Handig met fENNA

Hoe je snel profijt hebt van fENNA.

Je boekhouding downloaden

Door

Een archief van je boekhouding downloaden

fENNA gebruikers kunnen een archief van de boekhouding downloaden. Dit archief bestaat uit een grootboekkaart in HTML formaat, voor het gekozen jaar, inclusief verwijzing naar de gekoppelde bijlagen, zoals facturen en de bonnetjes die je met de bonnetjes-app hebt vastgelegd. Ook vind je alle facturen die je hebt gemaakt terug, en de bestanden die nog in het postvak staan, en dus nog niet zijn gekoppeld. Tenslotte zijn de geüploade bankafschriften bijgevoegd, eventuele offertes, en de btw-aangiften.

Niet verplicht

Hoewel het een goed voelt om een afschrift van je boekhouding in eigen beheer te hebben, is het niet verplicht. Zolang je fENNA abonnement loopt, heb je toegang to alles. Er worden dagelijks back-ups gemaakt van fENNA, en de servers van fENNA staan ver boven zee-niveau.

Downloaden in een zip-bestand

Deze documenten worden samengevoegd in een zip-bestand. Door de compressie neemt het minder ruimte in, en is het bovendien in één bestand op te slaan. Met deze functie heb je altijd een afschrift van je administratie, ongeacht of je wel-of-niet met fENNA blijft werken. Je kunt het op je eigen computer opslaan, op een externe harde schijf, of op een cloud opslag-dienst, zoals Dropbox of Google Docs. Je boekhouding downloaden is zó gedaan in fENNA  

Download starten

Je kunt de download starten vanuit Instellingen > download archief. Daar kies je het jaar dat je wil downloaden, en start je het proces. Het kan even duren voordat alle informatie is verzameld, en de download start. Kies “Bestand opslaan”, om ervoor te zorgen dat het opgeslagen wordt in de “Downloads” map. Als je het direct opent wordt het als tijdelijk bestand opgeslagen, in een moeilijk te vinden folder.

Bewaartermijn

De belastingdienst eist dat je je administratie na het einde van het boekjaar nog zeven jaar bewaart (10 jaar voor elektronische diensten, zoals fENNA zelf), voor eventuele nacontrole. Als je een download maakt van je administratie kun je daar simpel aan voldoen.

Mollie-betalingen in de boekhouding

Door

Met gemak de boekhouding bij

Om Mollie-betalingen in de boekhouding te verwerken, kun je in fENNA, met enkele verwekingsregels, veel werk (en mogelijke fouten) besparen. In dit artikel lees je hoe het werkt.

Betaalkoppeling

Met de Mollie-koppeling kun je je klanten met iDeal laten betalen. Als de Mollie-betalingen voltooid zijn, worden desbetreffende facturen meteen op betaald gezet, maar deze “betaald”-status heeft een sterretje. Dit betekent dat de betaling zèlf nog niet in fENNA is verwerkt. De status van de factuur is betaald, maar de verwerking van de Mollie-betaling in de boekouding moet nog gebeuren. Om de betalingen te verwerken, moet je die inlezen. Maar voordat we dat doen , gaan we eerst even na wat er allemaal gebeurt, en hoe we dat willen gebruiken.

Betaling en afrekening

Nadat je klant betaald heeft met iDeal, is het geld bij Mollie. Daar blijft het een poosje (best lang, als je het mij vraagt, maar goed). Na een bepaalde tijd worden de verzamelde betalingen in één keer overgemaakt naar jouw rekening.

Inhouding van kosten

Mollie houdt de kosten die ze in rekening brengen in op het bedrag dat ze naar jou overmaken. Dat wil zeggen, dat je, als je klanten 100 euro hebben betaald, je minder dan 100 euro zult ontvangen van Mollie (op de website van Mollie kun je de ingehouden kosten vinden).

Vereffenen van facturen

De inhoudingen leveren een probleem op: want alle facturen zijn betaald, maar niet al het geld is binnen. Een ander probleem is dat de verwijzing naar de individuele facturen verloren is gegaan in de Mollie-afrekening. Je kunt dus aan de betaling niet zien wie welke factuur heeft betaald.

Importeren van Mollie-betalingen in de boekhouding

In plaats van alleen de verzamelde betaling te importeren, adviseren we daarom om het Mollie MT-940 bestand in te lezen. Dit bestand bevat de individuele iDeal betalingen, inclusief de verwijzing naar de factuur en het IBAN nummer van de betaler. Je kunt het bestand downloaden op het dashboard van de Mollie website, bij Administratie/ Verslag, door de export knop te klikken. Het eenvoudigste is om de hele maand in één bestand te downloaden. Om de Mollie-betalinigen in de boekhouding in te lezen, moet je ze als MT-940 bestand exporteren. Ook de inhoudingen door Mollie, en de afrekening naar je eigen bankrekening zijn onderdeel van dit bestand. Die worden als uitgaven opgenomen.

Verwerking van Mollie-betalingen in de boekhouding

Hoe verwerken we vervolgens de Mollie-betalingen in de boekhouding? We zetten het even op een rijtje:
  1. Uitbetalingen van Mollie (op je eigen bankrekening) moeten als kruisposten worden geboekt. Maak hiervoor een verwerkingsregel aan.
  2. De uitbetalingen die zijn opgenomen in het Mollie MT-940 bestand, aan jouw bankrekening, moeten ook als kruisposten worden geboekt. fENNA herkent jouw bankrekening als ontvanger, en doet dit automatisch.
  3. De ontvangsten in het Mollie MT940 bestand verwerk je met de betreffende factuur. fENNA helpt hierbij door de omschrijving en het bedrag te matchen met de openstaande facturen.
  4. De inhoudingen van Mollie verwerk je door ze op 41750 “Provisie betaaldiensten” te boeken, met 21% btw. Je kunt hiervoor een verwerkingsregel maken op basis van de omschrijving. Je krijgt voor deze kosten een factuur van Mollie, die je als bijlage bij de inkoop kunt voegen.

Automatiseren van Mollie-betalingen in de boekhouding

Met verwerkingsregels kun je dus de verwerking van de Mollie-betalingen in de boekhouding automatiseren:
  1. Ontvangen uitbetalingen van Mollie op je bankrekening (verwerkingsregel aanmaken)
  2. Uitbetalingen in het Mollie MT-940 bestand (geen verwerkingsregel nodig)
  3. Factuurbetalingen (geautomatiseerd door standaard matching, geen verwerkingsregel nodig)
  4. Inhoudingen van Mollie (verwerkinggsregel op basis van de omschijving “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN”, of “INGEHOUDEN TRANSACTIEKOSTEN MOLR”.
Hiermee heb je met geringe inspanning de betalingsverwerking onder controle.

Een factuur verrekenen in een handomdraai

Door

Een factuur verrekenen

Soms wil je een factuur verrekenen met iets anders dan een betaling. In sommige situaties krijg je het complete factuurbedrag niet uitbetaald. Normaal gesproken betekent dat dat de factuur gedeeltelijk blijft openstaan. Maar soms is de factuur volledig  afgehandeld, en komt er geen betaling meer. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld:
  • Je voor een gedeelte van de factuur een credit factuur hebt gemaakt
  • Het incasseren van de factuur is uitbesteed (aan een factoringdienst)
  • Er een klein, acceptabel, betalingsverschil is
  • Je de factuur wilt verrekenen met een inkoop
  • Je de factuur wilt verrekenen met een waarborgsom

Hoe verreken je een factuur

Je verrekent de factuur in het factuuroverzicht . In het keuzemenu voor de status te kies je voor “verrekenen met…”. Om te verrkenen kies je de optie "Verrekenen met..." in het keuzemenu voor de status van het factuuroverzicht. fENNA  vereffent de factuur (de status wordt op “betaald” gezet), en opent het betaling-verwerkingsscherm. Door de factuur te vereffenen zonder betaling, ontstaat een bedrag dat een bestemming nodig heeft: het verrekeningsbedrag. De bestemming voor dit bedrag kan een andere factuur, een kostensoort of grootboekrekening, of een inkoop zijn. In het betaling-verwerkingsscherm geef je  de bestemming voor het verrekeningsbedrag op. Dit gaat op dezelfde manier als je een betaling verwerkt. Dat is alles.

Een factuur verrekenen met een andere factuur

Om een credit factuur te verrekenen met een andere factuur, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Je klikt daarna op de groene knop om te verwerken. Je verrekent het bedrag met een factuur door de betreffende rechts op te zoeken, en hem erop te slepen.

Een factuur verrekenen met een inkoop

Als je het verrekeningsbedrag verrekent met een openstaande inkoop, sleep je die op het verrekeningsbedrag. Daarna klik je op de groene knop. Om met de verrekening een inkoop aan te maken, kies je een bestemming en btw-tarief.  fENNA maakt dan op de achtergrond de inkoop aan. Door inhoudingen van incasseringsdiensten (ook wel “factoring” genoemd) blijven vaak kleine bedragen openstaan op de factuur. Deze kun je op deze manier verrekenen. Je kiest dan voor de bestemming “Provisie betaaldiensten”. Gebruik de factuur die je ervan krijgt om de inkoop te onderbouwen. Als je liever één inkoop maakt om meerdere restantbedragen tegen te verrekeningen, maak je die aan voordat je gaat verrekenen.

Een factuur verrekenen met het grootboek

Sommige verrekeningen, zoals afrondingsverschillen, verreken je direct met het grootboek. Kies de bestemming in het betaling-verwerkingsscherm, en kies voor de optie “geen inkoop”. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld met een waarborgsom verrekenen. Als je wilt, kun je de factuur verrekenen met het gootboek, door een bestemming te kiezen en daarbij btw-type "geen inkoop".

De verrekening ongedaan maken

Je maakt de verrekening ongedaan door de verrekende factuur op te zoeken in het factuuroverzicht (de status is inmiddels “betaald”). In het keuzemenu voor de status verander je die in “openstaand”. Je maakt de verrekening ongedaan door in het factuuroverzicht één van de facturen die gebruikt is in de verrekening op "openstaand" te zetten.

De bestemming veranderen

De verrekening is verwerkt als een betaling, en de bestemming kan in het betalingen-overzicht worden aangepast. Je gaat daarvoor naar het betalingenscherm, en kiest daar “betalingen overzicht”. In het betalingen overzicht kies je voor rekening “Verrekeningen” (keuzemenu). Je kunt daar de toewijzing  aan de bestemming ongedaan maken (door op het vuilnisbakje te klikken) en opnieuw opvoeren, of wijzigen. In het betalingenovrezicht kun je de bestemming wijzigen, door één van de verwerkingen van de verrekening ongedaan te maken.

Zakelijke kosten privé betaald

Door

Zakelijke kosten privé betaald

Soms betaal je een zakelijke uitgave met je privé-geld, in plaats van je zakelijke rekening, of uit de zakelijke kas.

Hoe los je dat op

Je betaalt jezelf terug, en wijs het toe aan privé-opname (of rekening-courant directie). Daarnaast maak je een inkoop aan van het type “vergoeding”, waarmee je de kosten, btw én de vergoeding verantwoordt. Dit artikel legt uit hoe dat boekhoudkundig werkt.

(Onkosten)vergoeding

Als je zakelijke kosten privé hebt betaald, heb je een inkoop gedaan. Om dat te administreren, maak je die aan in fENNA. Je kiest als type “Vergoeding” (in plaats van “Op rekening”), en je legt de kostensoort, het bedrag en de btw vast, net als bij een gewone inkoop.

Begunstigde

Als je een eenmanszaak hebt, of de enige vennoot bent, wordt vanzelf vastgelegd dat je de begunstigde bent van de vergoeding. Anders moet je vastleggen voor wie de vergoeding is bedoeld.

Wat maakt de vergoeding anders?

Een inkoop belast normaal gesproken de kas (contante inkoop), of de verplichtingen aan leveranciers (inkoop op rekening). De vergoeding belast de privé-rekening (privé-opname of -storting, of rekening-courant, in het geval van een BV) van de begunstigde. Belast? Ja: vanuit het perspectief van de onderneming vergroot de vergoeding de schuld van de onderneming, in dit geval áán de begunstigde.

Privé-storting in natura

De vergoeding telt dus de uitgave op bij de schuld die de onderneming aan de begunstigde heeft. Eigenlijk alsof er een storting is geweest van privévermogen door de begunstigde. En eigenlijk is er ook een storting geweest: een storting in natura.

Vereffenen

Natuurlijk wil je je geld terug van de zaak. Dus betaal je de vergoeding uit, en maak je het totaalbedrag over naar je privé-rekening. Als je die betaling verwerkt, boek je die op zijn beurt ook weer op de privé-rekening, waardoor de schuld van de onderneming weer vermindert. Het aardige is, dat deze wijze van vereffenen gelijk is aan alle andere uitbetalingen naar je privé-rekening, en dus prima gebruik kan maken van je verwerkingsregels.

Niet vereffenen

Als je vergeet om je vergoeding uit te betalen, is er niks aan de hand. Het bedrag wordt, in het geval van de eenmanszaak of vennootschap onder firma, het tegoed bij de jaarafsluiting opgeteld bij de kapitaal-rekening, waar ook de niet-uitgekeerde winst wordt bijgeschreven. De kapitaalrekening beschrijft ook de schuld van de onderneming aan de ondernemer (of andersom).

In het geval van een Besloten Vennootschap blijft het bedrag gewoon op de rekening courant staan, als een tegoed van de vennoot.

Vergeten

Zolang de winst van de onderneming nog niet is aangegeven, kunnen vergoedingen worden vastgelegd. Het maakt, zoals eerder genoemd, niet uit of ze worden uitbetaald.

Btw

Doordat de btw ook in de vergoeding wordt vastgelegd, krijgt de onderneming de betaalde btw terug (als dat van toepassing is).

Bewijsmateriaal

Omdat het gaat om het overdracht van geld van onderneming naar ondernemer, is het van belang om de vergoeding goed te onderbouwen met bijlagen. Gebruik de fENNA-app om een foto van de bon te maken, upload de factuur vanaf je computer, of email hem naar post@fenna.nl.

Producten uploaden in fENNA

Door

Producten, eenheden en productnummers

Je kunt in fENNA artikelen aanmaken, een naam, een prijs en een btw-percentage toewijzen. Prijzen zijn exclusief, en inclusief btw te beheren. Heb je een fENNA compleet abonnement, of facturatie-plus, dan kun je ook producten beheren door die te uploaden met een Excel-bestand. Dit is natuurlijk handig als je grote aantallen te verwerken hebt. Bovendien kun je dan ook eenheden kiezen om te gebruiken voor de hoeveelheden in de factuur, en je kunt product-nummers kiezen om te gebruiken, die dan ook op de factuur zichtbaar worden.

Productgroepen, productcategorieën

Productgroepen en -categorieën die je voor je producten kiest komen niet op de factuur, maar worden gebruikt in de omzet-rapportages, die bereikbaar zijn via het factuuroverzicht. Als je wil upgraden naar fENNA compleet, of fENNA facturatie, kies je “Uitgebreid productenbeheer” in het producten deel-scherm.

Uitgebreid productenscherm

Na de upgrade krijg je meteen het uitgebreide productenscherm te zien. Als je al een passend abonnement had, krijg je direct het uitgebreide productenscherm.

Downloaden van je producten

Om een goed sjabloon te hebben voor het uploaden van de producten, kun je het beste beginnen met het downloaden van de bestaande productenlijst. Vul vervolgens het gedownloade bestand aan met de ontbrekende producten. Als er nog geen bestaande producten zijn, kun je er wellicht één aanmaken door de naam, prijs, btw-indicatie en eenheden in te vullen, en als je wilt een productgroep en -categorie. Als je die hebt opgeslagen kun je de download maken. Open de download, vanuit onderstaand scherm, of zoek het op in de downloads folder, en open het daar. Schakel bewerken in om je aanvullingen en wijzigingen te maken.

Bewerken van het bestand

De kolom “Id”

Verander de gegevens in deze kolom niet. De kolom “Id” gebruikt fENNA als intern productnummer, en de upload vervangt de gegevens van het opgegeven Id. Voor nieuwe producten laat je het leeg. FENNA maakt dan een Id voor je aan. Het “Id” van het product wordt niet op de factuur of offerte getoond. Voor weergave of de factuur is de kolom “productnummer”.

De kolom “Categorie”

Vul hier een tekst in (alleen cijfers mag ook), van maximaal 255 tekens. Je mag hem ook leeg laten. De kolom “categorie” wordt gebruikt om de productcategorie van de productgroep bij te werken, of te maken. De productcategorie is gekoppeld aan de productgroep, dus als je verschillende categorieën bij dezelfde productgroep plaatst, wordt de laatste uiteindelijk gekoppeld aan de productgroep. Deze koppeling geld dan voor alle producten van die productgroep.

De kolom “Productgroep”

Hier vul je ook een tekst in, van maximaal 255 tekens. Je mag hem ook leeg laten. Als je niet-bestaande productgroepen invult, maakt fENNA die automatisch aan.

De kolom “Productnummer”

Vul hier een nummer of tekst in van maximaal 50 tekens. Je mag hem ook leeg laten. Dit productnummer wordt getoond op de factuur, vóór de productnaam. Je kunt het ook gebruiken om het product op te zoeken als je je factuur maakt. Je kunt het veranderen als je een foutje hebt gemaakt, want fENNA gebruikt het interne nummer (de kolom “Id”) om het product te herkennen. Dit productnummer kun je gebruiken om bijvoorbeeld naar een nummer in een ander systeem te verwijzen.

De kolom “Naam”

Vul hier een tekst in van maximaal 255 tekens. Laat deze niet leeg. Deze kolom is bedoeld om het product met een bondige tekst te omschrijven.

De kolom “Omschrijving”

Deze kolom kan gebruikt worden om een uitgebreide omschrijving te geven die bij het product hoort. Bij selectie van het product, wordt de product-omschrijving gebruikt om de “omschrijving”-kolom in het factuur- of offertescherm te vullen. Het kan meer tekst zijn die meerdere regels omvat. De tekst zal ook met meerdere regels op de factuur of offerte verschijnen, en wordt, gescheiden door een spatie, met het productnummer en de -naam in de onder de kop “Geleverd” op de factuur afgedrukt.

De kolom “Eenheid”

Deze kolom moet één van onderstaande waarden bevatten (de lange vorm), of leeg zijn. De eenheden zijn de verkoop-eenheden, en worden op de factuur getoond, in afgekorte vorm.

De kolom “Prijs”

Deze kolom moet een cijfer bevatten, of leeg zijn. De prijs kan tot in 4 decimalen worden opgegeven (honderdsten centen). Je kunt de prijs op de factuur wijzigen, maar die wijziging geldt dan alléén voor die factuur.

De kolom “excl./incl.”

Met de waarde in deze kolom geef je aan of de opgegeven prijs in- of exclusief btw is. Deze kolom vul je met de letter “e”, om “exclusief btw” aan te geven, of met “i“ om “inclusief btw” aan te geven. Als je hem leeg laat hanteert fENNA “exclusief btw”.

De kolom “btw”

In deze kolom mag tekst voorkomen, maar letters worden genegeerd. FENNA vergelijkt de invoer met de beschikbare btw-tarieven, en als het een bestaand tarief is, wordt het opgeslagen. Als een getal is gebruik dat geen bestaand tarief is, levert het uploaden een foutmelding op.

Opslaan

Als je gereed bent met het invullen van het productenbestand, sla het dan op. Zonder opslaan worden de gegevens ook niet ingelezen. Controleer voor de zekerheid je gegevens nog een keer.

Uploaden van het bestand

Klik vervolgens op de “Upload producten” knop. Dan opent een verkenner-scherm, waar je je productenbestand kunt kiezen. Als je bestand hebt gekozen, vraagt fENNA nog één keer om controle en bevestiging (een ongelukje zit tenslotte in een klein hoekje). De grootte wordt weergegeven om te helpen bepalen dat je het juiste bestand hebt. (9,44 kB is een stuk of 15 producten). Als je op “Ja” klikt wordt het uploaden van de producten gestart. Eventuele foutmeldingen bij het importeren worden in het productenscherm weergegeven, om je te helpen om de fouten op te lossen.