Factureren
Hoe je het beste en eenvoudigst een correcte factuur kunt maken met fENNA.
Factuurbetaling ongedaan maken
Soms vergis je je bij het verwerken van een betaling, en heb je een verkeerde factuur of inkoop toegewezen. Kan gebeuren. Maar dat wil je wél terugdraaien.
Voor facturen ga je hiervoor naar het klantoverzicht: eerst open je het facturen-scherm, en aan de linkerkant staat onderaan het lijstje met status-filters: “klantoverzicht”.
Als je hierop klikt, worden de gefactureerde klanten getoond, met per klant het bedrag dat in rekening is gebracht, én het bedrag dat is betaald.
Klap de regel van de klant uit, van de factuur die per ongeluk is “betaald”.
Er staat per factuur één regel per factuur, met de status, het factuurnummer de factuurdatum en het factuurbedrag.
Zoek daar de factuur waar het om gaat.
Voor iedere factuur worden de betalingen getoond waarmee is voldaan, met de betaaldatum. Er staat een vuilnisbakje achter.
Door op de vuilnisbak te klikken wordt:
Als je hierop klikt, worden de gefactureerde klanten getoond, met per klant het bedrag dat in rekening is gebracht, én het bedrag dat is betaald.
Klap de regel van de klant uit, van de factuur die per ongeluk is “betaald”.
Er staat per factuur één regel per factuur, met de status, het factuurnummer de factuurdatum en het factuurbedrag.
Zoek daar de factuur waar het om gaat.
Voor iedere factuur worden de betalingen getoond waarmee is voldaan, met de betaaldatum. Er staat een vuilnisbakje achter.
Door op de vuilnisbak te klikken wordt:
- De betaling weer teruggezet naar “Te verrekenen bedragen”, en komt deze terug in het betalingenscherm.
- De factuur wordt teruggezet op “open”, of “gedeeltelijk betaald”, afhankelijk van de situatie.
Wat als ze nou niet betalen?
Het gebeurt alle ondernemers wel eens: je klant betaalt niet op tijd.
In eerste instantie is de niets aan de hand, je wacht even af. Na verloop van tijd blijkt het toch wel lang te duren, en bel je eens op. Of je morgen kunt terugbellen. En nog eens.
Dat is het moment waarop je denkt: “Ik had meteen een herinnering moeten sturen”. En je hebt gelijk. Door te wachten heb je jezelf op achterstand gezet.
Je kunt alsnog een herinnering sturen, en ook gaan aanmanen. Maar de verloren tijd kun je niet terughalen.
En van jou wordt verwacht dat je op tijd betaalt…
fENNA helpt je. Je ontvangt een email-waarschuwing bij het verstrijken van de betaaltermijn van je factuur. Met één druk op de knop stuur je een beleefde herinnering, die de juiste juridische termen bevat (zie hier hoe je dat doet). Dan heb je dát alvast gedaan.
Na de wettelijke termijn (14 dagen) ontvang je, als de klant nog steeds niet heeft betaald, opnieuw een waarschuwing. Opnieuw één druk op de knop, en je verstuurt een wettige aanmaning.
Mocht na veertien dagen blijken dat de klant nog steeds niet heeft betaald, krijg je opnieuw een waarschuwing van fENNA. Met een druk op de knop draag je het dossier over aan een incasso-bureau, die kan met de bijgevoegde bestanden (de verstuurde factuur + bijlagen, de herinnering en de aanmaning), direct aan de slag.
Met onze incasso-partner: Excellent Incasso, hebben we, omdat fENNA de dossier-opbouw goed ondersteunt, een afspraak dat je je incasso’s gratis kunt overdragen. Dat scheelt je per keer 25 euro in kosten! Lees hier hoe dat werkt.
Mocht na veertien dagen blijken dat de klant nog steeds niet heeft betaald, krijg je opnieuw een waarschuwing van fENNA. Met een druk op de knop draag je het dossier over aan een incasso-bureau, die kan met de bijgevoegde bestanden (de verstuurde factuur + bijlagen, de herinnering en de aanmaning), direct aan de slag.
Met onze incasso-partner: Excellent Incasso, hebben we, omdat fENNA de dossier-opbouw goed ondersteunt, een afspraak dat je je incasso’s gratis kunt overdragen. Dat scheelt je per keer 25 euro in kosten! Lees hier hoe dat werkt.
Gratis Incasso-diensten bij fENNA
We hebben in fENNA herinnering- en aanmaanfuncties ingebouwd, die vriendelijk en correct zijn opgesteld, maar ook juridisch onderbouwd. Voor zo’n brief alléén betaal je soms wel 10 Euro (maar niet bij ons :) ).
Om het je gemakkelijk te maken hebben we het e-mailadres van Excellent Incasso klaargezet voor de overdracht van het dossier.
Gemakkelijk, met fENNA.
Met onze partner Excellent Incasso hebben we daarom de afspraak dat, bij het uitblijven van de betaling, het incasso-dossier gratis bij hen kan worden ingediend. Dat scheelt nóg eens 25 Euro per keer!
Daarbij gelden de volgende voorwaarden:
- De vordering (factuur) is uit 2017
- De klant heeft echt niet betaald
- De herinnering én de aanmaning zijn vanuit fENNA verstuurd
- De aanmaning is meer dan 14 dagen geleden verstuurd
Om het je gemakkelijk te maken hebben we het e-mailadres van Excellent Incasso klaargezet voor de overdracht van het dossier.
Gemakkelijk, met fENNA. Geen factuur, wel omzet?
Als je bedrijf omzet maakt waarvoor geen factuur in fENNA is gemaakt, krijg je geld binnen dat je niet aan een factuur kunt toewijzen.
Dat is geen probleem voor fENNA. Je kiest het type omzet dat er bij hoort (21%, 6% of 0% btw, of een andere vorm) en wijst de betaling daaraan toe. Je geeft aan dat het géén inkoop is (het is namelijk verkoop), en je vergeet niet het contact in te vullen.
fENNA rekent automatisch de btw uit en werkt de boekhouding bij. Als je omzet steeds van dezelfde rekening komt (een kassa, of een uitbetalingen van een webshop) kun je een verwerkingsregel maken, dan gaat het allemaal vanzelf.
Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat je de oorspronkelijke facturen bewaart. Je kunt die ook als bijlage toevoegen in fENNA. Lekker veilig in de Cloud!
fENNA rekent automatisch de btw uit en werkt de boekhouding bij. Als je omzet steeds van dezelfde rekening komt (een kassa, of een uitbetalingen van een webshop) kun je een verwerkingsregel maken, dan gaat het allemaal vanzelf.
Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat je de oorspronkelijke facturen bewaart. Je kunt die ook als bijlage toevoegen in fENNA. Lekker veilig in de Cloud!