Handig met fENNA

Hoe je snel profijt hebt van fENNA.

Van inclusief btw naar exclusief btw

Door

Omrekenen van inclusief naar exclusief

Voor particulieren spreek je vaak een prijs af inclusief btw. Dat is voor hen de uiteindelijke prijs.  Het is vaak lastig om daarvan het juiste bedrag exclusief btw te bepalen. Bij het omrekenen van inclusief btw naar exclusief btw is een veel gemaakte fout om 79% van het totaal-bedrag te nemen. Dat klinkt ook logisch, maar is toch niet correct.

Laat fENNA het voor je doen

Dit kan fENNA natuurlijk ook voor je doen. Je weet dan zeker dat het goed gaat. Klik daarvoor op het “plus”-teken naast de “Prijs”-kolom in de offerte of factuur. Dit toont de bedragen voor de btw en de totaalbedragen in kolommen, in plaats van rijen onderaan. Je kunt dan te totaalprijs direct invoeren.

Totaalbedrag invullen

Vul bij “Totaal” de prijs inclusief btw in, en druk op [ENTER]. fENNA rekent dan de prijs exclusief btw en het btw-bedrag uit. Bij aanpassing van de totaalprijs naar bijvoorbeeld 2000 (omdat je dat afspreekt met de klant), past fENNA meteen de prijs exclusief btw, en de btw aan naar het juiste bedrag. Wordt dan:

Wat fENNA doet

De correcte manier om van het bedrag inclusief btw naar het bedrag exclusief btw te gaan, is het brutobedrag delen door het btw-percentage-plus-100% (dus 121% of 109%): BRUTO ÷ (BTW% + 100%) = NETTO Op deze manier kom je met een bedrag inclusief btw van 100 en een btw percentage van 21% uit op het nettobedrag van 82,64. Voor fENNA is het een eitje.

Hoofdrekenen met fENNA

fENNA helpt je met rekenen in de offerte of factuur. In de kolommen “Aantal” en “Prijs” zit een (verborgen) rekenfunctie.  “Volgens Bartjens”, de beroemde zestiende-eeuwse schoolmeester. Zo heb je de mogelijkheid om snel te rekenen, en vlot tot een correcte offerte of factuur te komen.

Een voorbeeld

Deze functie komt goed van pas om snel te berekenen wat een totaalprijs zal worden, zonder dat je zelf met de rekenmachine in de weer moet gaan. Dit komt bijvoorbeeld van pas bij het opstellen van offertes. Hieronder zie je een voorbeeld voor het stukadoren van 33 vierkante meter. Bij “Prijs” vul je het aantal maal (vermenigvuldigen is met “*“, niet met “x”) de vierkante-meterprijs in, in dit geval: 33*67. Je hoeft niet zelf uit te rekenen wat dit bedrag wordt, want zodra je ergens anders klikt of op de [ENTER]-toets (op je toetsenbord) drukt, rekent fENNA het voor je uit. Wordt zo: Dit hulpmiddel kan je ook gebruiken met plus- en mintekens, evenals met het deelteken.

Complexe berekeningen

Complexere berekeningen maak je door [ENTER] te geven na een tussenstap, en met het resultaat verder te rekenen. Maar voordat je ingewikkeld gaat doen, moet je natuurlijk even kijken of je niet met producten of diensten met eenheidsprijzen wil werken.  

Dynamische teksten in je factuur

Door

Facturen inplannen

Als je facturen hebt ingepland om regelmatig te laten versturen, heb je het voordeel dat je niet steeds handmatig je facturen hoeft te maken (hoe eenvoudig dat ook is). Je weet dat fENNA de facturen op tijd verstuurt, hoe druk je zelf ook bent. Dat is handig. En met dynamische teksten worden ze nog beter.
Geplande facturen worden beter met dynamische teksten
(foto: Bert Knot, (creative commons license)

Dynamische teksten

In de factuur worden dynamisch teksten, zoals de betaaldatum, het factuurnummer en het IBAN nummer standaard ingevoegd in de afsluitende tekst. Maar er kan meer. Speciaal voor periodiek factureren is het ook mogelijk om tijdsaanduidingen dynamisch toe te voegen. De maand-aanduidingen hanteren de taal van de factuur (dus Nederlands, Engels, Duits of Frans).

Wat betekent dat?

Het betekent dat je “placeholders” (variabelen) in de factuurtekst kun invoegen, die, op het moment van het genereren van de factuur omgezet worden in passende tekst.  Zo kun je de naam van de huidige of de vorige maand invoegen, of de huidige datum, of het jaartal van volgend jaar. Bijvoorbeeld kun je, in plaats van “maandelijkse bijdrage”, de tekst “bijdrage juni” (of welke maand ook van toepassing is) gebruiken, in plaats van “jaarabonnement”, de tekst “abonnement 21-6-2019 tot 21-6-2020”. Hierdoor is het voor je klanten veel duidelijker waar de factuur voor is.

Waar kun je dynamische teksten gebruiken?

Je kunt de tijdsaanduidingen op best veel plekken gebruiken (zie in dit filmpje hoe dat ook weer werkt met die teksten). De dynamische teksten zijn te gebruiken in:
  • De inleiding van de factuur
  • De referentie van de factuur
  • Artikel-namen
  • De omschrijvingen van de factuurregels
  • Het onderwerp van de email waarin de factuur wordt verstuurd
  • De tekst van de email waarin de factuur wordt verstuurd
De dynamische teksten zijn overigens ook te gebruiken in handmatig aangemaakte (niet geplande) facturen.

Hoe je dat doet

Je voegt één (of meer) van onderstaande “placeholders”, naar behoefte, in de genoemde plaatsen in, om de teksten te laten genereren. De tijdsaanduidingen zijn relatief ten opzichte van de datum dat de factuur wordt gemaakt. Voeg de dynamische teksten bijvoorbeeld toe in de referentie of de inleiding van de factuur

Datums

(in formaat d-m-jjjj, bijvoorbeeld 12-6-2019, en in het Engels m/d/jjjj, 6/12/2019)
  • {:datum_vandaag:} verandert in de huidige datum (op het moment van genereren), in formaat dd-mm-jjjj (of mm/dd/jjjj wanneer de factuur in het Engels is gesteld)
  • {:datum_volgende_maand:} verandert in de datum over één maand
  • {:datum_volgend_jaar:} verandert in de datum over één jaar
  • {:datum_vorige_maand:} verandert in de datum één maand geleden
  • {:datum_vorig_jaar:} verandert in de datum één jaar geleden

Maanden

(als tekst, dus “juni”, of het Engelse, Duitse of Franse equivalent):
  • {:deze_maand:} verandert in de huidige maand
  • {:volgende_maand:} verandert in de volgende maand
  • {:maand_na_volgende:} verandert in de maand ná de volgende (dus in juni wordt het “augustus”)
  • {:vorige_maand:} verandert in de vorige maand
  • {:maand_voor_vorige:} verandert in de maand voor de vorige (dus in juni wordt het “april”)

Jaren

Deze “placeholders” geven het jaartal weer.
  • {:dit_jaar:} verandert in het jaartal (bijvoorbeeld 2019)
  • {:volgend_jaar:} verandert in het jaartal van volgend jaar
  • {:vorig_jaar} verandert in het jaartal van vorig jaar

Meerdere administraties in fENNA

Door

Duizendpoten

Er zijn veel ondernemers die meerdere bedrijven runnen. Duizendpoten noemen we dat ook wel. Het is dan prettig als die allemaal vanuit één systeem zijn te administreren. Of het nu gaat het om een holding, waar op zich niet veel gebeurt, of een compleet aparte activiteit, met een eigen dynamiek. Slimme duizendpoten hebben meerdere administraties in fENNA.

Een administratie toevoegen

Je hoeft niet twee keer een account te maken, en twee wachtwoorden te onthouden. In plaats daarvan, vraag je gewoon bij “Instellingen > abonnement” een extra administratie aan voor een Kamer van Koophandels-nummer. Deze video toont hoe je dat doet.

Bijlagen en bonnetjes-app

De bijlagen die je doorstuurt vanuit je email, upload in fENNA, en de foto’s die je met de bonnetjes-app maakt, kun je gebruiken in alle administraties. Dat wil zeggen, je kunt ze toevoegen aan facturen of inkopen die je in één van deze maakt. Ze zijn daarvoor toegankelijk in alle administraties die je voor je account hebt.

Meerdere administraties in fENNA, met gescheiden boedels

De bijlagen in het postvak zijn de enige gegevens die gedeeld worden tussen de administraties. De betalingen, bankrekeningen, verwerkingsregels, inkopen, facturen en contacten zijn allemaal gescheiden. Dat houdt het zuiver, en overzichtelijk. Je hebt natuurlijk wel kans dat je een contact twee keer moet aanmaken. Maar dat is dan ook weer supersnel gebeurd. Meerdere administraties in fENNA, maar met gescheiden boedels

Goedkoper, of in ieder geval niet duur

Het toevoegen van een extra account is niet alleen handiger, maar ook goedkoper dan een apart fENNA Compleet account. En als je fENNA facturatie gebruikt, valt de prijs ook behoorlijk mee. Kosten hebben we tenslotte allemaal genoeg.

Betalingsverwerking – handig met fENNA

Door

Betalingsverwerking gemakkelijk gemaakt

Het verwerken van betalingen is in fENNA het belangrijkste wat je doet, op het factureren na. De Betalingsverwerking is voor een gedeelte geautomatiseerd, maar je zult het betalingen-scherm toch regelmatig nodig hebben. In het betalingen-scherm kies je de bestemming van de betaling. Daarmee wordt de boekhouding bijgewerkt. Als de betaling gebruikt is voor een inkoop, maakt fENNA die op de achtergrond ook aan. Je kunt direct de PDF van de inkoop-factuur bijvoegen. En de inkoop later bij “Inkopen” terugvinden. Je laat fENNA een inkoop aanmaken door een Btw-percentage te kiezen. Als de inkoop-factuur meerdere Btw-tarieven heeft, verdeel je het betaalde bedrag. Gebruik daarbij de waarde inclusief Btw in de uitsplitsing.

De Btw-code

fENNA bepaalt voor bijna 80% van de bestemmingen welke Btw-code erbij hoort. Automatisch. Dat gaat alvast goed. Als er meerdere mogelijkheden zijn, stelt fENNA er één voor, maar moet je zelf controleren of het klopt, en eventueel veranderen. Als je niet zeker bent over hoe het zit met de Btw, kijk dan eens op de website van de Belastingdienst.
fENNA bepaalt in de meeste gevallen automatisch het juiste Btw-tarief voor je.
fENNA bepaalt in de meeste gevallen automatisch het juiste Btw-tarief voor je.

Buitenlandse leveranciers

Let op dat voor buitenlandse leveranciers een nultarief geldt voor de Btw. fENNA werkt daar mee, maar het betekent wel dat in het adres van het contact het juiste land moet worden aangegeven.

Niet Btw-plichtig

Als je niet Btw-plichtig bent, houdt fENNA daar ook rekening mee. Voor inkopen wordt de 0% Btw-code gekozen. Voor andere betalingen natuurlijk gewoon “geen inkoop”.

Hoe werkte het ook weer?

We hebben vastgesteld dat het scherm voor het verwerken van betalingen het lastigste is, van heel fENNA. Ondanks dat er video’s beschikbaar zijn over hoe het ook weer werkt, kan het best zijn dat je even bent vergeten hoe het ook weer zat. Om je in die gevallen te helpen, hebben we een functie toegevoegd, die instructies geeft over hoe de betaling te verwerken. Deze instructies verschijnen op het moment dat de verwerking “stokt”, en zijn bedoeld om je te wijzen op de drie zaken om in te voeren:
  • Contact
  • Bestemming
  • Btw-code (wordt in veel gevallen automatisch gedaan)
Of om een openstaande inkoop of verkoop op de betaling te ‘slepen’.

Openstaande inkopen of -facturen

Als je een openstaande inkoop of -factuur verwerkt, doe je dat door die op de betaling te slepen. Omdat dan automatisch de bestemming en Btw-code wordt bepaald, en die niet veranderd hoort te worden, hebben we gezorgd dat de invoer voor de betaling niet meer gewijzigd kan worden. Als je de verkeerde inkoop of factuur hebt gebruikt, kun je de juiste er alsnog op slepen. Dat werkt gewoon.
Door een openstaande inkoop op de betaling te slepen, vult fENNA alles voor je in. Je hoeft alleen nog maar op verwerken te klikken.
Door een openstaande inkoop op de betaling te slepen, vult fENNA alles voor je in. Je hoeft alleen nog maar op verwerken te klikken.

Herstellen

Als je eigenlijk helemaal geen inkoop of factuur had moeten slepen, klik je op “herstel” om opnieuw te beginnen met de betaling.

De Blauwe Knop

Wil je voortaan alle betalingen op dezelfde wijze verwerken, dan kies je voor de blauwe knop. De toewijzing van contact, bestemming en Btw-code wordt voortaan toegepast op betalingen met dezelfde IBAN van de tegenpartij, of waarvan de omschrijving de tekst in “beschrijving bevat” bevat. Zie op deze blog-post hoe je betalingen automatisch laat verwerken met de Blauwe Knop.  

De Blauwe Knop®

Door

Supersnel automatisch betalingen verwerken

Steeds weer opnieuw

Het leven zit vol herhaling, soms fijn, zoals de zon die steeds weer op komt, maar soms ook minder fijn. Zo zijn er voor de ondernemer ook gebeurtenissen die zicht steeds herhalen, soms fijn (facturen sturen), soms minder fijn. Zoals het steeds opnieuw verwerken van je betalingen. Je wil die betalingen automatisch verwerken.

Verwerkingsregels

Gelukkig kun je met fENNA verwerkingsregels maken. Dat zijn vastgelegde instructies die fENNA hanteert tijdens het inlezen van de betalingen. Dat bespaart je de moeite om terugkerende betalingen (bijvoorbeeld de huur van je werkplek, of lease van je auto) apart te verwerken. Na het inlezen van je betaling krijg je een overzicht van de verwerkte betalingen. Als je niet tevreden bent over de verwerking, kun je die daar direct ongedaan maken (vuilnisbakje), of aanpassen (klikken op de regel).

Gebruikersgemak

Het aanmaken van verwerkingsregels was alleen een beetje ingewikkeld. Daarvoor moest je naar een speciaal scherm, om het contact op te zoeken, het IBAN nummer over te typen of the plakken. En als je fENNA wil laten matchen op de omschrijving werd het helemaal lastig (kopiëer de omschrijving in het verwerkings-scherm, ga naar het verwerkingsregel-scherm, plak daar de omschrijving). Dat kon beter. Dat wisten we eigenlijk al een poosje, maar vereenvoudigen is vaak ingewikkelder dan je denkt.

Maar nu is er de Blauwe Knop!

Automatisch betalingen verwerken met één druk op de knop

We hebben uiteindelijk de Blauwe Knop ontwikkeld. De blauwe knop is onderdeel van het verwerkings-scherm, en maakt op basis van de toewijzing en Btw-keuze een verwerkingsregel en past die direct toe op de onverwerkte betalingen. De Blauwe Knop is vooral  handig als je een achterstand hebt weg te werken! Voor betalingen met een IBAN-rekeningen wordt de verwerkinigsregel direct (de tegenpartij is direct herkenbaar aan het IBAN nummer). Betalingen zonder IBAN hebben een tekst nodig in de omschrijving, die moet voorkomen in de omschrijving van de te verwerken betalingen, wil de regel worden toegepast. Daarom wordt je doorgestuurd naar het verwerkingsregel-scherm, dat vooraf is ingevuld. Daar kun je de omschrijvingtekst gebruiken om de vergelijkingstekst te maken. Onderstaand filmpje laat zien hoe het werkt. fENNA – de Blauwe Knop van Team fENNA op Vimeo.

Automatiseren is goed, maar controle is beter

Wat als een leverancier een veel te groot bedrag afschrijft? Wel handig als je dat opmerkt. Daarom is de verwerkingsregel beperkt tot een maximum-bedrag. Bij automatisch aangemaakte verwerkingsregels (die waar een IBAN bekend is), is het maximum-bedrag gelijk aan het bedrag van de betaling. Betalingen bóven dat bedrag moeten handmatig verwerkt worden. Die zie je dus langskomen. Als je dan opnieuw kiest voor de Blauwe Knop, wordt de verwerkingsregel bijgewerkt met het nieuwe maximum-bedrag (en nieuwe bestemming en Btw-keuze).

Niet voor de Belastingdienst

Omdat de bestemming van betalingen aan de Belastingdienst kan variëren, én omdat de Belastingdienst een speciaal contact is, krijg je bij een IBAN van de Belastingdienst geen Blauwe Knop.

Betaaldiensten

Veel Internet-aankopen gaan via IDeal. De betaaldiensten die dit aanbieden werken vaak voor veel websites. Dat betekent dat al die websites incasseren via hetzelfde rekeningnummer. Als fENNA het IBAN van een betaaldienst herkent, zal ze voorstellen om een verwerkingsregel te maken op basis van vergelijkingstekst in plaats van IBAN. Dit voorkomt dat betalingen ten onrechte worden toegewezen aan een verkeerde bestemming.

Team fENNA wenst je er veel plezier mee!