Factureren Archieven – Pagina 2 van 4

De btw op je factuur

2 december 2019

Btw voor iedereen

Iedereen heeft met de Belasting Toegevoegde Waarde (btw) te maken. Zelfs als je onderneming niet btw-plichtig is, betáál je nog steeds btw. Je leest in dit blog over het principe van toegevoegde waarde, en hoe btw werkt. Voor het factureren en de bijbehorende boekhouding heeft het nogal wat impact. Dit artikel legt uit wat er met de btw op je factuur gebeurt in welke situatie.

Hoe bepaalt fENNA de btw op je factuur?

Als je een factuur maakt, kijkt fENNA naar een aantal dingen bij het bepalen van het btw-tarief, en het boeken van de omzet in de boekhouding, en in deze volgorde:

of de onderneming btw-plichtig is
het land van de klant (dat je invult bij de adresgegevens)
of “btw-verlegd” is aangevinkt
het aangegeven tarief van de factuurregel

Daarmee wordt de btw-boekhouding bijgehouden, die ervoor zorgt dat de juiste bedragen in de aangifte op de juiste plaats komen te staan.

Niet btw-plichtig

Als de onderneming niet btw-plichtig is, mag die geen btw in rekening brengen. Eventuele btw-instellingen op product-niveau (die producten op hoge of lage btw-tarieven toewijzen) worden overschreven in het factuurscherm. De btw-percentage-selectie in het factuurscherm staat op 0% en is niet te veranderen.

Btw-plichtigheid stel je bij instellingen — Bij instellingen stel je in als je tw-plichtig bent.

Kleine-ondernemersregeling (KOR)

Vanaf 2020 kun je er onder bepaalde omstandigheden voor kiezen om gebruik te maken van de kleine-ondernemersregeling (KOR). Door bij de btw instellingen te kiezen voor “niet btw-plichtig”, helpt fENNA je bij het maken van je facturen (er wordt niet per ongeluk btw in rekening gebracht), maar ook bij de inkopen (je kunt niet per ongeluk btw-aftrek boeken). Lees hier meer over de nieuwe KOR .

Tarieven of vrijstellingen

Het normale btw-tarief is 21%. Voor sommige producten of diensten, of in bijzondere gevallen, is het lage tarief (9%), het nultarief, of btw-vrijstelling van toepassing. Zie de op de pagina tarieven en vrijstellingen bij de belastingdienst welke dit zijn. In fENNA kies je voor vrijgestelde producten en diensten het 0%-tarief op de factuur. Als je vaste producten of diensten levert, kun je daarvoor het btw-tarief opvoeren, dat onder normale omstandigheden (zonder verlegging, bij binnenlandse klanten) wordt gebruikt.

Btw verlegd

In bepaalde gevallen (zie op we website van de belastingdienst wanneer je btw moet verleggen), wordt de btw verplichting verlegd van de leverancier naar de klant. Dat wil zeggen dat er geen (0%) btw op de factuur komt, en het totale factuur bedrag geen btw bevat. Als één van de producten of diensten op de factuur onder deze “verleggingsregeling” valt, moet de btw voor de hele factuur verlegd worden, ook als de andere producten of diensten op zichzelf geen verlegging zouden opleveren. In fENNA vink je “btw verlegd” aan in het factuurscherm. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op een aparte grootboekrekening geboekt, zodat altijd is na te gaan welke omzet verlegd is.

Verkopen binnen de EU. — © Thijs ter Haar – Creative commons licentie

Verkopen aan andere landen binnen de EU

Je kunt bij het klant-adres aangeven wat het land is. Als dat een land is in de EU (en niet het thuisland), én als de klant een bedrijf is, geldt de verleggingsregeling. De factuur krijgt de tekst “btw verlegd” in de kop, en een verwijzing naar artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112. Voor particuliere klanten (“Personen” in fENNA) wordt de btw als normaal berekend. De verlegde omzet wordt in de boekhouding op “Omzet binnen de EU” geboekt, zodat het voor de btw-aangifte goed verwerkt kan worden.

Verkopen aan andere landen buiten de EU

Voor verkopen aan landen buiten de EU wordt aan personen de btw als op normale wijze berekend. Bij verkopen aan buitenlandse bedrijven bereken je geen btw , en fENNA boekt de omzet als “omzet buiten de EU”. Ook hier kijkt fENNA naar het land van de klant.

Hoe btw werkt

29 november 2019

Door fenna

Wat is btw?

Btw staat voor “Belasting (op) Toegevoegde Waarde”. De belasting over toegevoegde waarde wordt op een slimme manier bij consumenten geïncasseerd, bij alles wat die koopt. Dit artikel beschrijft kort hoe btw werkt. Toegevoegde waarde is de meerwaarde die een onderneming creëert. De Nederlandse staat belast die. Een ander woord voor btw is “omzetbelasting”, maar dat dekt de lading minder goed, zoals je hieronder zult zien. De belastingdienst heft omzetbelasting via de facturen van ondernemingen.

De belastingdienst heft omzetbelasting via de facturen van ondernemingen.

Btw over het factuurbedrag

Als een onderneming btw-plichtig is, moet die over het factuurbedrag een belastingtarief (btw-tarief) heffen, en incasseren namens de Belastingdienst. De onderneming geeft zowel de omzetbedragen en de geheven btw bedragen op in de btw-aangifte, en draagt dat vervolgens de btw af. Verschillende soorten producten en diensten worden belast met een verschillend tarief, hoog (nu 21%), laag (nu 9%), of een nul-tarief (0%). Op de website van de belastingdienst kun je vinden welke tarieven en vrijstellingen waarvoor gelden. De onderneming berekent het totale factuurbedrag, per product of dienst, op deze manier: totaal factuurbedrag = factuurbedrag + (btw-percentage x factuurbedrag) Het totale bedrag inclusief btw wordt ook wel “bruto bedrag”, genoemd, en het bedrag, exclusief btw “netto”.

Btw over inkopen: voorbelasting

Hoewel het woord omzetbelasting anders doet vermoeden, gaat de belasting gaat over toegevoegde waarde, en niet de totale omzet. Daarom mag je de btw die aan de onderneming in rekening is gebracht (in veel gevallen) aftrekken van het af te dragen btw-bedrag. Er zijn uitzonderingen, waaronder bijvoorbeeld relatie-geschenken en zakelijk uit eten of -drinken. Ook mag je natuurlijk alleen btw die in rekening is gebracht aftrekken, en niet zomaar 21 procent van de totale kosten. De af te trekken btw wordt voorbelasting genoemd.

Hoe btw werkt: voorbeeld

Een voorbeeld maakt duidelijk hoe btw werkt in de economische keten. Voorbeeld: hoe werkt btw in aardappelhandel

Je kunt je voorstellen dat een aardappelhandelaar bij een boer één ton aardappels inkoopt voor 1000 euro. Hierover brengt de boer 9% btw in rekening (levensmiddelen vallen onder het lage tarief). Op de factuur staat dus een totaalbedrag van 1090 euro. De aardappelhandelaar verkoopt de aardappelen per kilo voor € 1,75 aan haar klanten (de consumenten). Hierover brengt ze dan ook 9% btw in rekening, dus op het bonnetje staat: € 1,91 per kilo.

Toegevoegde waarde

Als alle aardappelen zijn verkocht, heeft de handelaar 1910 euro ontvangen, waarvan 160 euro btw (1910 – 1750). De aardappelen die de handelaar eerder voor 1000 euro gekocht heeft, zijn voor 1750 verkocht. Ze heeft dus 750 euro waarde toegevoegd.

Wie betaalt uiteindelijk?

De geïncasseerde btw is 160 euro. De handelaar betaalt deze btw aan de belastingdienst, maar pas nadat er de betaalde 90 euro voorbelasting vanaf getrokken is (zodat de belasting daadwerkelijk over de toegevoegde waarde gaat). De aardappelhandelaar draagt dus 70 euro btw af, en de boer 90 (we gaan er voor het gemak van uit dat de boer geen voorbelasting heeft om af te trekken). De 160 euro btw die de consument heeft betaald, wordt dus geïncasseerd via de boer en de handelaar. Andersom: als de consument geen aardappelen koopt, voegt de handelaar geen waarde toe, en blijft de waarde van de aardappelen steken op 1000 euro, en de totale btw op 90.

Regels, regels, regels

Tot zover is het gemakkelijk. Maar er zijn regels voor bijzondere gevallen, zoals verkopen aan het buitenland, verleggingsregelingen, beperkingen op het recht op aftrek van btw bij verkoop van 0% producten of diensten. Je leest hier hoe fENNA je helpt met de btw op je factuur. Kijk voor de regels en voorwaarden op de website van de Belastingdienst.

Producten factureren

17 september 2019

Door fenna

Diensten of producten factureren

Als bedrijf lever je doorgaans verschillende diensten en producten, met hun eigen tarieven. Het is dan belangrijk om in je facturen hier onderscheid in te maken. Met fENNA beheer je deze, en hun tarieven eenvoudig. Door zo je diensten of producten te factureren heb je sneller een correcte en overzichtelijke factuur.

Standaard producten of diensten

Voor bijna tweehonderd branches heeft fENNA bij het aanmaken van het account een (branche-specifieke) set producten of diensten klaargezet. Het tarief mag je natuurlijk zelf bepalen. Je kunt deze direct gebruiken, net als je andere factuurgegevens, maar ook aanpassen naar je eigen wensen.

Je producten vinden

In het factuurscherm kun je de producten in je factuur tonen door op het plusje naast “omschrijving” te klikken, zoals hieronder te zien is.

Vervolgens kun je door op “selecteer” te klikken het drop-down menu tevoorschijn halen. Hierin staan je producten en kun je ze heel eenvoudig beheren.

Een product wijzigen

Om een product (of dienst) aan te passen selecteer je “wijzig/voeg toe”. Dit opent een scherm waarin je producten staan.

Wil je een product aanpassen, klik dan op de productregel. Dit opent het bewerk-scherm van het product. Hier kun je de omschrijving van je product aanpassen, en de prijs. Je kunt meteen aangeven of deze inclusief, of exclusief btw is. Verder kun je hier ook het type btw specificeren, zoals 0, 9 of 21 procent, of “btw verlegd”. Als je daarna op “Bewaar” klikt, is je factuurscherm in fENNA meteen bijgewerkt.

Producten toevoegen

Ook om een product toe te voegen selecteer je “wijzig/voeg toe” in het drop-down menu. In plaats van de regel van een bestaand product te selecteren klink je nu op “Nieuw product”. Vervolgens kun je ook hier de naam, de eenheidsprijs en de btw-specificaties bepalen.

Bedragen en btw berekenen

In het factuurscherm kun je de producten (of diensten) selecteren in het drop-down menu en moet je zelf het aantal invullen dat op de factuur moet staan. Je hoeft niet ook zelf te gaan rekenen, want fENNA vult automatisch het juiste bedrag in voor het ingevulde aantal eenheden. De “omschrijving” is nog steeds beschikbaar voor toelichting en deze kun je per item invullen.

Standaard-prijzen

De producten of diensten die je in het productscherm bewerkt, zijn voor alle facturen en offertes beschikbaar. Als je een keer een andere prijs wil hanteren, kun je die in de factuur overschrijven. Dan wordt die andere prijs voor die éne factuur gebruikt. De anderen zullen de standaard-prijs hanteren. Hetzelfde geldt voor het btw-tarief.

Video

Zie voor een uitgebreide demonstratie de video op ons videokanaal

Dynamische teksten in je factuur

2 juli 2019

Door fenna

Facturen inplannen

Als je facturen hebt ingepland om regelmatig te laten versturen, heb je het voordeel dat je niet steeds handmatig je facturen hoeft te maken (hoe eenvoudig dat ook is). Je weet dat fENNA de facturen op tijd verstuurt, hoe druk je zelf ook bent. Dat is handig. En met dynamische teksten worden ze nog beter.

Dynamische teksten

In de factuur worden dynamisch teksten, zoals de betaaldatum, het factuurnummer en het IBAN nummer standaard ingevoegd in de afsluitende tekst. Maar er kan meer. Speciaal voor periodiek factureren is het ook mogelijk om tijdsaanduidingen dynamisch toe te voegen. De maand-aanduidingen hanteren de taal van de factuur (dus Nederlands, Engels, Duits of Frans).

Wat betekent dat?

Het betekent dat je “placeholders” (variabelen) in de factuurtekst kun invoegen, die, op het moment van het genereren van de factuur omgezet worden in passende tekst. Zo kun je de naam van de huidige of de vorige maand invoegen, of de huidige datum, of het jaartal van volgend jaar. Bijvoorbeeld kun je, in plaats van “maandelijkse bijdrage”, de tekst “bijdrage juni” (of welke maand ook van toepassing is) gebruiken, in plaats van “jaarabonnement”, de tekst “abonnement 21-6-2019 tot 21-6-2020”. Hierdoor is het voor je klanten veel duidelijker waar de factuur voor is.

Waar kun je dynamische teksten gebruiken?

Je kunt de tijdsaanduidingen op best veel plekken gebruiken (zie in dit filmpje hoe dat ook weer werkt met die teksten). De dynamische teksten zijn te gebruiken in:

De inleiding van de factuur
De referentie van de factuur
Artikel-namen
De omschrijvingen van de factuurregels
Het onderwerp van de email waarin de factuur wordt verstuurd
De tekst van de email waarin de factuur wordt verstuurd

De dynamische teksten zijn overigens ook te gebruiken in handmatig aangemaakte (niet geplande) facturen.

Hoe je dat doet

Je voegt één (of meer) van onderstaande “placeholders”, naar behoefte, in de genoemde plaatsen in, om de teksten te laten genereren. De tijdsaanduidingen zijn relatief ten opzichte van de datum dat de factuur wordt gemaakt. Voeg de dynamische teksten bijvoorbeeld toe in de referentie of de inleiding van de factuur

Voeg de dynamische teksten bijvoorbeeld toe in de referentie of de inleiding van de factuur

Datums

(in formaat d-m-jjjj, bijvoorbeeld 12-6-2019, en in het Engels m/d/jjjj, 6/12/2019)

{:datum_vandaag:} verandert in de huidige datum (op het moment van genereren), in formaat dd-mm-jjjj (of mm/dd/jjjj wanneer de factuur in het Engels is gesteld)
{:datum_volgende_maand:} verandert in de datum over één maand
{:datum_volgend_jaar:} verandert in de datum over één jaar
{:datum_vorige_maand:} verandert in de datum één maand geleden
{:datum_vorig_jaar:} verandert in de datum één jaar geleden

Maanden

(als tekst, dus “juni”, of het Engelse, Duitse of Franse equivalent):

{:deze_maand:} verandert in de huidige maand
{:volgende_maand:} verandert in de volgende maand
{:maand_na_volgende:} verandert in de maand ná de volgende (dus in juni wordt het “augustus”)
{:vorige_maand:} verandert in de vorige maand
{:maand_voor_vorige:} verandert in de maand voor de vorige (dus in juni wordt het “april”)

Jaren

Deze “placeholders” geven het jaartal weer.

{:dit_jaar:} verandert in het jaartal (bijvoorbeeld 2019)
{:volgend_jaar:} verandert in het jaartal van volgend jaar
{:vorig_jaar} verandert in het jaartal van vorig jaar

Betaalstatus wijzigen

8 april 2019

Door fenna

Wel of geen betaling inlezen

fENNA wijzigt de betaalstatus van een factuur als een betaling verwerkt wordt voor een factuur. De boekhouding houdt zo mooi de betaalstatus bij. Maar soms heb je geen tijd (of zin) om betalingen in te lezen, maar weet je wel dat een factuur is betaald. Daarom kun je vanaf nu de betaalstatus van de factuur wijzigen in het factuur-overzicht scherm.

Dropdown menu

Voor openstaande facturen is een drop down menu beschikbaar waarmee je kan aangeven of de factuur is betaald. Je kunt kiezen tussen contante betaling of een “andere”. Als je “betaald (contant)” kiest, maakt fENNA meteen de boeking in het kasboek voor je. Dan klopt dat ook weer. Als je “betaald (anders)” kiest, markeer je de factuur als betaald, maar er is geen betaling verwerkt. De status is dan “betaald*”. Aan het sterretje kun je zien dat de betaling nog niet verwerkt is. Als je met je muis boven de status-omschrijving komt, wordt dat verduidelijkt in tekst.

Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter "betaald". — Als de factuur op betaald is gezet zonder betaling te verwerken, staat er een sterretje achter “betaald”.

Herinneringen, aanmaningen, incasso

Voor de factuur de op “betaald*” staat, kan je geen herinnering sturen vanuit fENNA. De factuur komt ook niet meer in de aanmaan- en incasso- alerts. Als je hem weer op “openstaand” zet, verandert de status weer terug. Dus als die “herinnerd” of “gemaand” was, zal dat opnieuw “herinnerd” of “gemaand” zijn. Je doorbreekt de cyclus dus niet met de status-verandering. Bij wanbetaling kun je je factuur zo snel, en als fENNA-gebruiker gratis, overdragen aan Excellent Incasso.

Per ongeluk?

Als je per ongeluk de (verkeerde) factuur op “betaald*” zet, is er niks aan de hand. Je kunt hem gewoon weer op “openstaand” zetten. Als er al een herinnering of aanmaning was verstuurd voor de factuur, stelt fENNA de oorspronkelijk status opnieuw in. Op deze manier kun je ook facturen die “echt” betaald zijn (waarvoor de betaling is verwerkt), óók op “openstaand” zetten. fENNA zet dan bank-betalingen op “te verwerken”, contante betalingen maakt fENNA direct ongedaan.

Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op "openstaand" zetten in het factuur-overzicht. — Je kunt betaalde facturen, met- of zonder betaling, op “openstaand” zetten in het factuur-overzicht.

Betalingen inlezen

Als je betalingen inleest behandelt fENNA de factuur, die op “betaald*” staat, als een gewone openstaande factuur. De factuurbetaling wordt in principe automatisch verwerkt. Als dat niet lukt, zijn de facturen met status “betaald*” beschikbaar in het rechter-paneel, om met de hand te verwerken.

Facturen die op betaald zijn gezet, maar waarvoor geen betaling is verwerkt, zijn beschikbaar in het betalingen-scherm.