Supersnel automatisch betalingen verwerken
Steeds weer opnieuw
Het leven zit vol herhaling, soms fijn, zoals de zon die steeds weer op komt, maar soms ook minder fijn.
Zo zijn er voor de ondernemer ook gebeurtenissen die zicht steeds herhalen, soms fijn (facturen sturen), soms minder fijn.
Zoals het steeds opnieuw verwerken van je betalingen. Je wil die betalingen automatisch verwerken.
Verwerkingsregels
Gelukkig kun je met
fENNA verwerkingsregels maken. Dat zijn vastgelegde instructies die fENNA hanteert tijdens het inlezen van de betalingen. Dat bespaart je de moeite om terugkerende betalingen (bijvoorbeeld de huur van je werkplek, of lease van je auto) apart te verwerken.
Na het inlezen van je betaling krijg je een overzicht van de verwerkte betalingen. Als je niet tevreden bent over de verwerking, kun je die daar direct ongedaan maken (vuilnisbakje), of aanpassen (klikken op de regel).
Gebruikersgemak
Het aanmaken van verwerkingsregels was alleen een beetje ingewikkeld. Daarvoor moest je naar een speciaal scherm, om het contact op te zoeken, het IBAN nummer over te typen of the plakken. En als je fENNA wil laten matchen op de omschrijving werd het helemaal lastig (kopiëer de omschrijving in het verwerkings-scherm, ga naar het verwerkingsregel-scherm, plak daar de omschrijving).
Dat kon beter. Dat wisten we eigenlijk al een poosje, maar vereenvoudigen is vaak ingewikkelder dan je denkt.
Maar nu is er de Blauwe Knop!
Automatisch betalingen verwerken met één druk op de knop
We hebben uiteindelijk de Blauwe Knop ontwikkeld. De blauwe knop is onderdeel van het verwerkings-scherm, en maakt op basis van de toewijzing en Btw-keuze een verwerkingsregel en past die direct toe op de onverwerkte betalingen.
De Blauwe Knop is vooral handig als je een achterstand hebt weg te werken!
Voor betalingen met een IBAN-rekeningen wordt de verwerkinigsregel direct (de tegenpartij is direct herkenbaar aan het IBAN nummer). Betalingen zonder IBAN hebben een tekst nodig in de omschrijving, die moet voorkomen in de omschrijving van de te verwerken betalingen, wil de regel worden toegepast.
Daarom wordt je doorgestuurd naar het verwerkingsregel-scherm, dat vooraf is ingevuld. Daar kun je de omschrijvingtekst gebruiken om de vergelijkingstekst te maken.
Onderstaand filmpje laat zien hoe het werkt.
fENNA – de Blauwe Knop van
Team fENNA op
Vimeo.
Automatiseren is goed, maar controle is beter
Wat als een leverancier een veel te groot bedrag afschrijft? Wel handig als je dat opmerkt.
Daarom is de verwerkingsregel beperkt tot een maximum-bedrag. Bij automatisch aangemaakte verwerkingsregels (die waar een IBAN bekend is), is het maximum-bedrag gelijk aan het bedrag van de betaling.
Betalingen bóven dat bedrag moeten handmatig verwerkt worden. Die zie je dus langskomen.
Als je dan opnieuw kiest voor de Blauwe Knop, wordt de verwerkingsregel bijgewerkt met het nieuwe maximum-bedrag (en nieuwe bestemming en Btw-keuze).
Niet voor de Belastingdienst
Omdat de bestemming van betalingen aan de Belastingdienst kan variëren, én omdat de Belastingdienst een speciaal contact is, krijg je bij een IBAN van de Belastingdienst geen Blauwe Knop.
Betaaldiensten
Veel Internet-aankopen gaan via IDeal. De betaaldiensten die dit aanbieden werken vaak voor veel websites. Dat betekent dat al die websites incasseren via hetzelfde rekeningnummer.
Als fENNA het IBAN van een betaaldienst herkent, zal ze voorstellen om een verwerkingsregel te maken op basis van vergelijkingstekst in plaats van IBAN.
Dit voorkomt dat betalingen ten onrechte worden toegewezen aan een verkeerde bestemming.
Team fENNA wenst je er veel plezier mee!
In fENNA verwerk je een investering als een inkoop, door één van de investering-kostensoorten te kiezen.
Je kiest ook het juiste Btw percentage, want de Btw mag meteen worden teruggevraagd (en je vult de contactgegevens van de leverancier in).
Als je inkoop verwerkt is, kun je hem terugvinden in “Resultaten“, onder “Accounting” in “bedrijfsmiddelen“.
Daar staan de investeringen per type weergegeven. Vul het juiste restbedrag en de levensduur in (of volg het voorstel), en klik op “Afschrijven” . Alle afschrijvingen, voor de complete levensduur van je investering zijn nu gedaan. Geen omkijken meer naar.
Vul zelf je BTW-nummer in (als je die hebt). Controleer daarna je gegevens, en pas indien nodig aan (als er gegeven bij de kamer van koophandel niet actueel of complete zijn).
Alles werkt in vier overzichtelijke stappen.
In de vierde stap moet je door de algemene voorwaarden heen. Die kun je niet overslaan, maar ze zijn eenvoudig (vergelijk maar eens met de anderen!).
Als je akkoord gaat en bevestigt, krijg je een e-mail om je account te activeren.