op. Dit gaat op dezelfde manier als je een betaling verwerkt. Dat is alles.
Een factuur verrekenen met een andere factuur
Om een credit factuur te verrekenen met een andere factuur, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Je klikt daarna op de groene knop om te verwerken.
Een factuur verrekenen met een inkoop
Als je het verrekeningsbedrag verrekent met een openstaande inkoop, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Daarna klik je op de groene knop. Om met de verrekening een inkoop aan te maken, kies je een bestemming en btw-tarief. fENNA maakt dan op de achtergrond de inkoop aan. Door inhoudingen van incasseringsdiensten (ook wel “factoring” genoemd) blijven vaak kleine bedragen openstaan op de factuur. Deze kun je op deze manier verrekenen. Je kiest dan voor de bestemming “Provisie betaaldiensten”. Gebruik de factuur die je ervan krijgt om de inkoop te onderbouwen. Als je liever één inkoop maakt om meerdere restantbedragen tegen te verrekeningen, maak je die aan voordat je gaat verrekenen.Een factuur verrekenen met het grootboek
Sommige verrekeningen, zoals afrondingsverschillen, verreken je direct met het grootboek. Kies de bestemming in het betaling-verwerkingsscherm, en kies voor de optie “geen inkoop”. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld met een waarborgsom verrekenen.
De verrekening ongedaan maken
Je maakt de verrekening ongedaan door de verrekende factuur op te zoeken in het factuuroverzicht (de status is inmiddels “betaald”). In het keuzemenu voor de status verander je die in “openstaand”.
De bestemming veranderen
De verrekening is verwerkt als een betaling, en de bestemming kan in het betalingen-overzicht worden aangepast. Je gaat daarvoor naar het betalingenscherm, en kiest daar “betalingen overzicht”. In het betalingen overzicht kies je voor rekening “Verrekeningen” (keuzemenu). Je kunt daar de toewijzing aan de bestemming ongedaan maken (door op het vuilnisbakje te klikken) en opnieuw opvoeren, of wijzigen.
Een factuur corrigeren – zo gedaan met fENNA
Een factuur corrigeren lijkt soms lastig, maar is het niet. In dit artikel zie je uit op welke manieren je een correctie kunt uitvoeren, in welke situatie.
Deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee verschillende facturen (PDF-documenten) met hetzelfde nummer. Daarom bevelen we die niet aan.
Als je een factuur annuleert, maakt fENNA een creditfactuur aan voor hetzelfde bedrag, en verrekent die direct met de oorspronkelijke. In de boekhouding is alles direct afgewerkt.
Annuleer je een factuur, om een factuur te corrigeren, dan krijgt je klant dus twee nieuwe facturen. Één annuleringsfactuur (de credit factuur van de oorspronkelijke) en één gecorrigeerde factuur.
Hoewel dit omslachtig klinkt, is het de eenvoudigste manier om de correctie af te handelen. dit komt omdat de oorspronkelijke, en de credit factuur direct zijn verrekend, en er maar één openstaande factuur overblijft.
Als het nodig is, kun je de laatst verstuurde factuur worden ook weggooien, en de factuur corrigeren door hem opnieuw te maken. Als je op het vuilnisbakje klikt, krijg je deze optie.
fENNA maakt de boekingen ongedaan , en verwijdert het document . Om de nummerreeks compleet te houden (dit is een vereiste van de belastingdienst) kan dit alleen met alleen de laatste factuur gebeuren.
Ook deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee facturen met hetzelfde nummer. We bevelen we die dus ook niet aan.
De credit factuur moet later handmatig verrekend worden met de oorspronkelijke factuur. Je leest in het artikel Een factuur verrekenen, hoe je dat doet.
Concept factuur corrigeren
Als de factuur nog niet is verzonden, is het eenvoudig. Je klikt in het factuuroverzicht op de concept- factuur, en het factuurscherm wordt geopend, waar je de factuur kunt aanpassen en verzenden.
Verstuurde factuur corrigeren
Een verstuurde factuur is definitief gemaakt, en verwerkt in de boekhouding. Hetzelfde geldt voor een factuur die definitief gemaakt is en gedownload. Maar, zolang de factuur nog geen onderdeel is geweest van een btw-aangifte, is het mogelijk om ook de verstuurde factuur aan te passen. Dit kan door in het factuuroverzicht op het potloodje te klikken. Je bewerkt vervolgens de factuur, en verzendt opnieuw. fENNA maakt de voorgaande boekingen ongedaan , en boekt de waarden van de nieuwe factuur er voor in de plaats.
Deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee verschillende facturen (PDF-documenten) met hetzelfde nummer. Daarom bevelen we die niet aan.
Factuur annuleren om te corrigeren
Een verstuurde factuur kun je ook annuleren. Je klikt hiervoor in het overzichtsscherm op het vuilnisbakje. De factuur wordt niet weggegooid – dat mag niet zomaar – maar geannuleerd.
Als je een factuur annuleert, maakt fENNA een creditfactuur aan voor hetzelfde bedrag, en verrekent die direct met de oorspronkelijke. In de boekhouding is alles direct afgewerkt.
Annuleer je een factuur, om een factuur te corrigeren, dan krijgt je klant dus twee nieuwe facturen. Één annuleringsfactuur (de credit factuur van de oorspronkelijke) en één gecorrigeerde factuur.
Hoewel dit omslachtig klinkt, is het de eenvoudigste manier om de correctie af te handelen. dit komt omdat de oorspronkelijke, en de credit factuur direct zijn verrekend, en er maar één openstaande factuur overblijft.
Factuur verwijderen en dan corrigeren
Als het nodig is, kun je de laatst verstuurde factuur worden ook weggooien, en de factuur corrigeren door hem opnieuw te maken. Als je op het vuilnisbakje klikt, krijg je deze optie.
fENNA maakt de boekingen ongedaan , en verwijdert het document . Om de nummerreeks compleet te houden (dit is een vereiste van de belastingdienst) kan dit alleen met alleen de laatste factuur gebeuren.
Ook deze werkwijze leidt tot het ontstaan van twee facturen met hetzelfde nummer. We bevelen we die dus ook niet aan.
Een credit factuur als correctie
Je kunt een factuur tenslotte corrigeren door een credit factuur te sturen voor het gedeelte dat teruggenomen wordt. Een credit factuur is een factuur waarmee je bevestigt dat de ontvanger geld tegoed heeft , in plaats van dat hij geld moet betalen. Het is doorgaans een correctie op een eerdere factuur. Je maakt in fENNA een credit factuur op dezelfde manier als een gewone factuur, maar brengt een negatief bedrag in rekening. Dit doe je door een negatieve prijs te berekenen, of door een negatief aantal in rekening te brengen. Bijvoorbeeld als een gedeelte van de oorspronkelijke hoeveelheid van de bestelling retour komt. De eenvoudigste manier om er een te maken is om de oorspronkelijke factuur te kopiëren, en in de factuurregels de prijs of hoeveelheden aan te passen.
De credit factuur moet later handmatig verrekend worden met de oorspronkelijke factuur. Je leest in het artikel Een factuur verrekenen, hoe je dat doet. De btw op je factuur
Btw voor iedereen
Iedereen heeft met de Belasting Toegevoegde Waarde (btw) te maken. Zelfs als je onderneming niet btw-plichtig is, betáál je nog steeds btw. Je leest in dit blog over het principe van toegevoegde waarde, en hoe btw werkt. Voor het factureren en de bijbehorende boekhouding heeft het nogal wat impact. Dit artikel legt uit wat er met de btw op je factuur gebeurt in welke situatie.Hoe bepaalt fENNA de btw op je factuur?
Als je een factuur maakt, kijkt fENNA naar een aantal dingen bij het bepalen van het btw-tarief, en het boeken van de omzet in de boekhouding, en in deze volgorde:- of de onderneming btw-plichtig is
- het land van de klant (dat je invult bij de adresgegevens)
- of “btw-verlegd” is aangevinkt
- het aangegeven tarief van de factuurregel
Niet btw-plichtig
Als de onderneming niet btw-plichtig is, mag die geen btw in rekening brengen. Eventuele btw-instellingen op product-niveau (die producten op hoge of lage btw-tarieven toewijzen) worden overschreven in het factuurscherm. De btw-percentage-selectie in het factuurscherm staat op 0% en is niet te veranderen.
Kleine-ondernemersregeling (KOR)
Vanaf 2020 kun je er onder bepaalde omstandigheden voor kiezen om gebruik te maken van de kleine-ondernemersregeling (KOR). Door bij de btw instellingen te kiezen voor “niet btw-plichtig”, helpt fENNA je bij het maken van je facturen (er wordt niet per ongeluk btw in rekening gebracht), maar ook bij de inkopen (je kunt niet per ongeluk btw-aftrek boeken). Lees hier meer over de nieuwe KOR .Tarieven of vrijstellingen
Het normale btw-tarief is 21%. Voor sommige producten of diensten, of in bijzondere gevallen, is het lage tarief (9%), het nultarief, of btw-vrijstelling van toepassing. Zie de op de pagina tarieven en vrijstellingen bij de belastingdienst welke dit zijn. In fENNA kies je voor vrijgestelde producten en diensten het 0%-tarief op de factuur. Als je vaste producten of diensten levert, kun je daarvoor het btw-tarief opvoeren, dat onder normale omstandigheden (zonder verlegging, bij binnenlandse klanten) wordt gebruikt.Btw verlegd
In bepaalde gevallen (zie op we website van de belastingdienst wanneer je btw moet verleggen), wordt de btw verplichting verlegd van de leverancier naar de klant. Dat wil zeggen dat er geen (0%) btw op de factuur komt, en het totale factuur bedrag geen btw bevat. Als één van de producten of diensten op de factuur onder deze “verleggingsregeling” valt, moet de btw voor de hele factuur verlegd worden, ook als de andere producten of diensten op zichzelf geen verlegging zouden opleveren. In fENNA vink je “btw verlegd” aan in het factuurscherm. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op een aparte grootboekrekening geboekt, zodat altijd is na te gaan welke omzet verlegd is.
Verkopen aan andere landen binnen de EU
Je kunt bij het klant-adres aangeven wat het land is. Als dat een land is in de EU (en niet het thuisland), én als de klant een bedrijf is, geldt de verleggingsregeling. De factuur krijgt de tekst “btw verlegd” in de kop, en een verwijzing naar artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112. Voor particuliere klanten (“Personen” in fENNA) wordt de btw als normaal berekend. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op “Omzet binnen de EU” geboekt, zodat het voor de btw-aangifte goed verwerkt kan worden.